DMSFACTORY MCP-Server für M-Files
M-Files durchsuchen, einrichten und steuern wird jetzt so einfach wie noch nie! Der DMSFACTORY MCP-Server für M-Files verbindet den KI-Assistenten direkt mit Ihren M-Files-Vaults. Sie stellen Fragen und geben Anweisungen in normaler Sprache, statt Ansichten, Filter und Dialoge zu bedienen. Das gilt für die Dokumentensuche ebenso wie für Auswertungen und die Einrichtung Ihrer Vault.
- Schnell fragen statt lange nach der Antwort suchen
- Eigene Workflows, Metadatenkarten und Berechtigungen überblicken und verstehen
- Vault-Strukturen in wenigen Sätzen prüfen und anlegen
- Objekte werden nur weich gelöscht und lassen sich wiederherstellen.
-
Was ist ein MCP-Server? Eine kurze Erklärung
Ein MCP-Server verbindet einen KI-Assistenten mit einer Fachanwendung. Grundlage hierfür bildet das Model Context Protocol (MCP), ein offener Standard, über den KI-Assistenten die Werkzeuge anderer Anwendungen verwenden können, vergleichbar mit einer genormten Steckdose zwischen KI und Fachanwendung.
Der DMSFACTORY MCP-Server besteht aus zwei Komponenten: einem Programm auf Ihrem Rechner, das Claude mit M-Files verbindet (AIConnector) und einer Vault-Anwendung, in der der Admin die Berechtigungen für Nutzer und Gruppen zentral festlegt(MCPServerCompanion). Der MCP-Server stellt Claude die Werkzeuge bereit, um mit Ihren M-Files Vaults zu arbeiten. Sie fragen nach und Claude übernimmt den Rest.
Der MCP-Server verändert Ihren Umgang mit M-Files
Wer täglich mit Dokumenten arbeitet, will schnelle und zuverlässige Antworten. Wer hingegen Vaults einrichtet und betreut, will Zeit bei Konfiguration und Bestandaufnahme sparen. Der MCP-Server hält sowohl für Admins und Consultants, als auch für die Anwenderinnen und Anwender in den Fachabteilungen viele Vorteile bereit.
| Bisher | Mit dem DMSFACTORY MCP-Server für M-Files |
|---|---|
| Wer etwas finden will, muss Ansicht, Eigenschaftsnamen und Filter kennen. | Einfach eine Frage stellen wie „Welche Rechnungen der Muster GmbH sind seit mehr als 30 Tagen überfällig?“ |
| Auswertungen brauchen eine eigene Ansicht oder einen Export. | Die Vault zählt selbst, und Sie erhalten zuverlässige Zahlen. |
| Eine Vault einzurichten heißt, im M-Files Admin Dialog für Dialog zu bearbeiten. | Sie beschreiben die Struktur in ein paar Sätzen. Ein Probelauf prüft alles vorab und schon kann es losgehen. |
| Wie eine gewachsene Vault aufgebaut ist, weiß oft nur eine Person. | Der KI-Assistent liest Struktur, Workflows und Berechtigungen aus und erklärt sie übersichtlich. |
Ihre Vorteile mit dem DMSFACTORY MCP-Server für M-Files
Fragen statt suchen
Sie stellen Ihre Frage in eigenen Worten, zum Beispiel „Welche Verträge laufen im nächsten Quartal aus?“, und bekommen sofort eine zuverlässige Antwort. Dafür brauchen Sie keine Suchsyntax und keinen Klickpfad durch Ansichten und Filter, und Sie müssen auch nicht wissen, wie die Eigenschaften in der Vault heißen. Die Suche läuft über Volltext und Metadaten, über alle Objekttypen, Verknüpfungen und Workflow-Status hinweg, auch mit relativen Datumsangaben wie „überfällig“.
Sie entscheiden, was KI darf
In der Grundeinstellung liest die KI nur die Struktur der Vault. Weitere Befugnisse werden einzeln freigeschaltet und lassen sich ebenso einzeln wieder abschalten. Dazu gehören: Inhalte lesen, Struktur ändern, Inhalte ändern, Dateien herunterladen und Replikations-Exporte einrichten. Wo ein Versehen ausgeschlossen sein muss, gibt es das Read Only-Paket, in dem die ändernden Werkzeuge gar nicht erst eingebaut sind. Das Admin-Paket arbeitet mit den Administratorrechten in M-Files. Nach der Freigabe über den MCPServerCompanion liest es unabhängig davon, was der Anwender selbst sehen dürfte.
