Wie die Digitalisierung die Arbeit im Bereich Transport und Logistik verbessert

Veröffentlicht am 12.09.2022

Transport- und Logistikprozesse begegnen uns Menschen heutzutage häufig mehrfach am Tag – egal ob wir beruflich in dieser Branche tätig sind oder nicht. Das alles verdanken wir Globalisierung und Digitalisierung und den aus ihnen resultierenden Möglichkeiten wie beispielsweise der Schnelligkeit und 24/7 Verfügbarkeit des Onlinehandels. Daraus resultiert der Anspruch vieler Menschen, jederzeit ohne Umwege zur Erfüllung ihrer materiellen Wünsche zu kommen. Ob Kleidung, Dekoration, Küchenmaschinen oder gar Autos – im Internet ist heutzutage alles per Knopfdruck verfügbar. Dementsprechend musste vor allem die Transport- und Logistikbranche reagieren, denn all diese Bestellungen müssen ja auch irgendwie ausgeliefert werden. Doch die Digitalisierung bringt nicht nur Herausforderungen wie hohe Anforderungen an Liefergeschwindigkeit und Verfügbarkeit mit sich, sondern sie hält auch schon Lösungen, mit denen alle Anforderungen erfüllt werden können und vieles mehr parat.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den ständig wachsenden Anforderungen Ihrer KundInnen mit Hilfe von digitalen Lösungen im Bereich Dokumentenerfassung und -management standhalten, gleichzeitig noch einiges an Papier sparen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Egal ob klein, mittelständisch oder groß – jedes Unternehmen der Transport- und Logistikbranche kann von diesen Anwendungen profitieren, wenn sie nur richtig eingesetzt werden.

Welche Lösungen passen zu Ihnen?

Der Markt der digitalen Lösungen für die papierlose Arbeit ist vielfältig: sowohl branchenspezifische als auch branchenunabhängige Anwendungen sind hier zu finden. Natürlich gibt es auch für die Transport- und Logistikbranche angepasste Anwendungen. Bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen sollten Sie jedoch von einer Pauschalisierung des Lösungsangebots absehen. Behalten Sie das große Ganze im Blick! Zwar scheint die auf einen branchenspezifischen Anwendungsfall abgestimmte Lösung verlockend zu sein, doch oftmals deckt eine allgemeinere Anwendung genau diesen Fall auch ab, aber zusätzlich eben noch viel mehr.

Achten Sie bei der Wahl der passenden Lösung lieber darauf, dass sich diese individuell an Ihre Ansprüche und Wünsche anpassen lässt. Somit vergrößert sich zwar die Auswahl, Sie werden aber merken, dass es sich lohnt. Wenn sich die Anwendung nicht nur auf einen Anwendungsfall, sondern auf weitere Abteilungen skalieren lässt, profitieren Sie im gesamten Unternehmen von der Anschaffung dieser Lösung.

Der erste Schritt: die digitale Dokumentenerfassung

Täglich haben Sie mit Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Frachtpapieren zu tun, die zum Teil noch in Papierform und zum Teil bereits digital bei Ihnen eintreffen. Dokumente in Papierform müssen Sie natürlich zuerst mit Hilfe eines Scanners digitalisieren.

Diesen Schritt können Sie überspringen, sollte das Dokument bereits in digitaler Form eingetroffen sein.

Nun haben Sie alle Dokumente digital vorliegen. Hier greift die erste digitale Anwendung, die Ihnen die Arbeit erleichtert: eine Lösung für die Dokumentenerfassung. Diese übernimmt die weiteren Schritte: Die Dokumente werden durch Optical Character Recognition (OCR) und Intelligent Character Recognition (ICR) lesbar gemacht und klassifiziert. Je nach Dokumentenart werden dabei die Inhalte ausgelesen und validiert, sodass die Daten für die weitere Verarbeitung direkt verfügbar sind. Ein großer Vorteil: Sie müssen keine personellen Ressourcen mehr für das Übertragen der Daten bereitstellen und vermeiden gleichzeitig Flüchtigkeitsfehler.

Besonders in der Transport- und Logistikbranche ist der Prozess der Dokumentenerfassung wichtig, denn in kaum einer Branche gibt es so viele verschiedene Dokumentenarten wie in dieser – Liefernachweise, Frachtbriefe, Packzettel, Gefahrengutanmeldungen, Zollunterlagen, Rechnungen, etc. Und alle enthalten wichtige Daten, die im Rahmen des weiteren Prozesses und für die beteiligten Personen verfügbar sein müssen.

Ein Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Für diesen Vorgang lassen sich eine Anwendung für die Dokumentenerfassung mit einem weiterverarbeitenden System wie einem ECM (Enterprise Content Management System) kombinieren. Der gesamte Prozess vom Rechnungsempfang bis zur Zahlung und anschließender Archivierung werden mit digitaler Unterstützung (teil)automatisiert abgewickelt und somit viel effizienter gestaltet.

Was geschieht mit den digitalisierten Inhalten?

