Wo ECM aufhört und RPA anfängt

Wer träumt nicht davon? Alle langweiligen, eintönigen und sich wiederholenden Aufgaben werden einfach von einem Heinzelmännchen übernommen, man hat mehr Zeit für interessante und fordernde Aufgaben, macht weniger Flüchtigkeitsfehler, erreicht eine erhöhte Transparenz und eine schnelle Bearbeitung von strukturierten Arbeiten. Doch aufgepasst: all dies verspricht heutzutage schon der Einsatz von Automatisierungslösungen.

Einen ersten Schritt in Richtung Automatisierung haben die vielfältigen Lösungen im Bereich Enterprise-Content-Management (ECM) bereits durch die Teilautomatisierung geschäftlicher Prozesse getan. Doch seit einiger Zeit kommt ein Trend aus der Industrie auch in die Büros und geht in Sachen Automatisierung einen Schritt weiter: der Einsatz von Robotern. Was in der Fertigung schon Alltag ist, klingt in deutschen Büros noch nach Zukunftsmusik: bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) übernehmen Softwareroboter repetitive Tätigkeiten und entlasten dadurch die Mitarbeiter. Somit ist der Einsatz von RPA die Weiterführung der Automatisierung geschäftlicher Prozesse. Doch wo hört ECM auf und wo beginnt RPA? Wir klären auf! In diesem Artikel definieren wir zuerst beide Begriffe und ihre Bereiche, beleuchten ihre Gemeinsamkeiten und grenzen sie voneinander ab.

Was ist ECM?

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) erfassen, speichern, sichern, verteilen und stellen Informationen unternehmensweit bereit. Sie sind eine zentrale Anwendung, in der unstrukturierte, semi-strukturierte und strukturierte Daten erfasst, verwaltet, aufbewahrt und zugänglich gemacht werden. Dafür beinhalten sie Lösungen für das Input-Management, das Dokumentenmanagement inklusive Workflows und Kollaborations-Tools sowie die elektronische Archivierung. Der in einem ECM verwaltete, verarbeitete und kontrollierte „Content“ beinhaltet alle erdenklichen Formen von Informationen in strukturierter und unstrukturierter Form: Dokumente, E-Mails, digitale Bilder, Datensätze aus allen möglichen Anwendungen, Web-Inhalte und weitere.

In einem ECM können außerdem Prozesse für den Umgang mit Dokumenten und Workflows definiert und automatisiert werden. Hierbei beschränkt sich die Automatisierung auf die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten und Inhalten sowie die Einhaltung von Fristen und die Vergabe von Zugriffsrechten. Der/die MitarbeiterIn führt einen Großteil der Arbeitsschritte selbst aus, während das ECM dafür sorgt, dass keine Bearbeitungsschritte vergessen werden, die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und jeder, der Zugriff darauf benötigt und autorisiert ist, diese auch sehen und/oder bearbeiten kann.

Zusätzliche Funktionalitäten eines ECM-Systems sind beispielsweise die revisionssichere Archivierung, Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten und Daten, granulare Steuerung von Zugriffsrechten und der einfache, ortsunabhängige Zugriff auf sämtliche unternehmensweite Daten und Dokumente.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA), oder auf Deutsch „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“, bezeichnet das automatische Abarbeiten wiederkehrender Aufgaben durch einen Software-Roboter. Der Einsatz von RPA sorgt für die vollständige Automatisierung strukturierter Geschäftsprozesse. Dabei erlernt der Softwareroboter die manuellen Tätigkeiten des Mitarbeiters und führt diese 1:1 aus. Er bedient beliebige nutzerbedienbare Anwendungen direkt über die Benutzeroberfläche der Anwendung oder über die Gestaltungscodes der Oberfläche und ist in der Lage, über bereitgestellte Schnittstellen der Anwendungen auf abgelegte Dateien oder Datenbanken zuzugreifen.

Es gibt verschiedene Varianten der Automatisierung mit RPA-Lösungen: die unbeaufsichtigte (unattended) Automatisierung, bei der der Software-Roboter strukturierte, sich wiederholende Aufgaben übernimmt, ohne dass ein Mensch ihn dabei kontrollieren muss. Und die beaufsichtigte (attended) Automatisierung, die das einfache Kopieren und Einfügen von Daten und Informationen direkt auf dem Desktop des Mitarbeiters durchführt. In diesem Artikel konzentrieren wir uns ausschließlich auf die unbeaufsichtigten Automatisierungs-Lösungen.