Schnell und zuverlässig auswerten
Auswertungen wie „Wie viele Rechnungen liegen in welchem Status?“ brauchen keine eigene Ansicht und keinen Excel-Export mehr. M-Files zählt selbst, und auch fehlende Werte werden eigens gemessen. Jede Antwort nennt die entsprechende Vault, sodass Sie das Ergebnis im gewohnten M-Files-Client manuell nachprüfen können.
Nichts wird endgültig gelöscht, jede Änderung lässt sich vorab prüfen
Objekte werden nur weich gelöscht und lassen sich wiederherstellen. Strukturelemente, Ansichten, Konten, Gruppen, Zugriffslisten und geplante Exporte kann der AIConnector gar nicht löschen, und frühere Versionen bleiben lesbar. Jede ändernde Aktion kennt einen Probelauf, der alles prüft und nichts verändert.
Vault-Struktur beschreiben statt aufwendiger Wiederholungsarbeit
Wertelisten, Objekttypen, Eigenschaften, Workflows, Klassen und Klassengruppen entstehen zusammen in einem Auftrag. Die Reihenfolge ergibt sich dabei von selbst. Vorher prüft ein Probelauf den kompletten Plan, und danach wird jeder Schritt einzeln mit der vergebenen Kennung berichtet. Neu angelegte Objekttypen und Wertelisten sind sofort für alle internen Benutzer sichtbar und benutzbar. (Gilt ausschließlich für das Paket Administration)
Sofort einsatzbereit, ohne zweiten Datenbestand
Der MCP-Server läuft lokal auf dem Rechner des Anwenders. Er legt keinen Suchindex und keine Datenkopie an. Gelesen wird immer der aktuelle Stand aus der Vault, das geschieht über die Installation der offiziellen M-Files-Schnittstelle. Welche Vaults bedient werden, hängt vom Paket ab: In den Paketen Read Only und Read and Write sind es die Vaults, an denen der Anwender in M-Files Desktop angemeldet ist, im Paket Administration alle online verfügbaren Vaults, jeweils nur, sofern dort die Companion installiert ist.
Der MCP-Server für Anwenderinnen und Anwender
Sie müssen nicht wissen, in welcher Ansicht ein Dokument liegt oder wie die gesuchten Metadaten heißen. Sie fragen so, wie Sie eine Kollegin oder einen Kollegen fragen würden, nur dass die Antwort schnell parat liegt.
Fragen statt suchen
Die KI sucht über Volltext und Metadaten und versteht auch indirekte Angaben, wie „überfällig“ oder „in den nächsten 3 Tagen“ beim Zahlungsziel von Rechnungen.
- „Zeig mir alle Eingangsrechnungen, die seit mehr als 14 Tagen fällig und noch nicht freigegeben sind.“
Dokumente verstehen
Claude fasst den Text aus Dateien zusammen und beantwortet Fragen zum Inhalt. Auch eingescannte Bilder (PNG, JPEG, GIF und WebP bis 8MB)können verstanden werden.
- „Fass mir den Wartungsvertrag mit der Muster GmbH zusammen. Welche Kündigungsfrist steht drin?“
Auswertung auf Zuruf
Auswertungen brauchen keine eigene Ansicht und keinen Excel-Export mehr. M-Files zählt selbst, und auch fehlende Werte werden eigens gemessen. Jede Antwort nennt die Objekte mit ID und Direktlink, sodass Sie das Ergebnis im gewohnten M-Files-Client manuell nachprüfen können.
- „Wie viele Rechnungen liegen in welchem Workflow-Status?“
Zusammenhänge sehen
Die KI folgt den Verknüpfungen, zum Beispiel vom Kunden zu allen Verträgen, Rechnungen und Kontakten. Zu jedem Objekt gibt es einen Link, der es im M-Files Client öffnet.