Die Basis Ihrer Arbeit mit den digitalen Dokumenten sollte mindestens ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sein! In einem DMS können Sie die Archivierung, Verwaltung und Nachverfolgung Ihrer digitalen Dokumente effizient und sicher organisieren. Die Dokumente werden zentral gespeichert und sind dort für alle berechtigten Nutzenden verfügbar – egal, an welchem Standort sie sich befinden.

Mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) gehen Sie einen Schritt weiter. Denn hier geht es nicht nur um die Aufbewahrung und Verwaltung, sondern vielmehr um die Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten und Daten sowie die Verknüpfung dieser miteinander. Der große Benefit: Workflows. Denn mithilfe von Workflows können Sie in einem ECM ganze Arbeitsprozesse abbilden. Diese Workflows sorgen dafür, dass die Prozesse eingehalten werden, und automatisieren sogar Teilschritte.

Der nächste Schritt: die Ausweitung auf alle Geschäftsbereiche

Machen Sie aus der Basis eine ganze Infrastruktur – auch unternehmensweit.

Durch die Möglichkeit, ein ECM um verschiedene Lösungsszenarien, wie die digitale Aktenführung beispielsweise von Personalakten und vielem mehr oder dem Vertragsmanagement zu erweitern, wird aus der Grundlage direkt eine ganze Infrastruktur, von der alle Abteilungen profitieren und die den Erfolg Ihres Unternehmens definiert.

Die Vorteile liegen auf der Hand…

Die Automatisierung erspart Ihnen sowohl Arbeitsaufwand als auch Zeit

Durch die automatisierte Dokumentenerfassung bedarf es keine zeit- und arbeitsaufwendige manuelle Erfassung der Dokumente für die Übermittlung der enthaltenen Daten an das ECM oder DMS mehr. Das ist besonders deshalb eine Erleichterung, weil es bei der manuellen Erfassung schnell zu Flüchtigkeitsfehlern kommt und sie außerdem äußerst zeitintensiv ist. Womit wir schon beim nächsten Vorteil wären:

Reduzierung der Fehlerquellen

Durch die Automatisierung des Erfassungsprozesses werden Fehler, die durch manuelle Arbeitsschritte entstehen können, vermieden. Ein falscher oder fehlender Wert sowie die falsche Klassifizierung oder Validierung kommt so schnell also nicht mehr vor.

Achtung: Trotz der Automatisierung können Sie zu jeder Zeit manuell eingreifen und die erfassten Daten, wenn nötig, noch korrigieren oder nachbearbeiten. 

Flexibilität

Wie wir bereits erwähnt haben, lassen sich einige digitale Anwendungen an Ihre individuellen Ansprüche und Wünsche anpassen. Besonders die zahlreichen Schnittstellen zu weiteren Systemen und die einfache Skalierbarkeit auf verschiedene Abteilungen machen es möglich, die Anwendung auf Ihr Unternehmen abzustimmen. Und genau darauf sollten Sie bei der Wahl Ihrer Anwendungen achten: dass sich diese individuell konfigurieren, anpassen und mithilfe von Schnittstellen in Ihre IT-Infrastruktur einfügen lassen und auch auf andere Unternehmensbereiche ausgeweitet werden kann.

Die einfache Skalierbarkeit von Anwendungen sorgt zum einen dafür, dass ganz flexibel die Anzahl der NutzerInnen angepasst werden kann. Zum anderen lässt sich die Anwendung vom aktuellen Einsatzbereich auf andere ausweiten – das ist für Unternehmen mit verschieden organisierten Abteilungen besonders interessant.

Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch erheblich

In kaum einer Branche wird so viel Papier verbraucht wie im Bereich Transport und Logistik. Auch heutzutage noch ist es in einigen Unternehmen üblich, von einem Dokument mehrere Durchschläge anzufertigen und aufzubewahren. Aber auch von Dritten werden Unternehmen mit Papierbergen überladen.

Die Papierreduktion muss erstmal in den eigenen vier Wänden beginnen und kann sich dann Schritt für Schritt auf die Zusammenarbeit mit Dritten ausweiten. Mit digitalen und (teil)automatisierten Prozessen können die meisten Druckvorgänge ersetzt und somit schon einiges an Papier gespart werden. Wenn zum Beispiel allen Mitarbeitenden die benötigten Dokumente digital zur Verfügung gestellt werden, muss nichts mehr ausgedruckt oder kopiert werden.

Fazit

Die Transport- und Logistikbranche ist sehr schnelllebig und entwickelt sich stetig weiter. Und darauf hat besonders die Digitalisierung einen großen Einfluss. In Zukunft heißt es also: papierlos arbeiten und von digitalen Lösungen profitieren, denn Papier macht nur langsam!

Sie benötigen Hilfe bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenerfassung, oder auch bei weiteren Geschäftsprozessen? Dann wenden Sie sich gerne an uns. Wir, als ExpertInnen für Prozessdigitalisierung und papierloses Arbeiten, finden für all Ihre Anwendungsfälle eine Lösung! Mit den Produkten der führenden Hersteller ABBYY und Kofax, aber auch mit unseren eigenen Lösungen wie DMSFACTORY SmartCapturing bieten wir Ihnen alles, was Sie für Ihre papierlose Zukunft brauchen.

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