Alles digital!
Und was kommt dann?
Bei den meisten Unternehmen steht die Digitalisierung ihrer Arbeit auf der Agenda! Bedeutet: entweder sind sie dabei, diese umzusetzen oder arbeiten bereits vollständig digital. Unternehmen setzen es sich also zum Ziel, die gesamte Arbeit papierlos ablaufen zu lassen. Wenn es in Ihrem Unternehmen irgendwann so weit ist, stellen Sie sich mit Sicherheit die Frage, ob mit der vollständigen Digitalisierung alles erledigt ist oder was noch kommt.
Wie Sie vermutlich ahnen können, sind Sie dann natürlich noch lange nicht am Ende angekommen. Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll den Unternehmenszielen dienen und wird nicht des Digitalisierens Willen umgesetzt. Was bedeutet das für Sie? Auch nach der Umstellung auf das papierlose Büro wird es einige Dinge geben, die Sie (tagtäglich) begleiten: die Schulung der AnwenderInnen, das Sammeln und Bearbeiten von Feedback, die stetige Optimierung der Anwendungen, das Ermöglichen eines Austauschs zwischen den AnwenderInnen und vielleicht ja sogar die Erweiterung Ihrer Lösung um weitere Komponenten, die die papierlose Arbeit noch leichter machen. Aber alles der Reihe nach!
Schulungen der neuen AnwenderInnen und alten Hasen & Häsinnen
Wenn Sie eine neue Anwendung in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, steht zunächst die Schulung der AnwenderInnen an. Denn erst wenn diese mit der Anwendung vertraut sind, können sie das volle Potential ausschöpfen, und auch der Umstieg wird durch das Verständnis der wichtigen Funktionen und der vielen Vorteile für die eigene Arbeit erleichtert. Doch mit der Zeit geht manches Wissen verloren. Das ist vollkommen normal, wenn Sie bestimmte Funktionen einer Software selten verwenden. Um genau dieses Wissen wieder herzustellen und den ein oder anderen neuen Trick zu erfahren, bieten sich Update-Schulungen an. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, hierbei auf flexible Lösungen wie Schulungsvideos zurückzugreifen? Diese ermöglichen maximale Freiheit, denn Ihre MitarbeiterInnen können die jeweilige Schulung dann machen, wenn es zeitlich gerade passt. Sie können jederzeit pausieren und wenn sie etwas nicht gleich verstanden haben, auch noch einmal zurück spulen.
Stetige Optimierung durch Feedback der AnwenderInnen
Der Fokus der Arbeit im papierlosen Büro sollte auf der stetigen Optimierung der eingeführten digitalen Anwendungen liegen und dass diese Anwendungen und Lösungen so miteinander agieren und kommunizieren, sodass das gesamte System reibungslos funktioniert. Hierbei ist es wichtig, Feedback der AnwenderInnen direkt aus dem täglichen Arbeiten einzuholen und dieses in die weitere Optimierung einfließen zu lassen. Geben Sie also den AnwenderInnen die Möglichkeit, Feedback zu geben, wann immer ihnen etwas dazu einfällt. Dafür bietet es sich zum Beispiel an, zentral ein Formular zur Verfügung zu stellen, in dem sie ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge eintragen können. Auch durch den Austausch von Ideen, Fragen und Gedanken der NutzerInnen untereinander bekommen Sie einen guten Einblick in ihre tägliche Arbeit mit den Anwendungen sowie die Herausforderungen, die sie vielleicht noch haben.
Neue Ansätze und weitere Komponenten
Vielleicht ergibt sich aus dem Feedback Ihrer MitarbeiterInnen der ein oder andere Ansatz für den Aus- oder Umbau einer Anwendung. Hier können Sie ansetzen und gemeinsam mit Ihrem Software-Partner weitere Komponenten entwickeln oder die vorhandenen Konfigurationsmöglichkeiten ausschöpfen. Lassen Sie sich hier doch einmal beraten, was mit der verwendeten Software und den vorhandenen, vielleicht bereits von ihm entwickelten Komponenten noch alles möglich ist! Häufig haben diese zum einen als Außenstehende einen anderen Blick auf die Zusammenhänge und zum anderen kennen sie sich gut mit dem Potential der Anwendungen aus. Zusätzlich konnten sie sicherlich in vorangegangenen Projekten Erfahrung mit vergleichbaren Herausforderungen sammeln, die Ihnen in diesem Fall zugutekommen.
Fazit
Mit der Einführung von Lösungen für das papierlose Arbeiten und dem Verbannen sämtlicher Papierunterlagen aus dem Arbeitsalltag ist es noch nicht getan. Nichts ist so beständig wie der Wandel und genau so ist es auch in einem papierlosen Büro!
Basierend auf unserer Erfahrung mit unseren langjährigen KundInnen empfehlen wir Ihnen, durch Schulungen Ihren AnwenderInnen nicht nur einen guten Einstieg in die Anwendung zu ermöglichen, sondern auch durch Update-Schulungen beispielsweise mittels Videos immer wieder neue Tipps und Tricks an die Hand zu geben. Außerdem sollten Sie um Feedback der AnwenderInnen bitten, da diese bei ihrer täglichen Arbeit Optimierungsmöglichkeiten finden, die Außenstehende nur schwer entdecken können. Dieses Feedback bietet eine gute Basis für die Weiterentwicklung der Anwendungen, die Sie dann mit Ihrem Lösungs-Anbieter angehen können.
Wir unterstützen Sie also nicht nur bis Ihre Arbeit papierlos verläuft. Auch danach begleiten wir Sie gerne bei Schulungen, Optimierungen und weiteren Anpassungen. Die Zusammenarbeit mit uns hat keine zeitliche Begrenzung!