- „Welche Verträge und Ansprechpartner gehören zur Muster GmbH?“
Workflows im Überblick
Die KI zeigt, wo ein Vorgang steht und welche Schritte als Nächstes anstehen bzw. möglich sind.
- „Wie ist das Angebot 2026-117 durch den Workflow gelaufen?“
Der MCP-Server für M-Files Administratoren und IT-Consultants
Bestandsaufnahme, Qualitätsprüfung und Einrichtung, ohne sich umständlich durch den M-Files Admin klicken zu müssen. Klingt nach einem Traum? Mit dem DMSFACTORY MCP-Server für M-Files wird dieser Traum zur Realität.
Eine Vault in kurzer Zeit umfassend verstehen
Objekttypen, Klassen, Eigenschaften, Wertelisten, Ansichten, Workflows und Berechtigungen werden ausgelesen und erklärt. Hierfür ist keine Freigabe nötig. Besonders vorteilhaft ist diese Vorgehensweise bei der Bestandsaufnahme oder der Dokumentation einer neuen bzw. fremden Vault.
Berechtigungen durchschauen und pflegen
Der MCP-Server zeigt, wer ein Dokument lesen, bearbeiten oder löschen darf, auf Wunsch mit den tatsächlich wirksamen Rechten eines bestimmten Benutzers. Rollen lassen sich vergeben und entziehen und Gruppen und benannte Zugriffssteuerungslisten werden angelegt und geändert, ebenso Berechtigungen an Klassen oder Metadatenwerten.
Ansichten und Metadatenkarte
Gemeinsame Ansichten lassen sich mit mitlaufenden relativen Datumsangaben anlegen. Regeln der Metadatenkarte können einzeln gesetzt werden, und alle anderen Regeln bleiben nachweislich unberührt.
Replikation per Auftrag
Einen geplanten Export richten Sie in einem Satz ein, mit Filter, Zeitplan und „nur Änderungen seit dem letzten Lauf“. Der Export läuft danach auf dem M-Files-Server nach Zeitplan, auch wenn Claude geschlossen ist. Er erscheint im M-Files Admin und lässt sich dort weiter bearbeiten.
Konfiguration prüfen
Die Prüfung der Metadatenkarten-Konfiguration findet zwei Fehlerbilder, die M-Files still hinnimmt: Regeln, die nie greifen, und Regeln, die breiter greifen als gedacht.
Ganze Struktur in einem Auftrag
Wertelisten, Objekttypen, Eigenschaften, Workflows, Klassen und Klassengruppen werden zusammen angelegt. Die Reihenfolge ergibt sich von selbst. Bricht der Aufbau ab, lässt er sich an derselben Stelle wieder fortsetzen.
Workflows gestalten
Status, Übergänge, Auslöser, Statusaktionen sowie Vor- und Nachbedingungen lassen sich einrichten.
Volle Transparenz und Sicherheit
- Nichts wird endgültig gelöscht: Objekte werden nur weich gelöscht und lassen sich wiederherstellen. Strukturelemente, Ansichten, Konten, Gruppen und geplante Exporte kann der MCP-Server gar nicht löschen. Mit zwei Ausnahmen: Der Workflow-Status wie einzelne Regeln der Metadatenkarten lassen sich jeweils mit dem MCP-Server Administration ausdrücklich entfernen.
- Kein zweiter Datenbestand: Es gibt keinen Cloud-Dienst der DMSFACTORY, keinen eigenen Index und keine Datenkopie. Der MCP-Server läuft lokal auf dem Rechner des Users.
- Transparenter Zugriff: Read Only und Read and Write laufen über M-Files Desktop mit den Rechten des Anwenders und ohne Administratorrechte. Der MCP-Server liest also nur im Administrationspaket unabhängig davon, was die Person vor dem Bildschirm in M-Files selbst sehen dürfte. Deshalb ist das Lesen von Inhalten in der Grundeinstellung aus. Was Claude aus der Vault liest, wird Teil des Gesprächs und damit an das KI-Modell übermittelt, bei Claude an den Anbieter Anthropic. Welche Vertrags- und Datenschutzbedingungen dafür gelten, hängt von Ihrem Claude-Vertrag ab.
