Infografik: Wettbewerbsvorteile durch optimiertes Vertragsmanagement

Moderne Vertragsmanagementlösungen steigern die Produktivität und minimieren Risiken durch automatisierte Prozesse. Durch das elektronische Signieren der Dokumente und den Zugriff von jedem Gerät aus wird das Arbeiten mit Verträgen noch einfacher!

Hier finden Sie die Ergebnisse der M-Files Contract Management Survey zusammengefasst und visuell als Infografik aufbereitet. Hier kommen Sie direkt zur Infografik.

Wissen Sie, wo Ihre Verträge abgelegt sind?

Nur die Hälfte der befragten Mitarbeiter kennt das richtige Verfahren zum Umgang mit Verträgen.

Ein Viertel aller Mitarbeiter speichert Verträge lokal auf ihrem PC oder in E-Mail-Systemen ab und setzt das Unternehmen damit einem erheblichen Risiko aus.

Wenn Verträge lokal oder in E-Mails gespeichert werden, entstehen hohe Risiken für das Unternehmen, da nur jeweils eine Person Zugriff auf die abgelegten Dokumente hat.

Ein Vertragsmanagementsystem schafft Transparenz und gewährleistet, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf Verträge haben. Außerdem werden aktuelle Vertragsversionen vorgehalten, sodass die Suche nach der neuesten Version kein Glücksspiel mehr ist. Die unkomplizierte Steuerung der Zugriffsrechte sorgt dafür, dass Vertragsdaten nur von den richtigen Personen abgerufen werden können. Auch dann, wenn es einen Personalwechsel gegeben hat.

Mitarbeiter speichern Verträge heute:

in einem Vertragsmanagementsystem
32%
in E-Mail-Programmen
19%
elektronisch auf persönlichen PC-Arbeitsplätzen
23%
elektronisch in freigegebenen Ordnern oder auf Servern
67%
als Papierdokumente in einem Aktenschrank
48%
als Papierdokumente in einem feuerfesten Tresor
42%
an einem anderen Ort
3%
ich weiß es nicht
3%

Überwachung von Verträgen

Kalendernotizen und andere manuelle Methoden zur Einhaltung von Vertragsfristen sind wenig effektiv und riskant. Ein Vertragsmanagementsystem garantiert, dass Vereinbarungen und Termine genau nachverfolgt werden und dass bei auslaufenden Verträgen rechtzeitig gehandelt werden kann.

Nur 16% aller Mitarbeiter werden von einem Informationsmanagementsystem durch eine Benachrichtigung an die Verlängerung von Verträgen erinnert.

50% überwachen die Vertragseinhaltung manuell.

22% überwachen die Vertragseinhaltung elektronisch, z.B. mit Excel-Tabellen.

20% überwachen die Vertragseinhaltung nicht, sondern ergreifen nur dann Maßnahmen, wenn Probleme auftreten.

60% der Befragten verwalten die Laufzeit von Verträgen, indem sie elektronische Dokumente oder Papierexemplare manuell prüfen.

25% erhalten Benachrichtigungen bei auslaufenden Verträgen.

Nur 7% setzen ein Vertragsmanagementsystem für die Überwachung der Vertragseinhaltung ein.

Auslaufende Verträge sind relevant für das Unternehmen

Wenn übersehen wird, dass ein Vertrag demnächst ausläuft, können unerwartete Kosten und gefährliche Risiken entstehen. Durch den Einsatz eines Vertragsmanagementsystems kommt es erst gar nicht so weit.

16% verwenden ein Vertragsmanagementsystem zur Verwaltung von Vertragslaufzeiten und sorgen so dafür, dass das nahende Auslaufen eines Vertrages niemals unbemerkt bleibt.

13% der Unternehmen geben zu, dass sie schon einmal betriebliche Verluste durch unzureichendes Vertragslaufzeitmanagement erlitten haben.

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