M-Files für Google Workspace (G Suite)
Verwalten Sie alle Dokumente aus dem Google Workspace in M-Files
Kombinieren Sie Agilität mit Compliance
Der vermutlich größte Vorteil der Nutzung des Google Workspace (ehemals G Suite) ist die einfache Zusammenarbeit an Dokumenten und Informationen mit KollegInnen und externen Personen. Das sichere und leichte Teilen – File Sharing genannt – von Dokumenten über die Google Drive ist zeitsparend und erleichtert die Zusammenarbeit deutlich. Doch bei der langfristigen und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten kommt die Lösung an ihre Grenzen. Uns auch die Kompatibilität von Microsoft Office und Google Dokumenten ist nicht durchgängig sichergestellt.
Die Lösung: Die Integration des Google Workspace in Ihr M-Files ECM. Sie ermöglicht es Ihnen, in einer einzigen Oberfläche all Ihre Dokumente aus Google und anderen Speicherorten zentral zu managen und geschäftskritische E-Mails inklusive Anhänge zugängig zu machen. So archivieren Sie Ihre Dokumente und Informationen sicher und können weiterhin die Vorteile wie die einfache Kollaboration im Google Workspace genießen.
Ihr System für effizientes Dokumenten-Lifecycle-Management
Bild: Verschmelzen Sie einfache Kollaboration mit definierten Prozessen und Compliance. Zum Vergrößern einfach auf das Bild klicken.
Speichern Sie mit nur einem Klick alle Dokumente und Daten aus der Google Drive und Gmail direkt in M-Files. Die abgelegten Unterlagen werden mit Metadaten versehen, die Zugriffsrechte basierend auf den Nutzer-Rollen oder dem Status des Dokuments im Workflow vergeben und die Dokumente dann den Aufbewahrungsrichtlinien entsprechend archiviert. Nutzen Sie außerdem Workflows, um die weitere Verarbeitung der Dokumente festzulegen.
Alle Änderungen an den Dokumenten werden inklusive Datum und Autor protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. So haben Sie immer einen vollständigen Audit-Trail und können jederzeit zu einer vorherigen Version zurück wechseln.
Sicherheit garantiert
Die Verwaltung der Zugriffsrechte (Inhalte sehen und bearbeiten) können auf den Rollen der Nutzer oder dem Status des Dokumentes im Workflow basierend oder auch ganz individuell vergeben werden. Und wenn ein Teammitglied mal seine Rolle im Unternehmen ändert, ist das kein Problem. Mit wenigen Klicks sind alle Zugriffsrechte an die neue Position angepasst!
So lösen Sie das Problem, dass Sie im Google Workspace keine Dokumente passwortgeschützt anlegen oder vor Nutzergruppen komplett verbergen können.
Und auch bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit an Dokumenten hat M-Files die Lösung. In manchen Unternehmen ist es untersagt, auf in der Google Drive gespeicherte Unterlagen zuzugreifen oder welche dort abzulegen. Jedes in M-Files abgelegte Dokument kann per Link auch für externe Nutzer zur Bearbeitung freigeben werden. Wenn der externe Nutzer das geänderte Dokument zurückschickt, können Sie es wieder in M-Files einpflegen. Dort wird es automatisch als neue Version abgelegt.
Video: Integrieren Sie M-Files in Ihren Google Workspace und profitieren Sie von der Kombination beider Welten.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Automatisiertes Management
Kontrollierter Weg, um auf Dokumente und Daten zentral zuzugreifen und diese zu managen.
Verbesserte Kontrolle & Sicherheit
Ausgerichtet an den gesetzlichen Regelungen mit automatischer Vergabe der Zugriffsrechte basierend auf den Rollen der Nutzer.
Verknüpfung aller geschäftlichen Inhalte
So haben Sie alle zusammengehörenden Informationen, Daten und Dokumente auf einen Blick und an einem Ort.
Entdecken Sie alle Funktionen von M-Files Online
Das ECM „M-Files Online“ ist ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Dokumente zentral in M-Files verwaltet und bearbeitet unabhängig davon, wo sie ursprünglich gespeichert wurden.
Die Features der Integration von M-Files in Google Workspace
- Einfache Kollaboration an Google- und Microsoft Office-Dokumenten
- Nutzung von Metadaten, um Inhalte näher zu beschreiben
- Automatisierte Workflows
- Individuelle Vergabe von Zugriffsrechten
- Änderungshistorie und Versionskontrolle
- Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente und Informationen
- Compliance-konforme Archivierung von E-Mails aus GMail heraus
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In unserer kostenlosen Aufzeichnung vom 04. Februar 2021 erfahren Sie, wie Sie das Projekt „Einführung eines ECM“ erfolgreich umsetzen können.
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