Die verschiedenen DMSFACTORY MCP-Server-Pakete im Überblick
| Funktion | Read Only Jetzt verfügbar | Read and Write Coming Soon | Administration
Coming Soon |
|---|---|---|---|
| Lesen und verstehen | |||
| Suchen in normaler Sprache (Volltext, Metadaten, relative Datumsangaben) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dokumente verstehen (Text aus Dateien, Scans ansehen, zusammenfassen) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zusammenhänge und Versionsgeschichte | ✓ | ✓ | ✓ |
| Auswertungen auf Zuruf (Zählen in der Vault) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dubletten und Hänger finden | ✓ | ✓ | ✓ |
| Workflows im Blick | ◐ | ◐ | ✓ |
| Berechtigungen durchschauen | ◐ | ◐ | ✓ |
| Vault-Struktur lesen und erklären | ◐ | ◐ | ✓ |
| Geplante Exporte und ihren Laufstatus lesen | – | – | ✓ |
| Inhalte pflegen | |||
| Dokumente und Objekte anlegen und ändern, Statuswechsel, Dateien | – | ✓ | ✓ |
| Dateien herunterladen | – | ✓ | ✓ |
| Ansichten anlegen und ändern | – | ✓ | ✓ |
| Vault einrichten und verwalten | |||
| Struktur anlegen (Objekttypen, Wertelisten, Eigenschaften, Klassen) | – | – | ✓ |
| Workflows gestalten und automatisieren | – | – | ✓ |
| Metadatenkarte gestalten | – | – | ✓ |
| Benutzer, Gruppen und Berechtigungen pflegen | – | – | ✓ |
| Replikations-Exporte einrichten | – | – | ✓ |
| Eckdaten | |||
| Arbeitet mit den Rechten des Anwenders | ✓ | ✓ | nein, arbeitet mit den Administratorrechten seines Anmeldekontos |
| Administratorrechte nötig | nein | nein | ja |
✓ enthalten ◐ eingeschränkt – nicht enthalten
Für alle Pakete gilt: Inhalte lesen und alle ändernden Funktionen sind in der Grundeinstellung ausgeschaltet und werden einzeln freigegeben. Endgültig gelöscht wird nichts. Im Paket Read Only sind ändernde Funktionen gar nicht erst eingebaut.
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Häufige Fragen zum DMSFACTORY MCP-Server für M-Files
Das hängt von dem jeweiligen Paket ab. In den Paketen Read Only und Read and Write arbeitet der MCP-Server mit den Rechten des Anwenders. Das Paket Administration meldet sich mit Administratorrechten an und liest nach Freigabe unabhängig davon, was die Person vor dem Bildschirm in M-Files selbst sehen dürfte. Aus diesem Grund ist das Lesen von Inhalten in der Grundeinstellung ausgeschaltet.
Endgültig gelöscht wird nichts. Objekte und Dokumente werden nur als gelöscht markiert und lassen sich jederzeit wiederherstellen. Strukturelemente, Ansichten, Benutzerkonten, Gruppen und geplante Exporte kann der MCP-Server gar nicht löschen. Freigegebene Änderungen, etwa an Klassen oder Berechtigungen, wirken allerdings sofort für alle Anwender. Einmal angelegte Struktur lässt sich außerdem nur im M-Files Admin wieder entfernen. Deshalb gibt es den Probelauf, und deshalb schalten Sie Änderungsrechte bewusst frei.
Der DMSFACTORY MCP-Server für M-Files läuft lokal auf Ihrem Rechner, ohne einen Cloud-Dienst der DMSFACTORY, ohne eigenen Index und ohne Datenkopie. Was der KI-Assistent aus der Vault liest, wird jedoch Teil des Gesprächs und damit an den KI-Anbieter, in diesem Fall Anthropic, übermittelt. Welche Vertrags- und Datenschutzbedingungen dafür gelten, regelt Ihr Claude-Vertrag.
Neben dem von Ihnen gewählten Lizenzpaket, brauchen einen Windows-Rechner mit Claude Desktop und dem M-Files-Client. Die Erweiterung wird in Claude Desktop per Doppelklick installiert.
Für die Administration benötigen wir außerdem Vollzugriff auf die Vault und die Netzwerkverbindung zu Ihrem Server.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie sich unsicher sind, ob der MCP-Server in Ihre Umgebung passt. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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