Warum finden wir bei der DMSFACTORY RPA so wichtig?

RPA verbindet bisher in Prozessen nicht integrierbare Anwendungen ohne aufwändige Programmierung und ist somit die konsequente Weiterführung des Prozessgedankens außerhalb von DMS/ECM. Das Ziel hierbei ist: Work smarter. Not harder.

Gemeinsamkeiten

Die erste Gemeinsamkeit von ECM- und RPA-Lösungen liegt auf der Hand: durch die (Teil)Automatisierung geschäftlicher Prozesse entlasten sie die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit – einmal durch die Bereitstellung von Informationen und einmal durch den Wegfall monotoner Arbeit.

Ebenso benötigen beide Lösungen bei der Einführung im Unternehmen ein klares Ziel und ein durchdachtes Konzept, denn keine der beiden ist mit der bloßen Installation einer Software direkt einsatzbereit. Eine genaue Ist-Analyse und Definition des Soll-Zustandes, die Vorbereitung der MitarbeiterInnen und ein erfahrener Partner für die Implementierung der neuen Lösung sind mehr als empfehlenswert.

Zu guter Letzt müssen, sowohl für die Workflows in einem ECM als auch für die Implementierung einer RPA-Lösung sämtliche Prozesse vollständig (von Anfang bis Ende) definiert sein. Das war´s allerdings schon mit den Gemeinsamkeiten.

Abgrenzung

Bei ECM handelt es sich um einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem sich alles um die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und Daten (im Folgenden unter „Informationen“ zusammengefasst) dreht. Ein Enterprise-Content-Management-System unterstützt die MitarbeiterInnen bei ihrer täglichen Arbeit, indem es ihnen die Suche nach Informationen erleichtert, mittels Workflows diese Informationen durch die entsprechenden Prozesse lenkt und somit die Entscheidungsfindung im Unternehmen unterstützt. Die Workflows sorgen außerdem für die Standardisierung der Arbeitsabläufe und garantieren damit eine gleichbleibende Qualität.

Ziel eines ECM-Systems ist die Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen sowie die generelle Zusammenführung von unstrukturierten und strukturierten Informationen an einem zentralen Ort, um sie anschließend den Nutzern im richtigen Kontext zu präsentieren und sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Außerdem muss ein ECM immer komplett in die Systemlandschaft eines Unternehmens integriert werden.

RPA hingegen verwaltet keine Daten, sondern bearbeitet lediglich strukturierte Geschäftsprozesse und ahmt dabei menschliches Verhalten nach. Dabei arbeitet der Softwareroboter auch mit Daten und Dokumenten, die sich aber bereits an einer definierten Stelle befinden müssen. Die Softwareroboter benötigen keine Schnittstellen zwischen den Geschäftsanwendungen, sondern können diese selbstständig öffnen und in den Anwenderoberflächen arbeiten. Somit muss die RPA-Lösung nicht in die Systemlandschaft integriert werden.

Ziel des Einsatzes von RPA ist die Entlastung der MitarbeiterInnen durch den Wegfall monotoner Arbeit. Denn die Softwareroboter übernehmen klar strukturierte und hochvolumige (zeitintensive) Aufgaben.

Fazit

Im ersten Moment könnte man denken, ECM und RPA sind sich sehr ähnlich, da sie beide dasselbe Ziel verfolgen: Prozesse automatisieren. Doch beim näheren Hinschauen wird klar, dass sie sich gegenseitig ergänzen.

Zum einen übernehmen RPA-Lösungen repetitive Aufgaben, wodurch die MitarbeiterInnen Zeit sparen, die sie in Entscheidungsfindung und andere fordernde Aufgaben investieren können. Ein ECM unterstützt sie bei eben diesen fordernden Aufgaben. Zum anderen bietet RPA gerade in Hinblick auf die Vernetzung der bestehenden Systeme einen großen Vorteil, da es die aufwändige Programmierung fehlender Schnittstellen zwischen den Anwendungen unnötig macht.

Der Einsatz eines ECM allein ist denkbar und gängige Praxis, wohingegen der Einsatz von RPA keineswegs ein sauber aufgesetztes ECM ersetzt und lediglich als Ergänzung der bestehenden Anwendungen gesehen werden sollte. Oder, wie wir es bei der DMSFACTORY beschreiben: RPA ist die konsequente Weiterführung des Prozessgedankens außerhalb von ECM. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen frohes Automatisieren!

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