ECM für den Mittelstand - darauf sollten Sie achten

Veröffentlicht am: 27. April 2017

Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management sind ausgereifte Themen. Während heute allerorts über Big Data, IoT und Cognitive Computing diskutiert wird, sollte man meinen, dass sich inzwischen herumgesprochen hat, wie Dokumente (oder allgemeiner: Informationen) richtig zu verwalten und abzulegen sind: Eben nicht mehr in Papierform oder im Dateisystem des PCs, sondern in einem ECM mit allen seinen Vorteilen wie der revisionssicheren Ablage, der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, des ortsunabhängigen Zugriffs, einer ordentlichen Versionierung von Dokumenten, der Reduktion von Datenredundanz, Einsparung von Papier- und Archivkosten und vielen mehr.

Dass sich solche Systeme nur für Großunternehmen rechnen, ist angesichts des Preisverfalls früherer Kostentreiber wie Speicherplatz, schneller Server, großer Bildschirme usw. längst überholt. Auch die Softwarehersteller liefern sich im Preiskampf um den Kunden einen harten Wettbewerb. Lizenzgebühren sind tragbar, die on-demand-Buchung von ECM-Funktionalitäten über die Cloud ist technisch ausgereift und rechtlich abgesichert. So wird ein ECM auch für kleine und mittlere Unternehmen eine attraktive Lösung.

Als Mittelständler sollten Sie bei der Auswahl Ihres ECM-Systems auf diese Punkte ganz besonders achten:

Was sind Ihre eigentlichen Anforderungen an ein ECM-System?

Machen Sie sich im Vorfeld deutlich, was Ihre Anforderungen an ein ECM-System sind und mit welchen Volumina Sie umgehen. Ein verantwortungsvoller Hersteller wird Ihnen, wenn sie nur zwei Eingangsrechnungen am Tag zu verarbeiten haben, keine umfängliche Document Capturing-Lösung mit automatischer Rechnungslesung verkaufen wollen. Dies können Sie getrost in wenigen Minuten selbst erledigen und sparen dabei Tausende Euro. In diesem Falle wäre ein gutes Archivsystem mit Workflowkomponenten die passendere und weit günstigere Wahl.

Bietet der Hersteller Paketlösungen bzw. vorkonfigurierte Szenarien?

Vor einigen Jahren wurde die Einführung eines ECM-Systems rasch zum komplexen IT-Vorhaben mit langen Einführungszeiten und hohen, schwer kalkulierbaren Kosten für Infrastruktur, Lizenzen und Beratertage. Das kann und will sich kein Mittelständler leisten. Fragen Sie den Anbieter Ihrer Wahl deshalb, ob er Paketlösungen hat, bei denen Sie Soft- und notwendige Hardware, Einführung inklusive individueller Konfiguration, Anpassung an Ihre Unternehmensanforderungen und Schulung zum Festpreis bekommen. Das gibt Planungssicherheit! Typisch sind heute auch vorkonfigurierte Szenarien mit abgegrenzten Funktionalitäten für einen bestimmten Zweck, zum Beispiel für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, E-Mail Archivierung oder Personal-Management. Kein Hersteller, der heute im KMU-Bereich Geschäft machen will, kann es sich leisten, seine Kunden mit komplexen, allumfassenden Suiten für jeden nur denkbaren Zweck zu überfrachten. ECM ist heute vor allem getrieben vom Use Case. Nutzen Sie diese Möglichkeiten!  

In welche Systeme ist das ECM integrierbar?

Eine der wichtigsten Anforderungen an ein ECM-System ist seine Integrationsfähigkeit in andere Anwendungen: MS Office, E-Mail-Programm, Warenwirtschaft und HR-Systeme. Denn Dokumente, die es zu archivieren oder in Workflows einzuspeisen gilt, entstehen im Zusammenhang mit all diesen. Prüfen Sie im Vorhinein, ob ihr künftiges ECM sich in die von Ihnen bereits genutzten Systeme integrieren lässt. Bedenken Sie dabei auch solche Programme, die Sie vielleicht noch nicht jetzt einsetzen, ihre Einführung aber planen. So kommen Sie zur besten Grundlage für die Beurteilung der Integrationsfähigkeit. Fragen Sie Ihren Systempartner auch, ob es sich um echte Integrationen handelt oder nur mehr schlecht und recht die Funktionalitäten über API-Schnittstelle zusammengestöpselt wurden. Das erspart Ihnen später im praktischen Betrieb hohen Aufwand bei der Nachjustierung. Und Ihren Beschäftigten machen Sie mit einer nur halb funktionierenden Integration schon gar keine Freude. Wir haben in der Praxis immer wieder erlebt, dass sich Anwender ungern umgewöhnen und am liebsten alle Funktionen aus der gewohnten Arbeitsoberfläche heraus nutzen. Das muss von Anfang an funktionieren!

Die Belegschaft mitnehmen!

In Ihrem Unternehmen kann schon ein Kollege, der das System nicht richtig einsetzt, den Nutzen der ganzen Investition zunichtemachen. Achten Sie deshalb darauf, ihre Belegschaft von Anbeginn in die Implementierung der neuen Software einzubinden. Denn auch die Abläufe und die Arbeitsorganisation ändern sich durch ECM-Technologie durchgreifend – stellen Sie Ihre Mitarbeiter/innen deshalb nicht vor vollendete Tatsachen, sondern binden Sie sie schon früh in den Auswahlprozess mit ein.

Und nicht zuletzt: die rechtliche Sicht auf den Einsatz Ihres ECM-Systems

Als Unternehmer sind Sie steuerrechtlich an die gesetzlichen Vorgaben unter anderem aus HGB und GoBD gebunden. Wenn Sie Ihr Unternehmen nun weiter digitalisieren und zum Beispiel alle Papierdokumente entsorgen oder vermeiden wollen, muss Ihr System diese Vorgaben erfüllen. Übrigens: „Zertifikate“ für ECM-Systeme, die Sie dieser Pflicht entheben, gibt es nicht! Ein ECM-System an sich kann nicht „zertifiziert“ werden, sie können aber über ihre Funktionalität die Grundlage für die rechtssichere Anwendung geben. Kombiniert mit einem Betriebshandbuch, das Ihre Methoden, Prozesse und Workflows abbildet, und nach Anmeldung der Verwendung des ECM-Systems bei Ihrem Finanzamt – schon können Sie die Potentiale Ihres neuen Systems in der täglichen Anwendung voll ausschöpfen.

Die ECM-Branche bietet inzwischen auch für kleine Unternehmen und Unternehmen aus dem Mittelstand passende Systeme. Trotzdem ist ihre Einführung nicht ganz so trivial wie die einer bloßen Textverarbeitung. Denn das Thema ECM berührt Ihr gesamtes Unternehmen und spielt in alle anderen Anwendungen mit hinein. Wer daher vor der Auswahl die obigen Ratschläge beherzigt, hat die wesentlichen Fallstricke schon einmal umgangen.