Was macht die DMSFACTORY zum Lösungsarchitekten?
Veröffentlicht am 04.11.2021
In diesem Interview mit unserem Geschäftsführer Manfred Forst klären wir, woher die DMSFACTORY kommt und warum wir uns als Lösungsarchitekt bezeichnen.
Woher kommt die DMSFACTORY?
Manfred Forst: Die DMSFACTORY wurde 1995 gegründet und kommt ursprünglich aus dem Thema elektronische Archivsysteme, die früher sehr Hardware basiert waren. Das heißt, wenn ich bei einem Kunden war und dort eine Präsentation gehalten habe, habe ich ein Stück Hardware in der Hand gehabt und habe dieses Stück 95 % der Präsentationszeit erklärt.
Über die Weiterentwicklung der Archivierung im Sinne von „wir scannen und digitalisierten Papier, verschlagworten es, stecken es in ein digitales Archiv und holen es bei Bedarf aus dem Archiv wieder heraus, um es zu drucken oder zu lesen“ sind wir zu dem Thema Dokumentenmanagement gekommen.
Was bedeutet Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement beschäftigt sich damit, dass mit den Dokumenten etwas gemacht wird. Sie werden mit sogenannten Workflows, also der Aneinanderreihung von elektronischen Befehlen, die einen Geschäftsprozess abbilden, durch das Unternehmen geschleust. Ein Beispiel hierfür ist eine eingehende Rechnung. Die Eingangsrechnung wird gescannt und muss dann zu jeder Person, die in die mit der Rechnung zusammenhängende Bestellung involviert ist, gelangen. Diese Personen müssen bestätigen, dass der Inhalt der Rechnung richtig ist, damit sie bezahlt wird.
Doch auch das Dokumentenmanagement ist noch nicht das Gelbe vom Ei, denn die digitalisierten Informationen verschwinden im Archiv, nachdem sie bearbeitet wurden. Der nächste Schritt ist Enterprise Content Management (ECM).
Was bedeutet Enterprise-Content-Management?
Im Bereich ECM geht es darum, die Inhalte – also den Content – zu erschließen. Hier bietet sich die Vertragserstellung als Beispiel an. Wird ein Vertrag erstellt, dann arbeiten an diesem Dokument verschiedene Personen aus verschiedenen Abteilungen wie zum Beispiel der Rechtsabteilung mit. Wenn der Vertragsentwurf fertig ist, geht er zum Vertragspartner, der in den meisten Fällen Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge hat. Wenn der Vertrag zurückkommt, muss er korrigiert und finalisiert werden. Am Ende wird das Dokument zum Unterschreiben übergeben. Die Unterschrift wird heutzutage nicht mehr mit Stift und Papier geleistet, sondern durch elektronische Unterschriftlösungen wie DocuSign, ein in Deutschland zugelassenes Rechtsmittel für elektronische Unterschriften. Der unterschriebene Vertrag wird archiviert und geht dann in die Vertragsverwaltung. Im Enterprise Content Management System, in dem die Vertragsverwaltung stattfindet, ist hinterlegt, dass dieser Vertrag beispielsweise vier Monate vor Ablauf bestimmten Personen vorgelegt wird, damit diese schauen, was damit passieren soll. Soll er auslaufen, verlängert werden oder bedarf es einer Überarbeitung?
Über die Jahre entwickelte sich unsere Vision immer weiter und ist seit einiger Zeit das papierlose Büro. Für die Umsetzung benötigen Unternehmen Anwendungen wie Enterprise Content Management Systeme, mit denen sich alle Informationen, die im Unternehmen verteilt liegen, an einem Ort sammeln lassen. So gibt es nur noch eine zentrale Anlaufstelle – das ist die Idee dahinter.
Die DMSFACTORY nennt sich Lösungsarchitekt. Was bedeutet das?
Manfred Forst: Wir nennen uns „Lösungsarchitekt“, denn wir wissen um die Lösung. Wie der Architekt im Bauwesen wissen wir, wie die Gesamtlösung auszusehen hat und wie der Weg aussehen muss, bis die Lösung funktioniert. Wenn Sie sich im übertragenen Sinne bodentiefe Fenster wünschen, dann wissen wir, wie das umgesetzt werden kann, aber wir wissen auch: bodentiefe Fenster sorgen dafür, dass Sie davor keine Heizung anbringen können. Also müssen wir in dem Bereich über den Fußboden oder die Luft heizen.
Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung aus vielen Projekten heraus wissen wir auch, wie es bei anderen Unternehmen funktioniert, die Ihrem vielleicht ähneln. Viele Unternehmen haben zwar eine vage Idee, was sie machen wollen, aber nicht genau, wie sie das umsetzen können. Häufig fragen sie sich „Wie machen es denn andere?“ und darüber können wir Auskunft geben. Unsere über 26-jährige Erfahrung und unser Know-How verhelfen Ihnen zu der für Sie passenden Lösung. Dabei stellen wir Ihre Anforderungen immer in den Mittelpunkt. Mit gezielten Fragen analysieren wir Ihren Bedarf und nehmen Maß, erstellen individuelle Baupläne für Ihre Prozesse und bauen aus bewährten Elementen Ihre Lösung.
Als Architekt stellen wir keine Standard-Steine her, sondern beziehen diese von den jeweiligen Spezialisten. Wir entwickeln also keine Standard-Software, sondern verwenden die unserer Technologie-Partner. Dort, wo wir keine passenden Steine bekommen können, entwickeln wir diese selbst – in unserem Fall mit Software-Entwicklung und Schnittstellen-Programmierung, die wir unter dem Begriff „Customizing“ zusammenfassen.
Wir wissen, dass in vielen Fällen keine Software von der Stange genau zu den Anforderungen passt. Doch die Entwicklung einer Individual-Software kann schnell mal aufwändig und teuer werden und genau hier kommt das Customizing zum Tragen. Das bedeutet, wir passen die Software unserer Partner an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Je nach Anforderungen kann das aufwändiger sein, oder sich nur auf die Entwicklung einer Schnittstelle belaufen. Das Ziel dabei ist es immer, dass sich die Lösung nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügt. Um hier nochmal den Bogen zum Architekten zu spannen: das Gebäude soll perfekt zur Umgebung passen und natürlich sollen keine Zimmer und keine Ausstattung fehlen. Es soll aber auch keine fünf Zimmer mehr haben, als gebraucht wird, die dann geputzt und Instand gehalten werden müssen. Das macht es nur unnötig kompliziert, teuer und nicht wirtschaftlich.
Schließlich erhält die Fassade den von Ihnen gewünschten Anstrich und wir übergeben Ihnen Ihre Lösung schlüsselfertig. Wenn Sie möchten, migrieren wir Ihre bestehenden Daten und integrieren die Lösung in Ihre vorhandene Umgebung und garantieren so einen reibungslosen Ablauf. Anschließend schulen wir noch die AdministratorInnen und NutzerInnen und überwachen und warten Ihr System langfristig. Ein Rundum-sorglos-Paket also.
Als Lösungsarchitekt arbeiten mit verschiedenen Partnern zusammen und kennen die Stärken und auch Schwächen der verschiedenen Anwendungen. So bekommen Sie das, was Sie wirklich brauchen. Wir sind die Architekten an Ihrer Seite, damit Sie Ihre Dokumenten-getriebenen Prozesse schneller, besser und sicherer machen können.
Wie gestaltet sich der Start eines Projektes?
Manfred Forst: Wir bieten Ihnen kein Produkt von der Stange an und gehen nicht in die Welt und sagen, wir haben hier die Lösung – haben Sie das passende Problem?
Ich weiß: alles, was manuell nicht funktioniert, das funktioniert auch elektronisch nicht - nur schneller.
Das heißt also, wenn wir das, was Sie schon immer tun, einfach digital abbilden, sind Sie keinen Schritt weiter.
Unser Ziel ist es, erstmal zu erfahren, was Sie umtreibt. Wir schauen uns zuerst Ihre Pain Points an, also die Punkte, wo es Sie am meisten schmerzt. Ein Beispiel hierfür ist, dass Sie keine Skonti ziehen können, weil der Rechnungsdurchlauf zu lange dauert. Das bedeutet, Ihr Pain Point ist das Skonto-ziehen. Also schauen wir uns den Prozess genauer an. Dabei finden wir heraus, dass das Bottleneck die verfügbare Zeit ist, da Sie zwei Tage in der Woche dafür eingeplant haben ist und die Skonti typischerweise innerhalb von einer Woche zu ziehen sind. Die Rechnungen, die durch die Bearbeitung an nur zwei Tagen in der Woche liegen bleiben, kosten Sie richtig Geld. Und das bedeutet, wir müssen an dieser Stelle ansetzen.
Wenn Sie zu uns kommen und sagen, ich möchte Vertragsverwaltung machen, dann analysieren wir zuerst, welchen Teil von Vertragsverwaltung Sie fokussieren möchten. Die Erstellung oder die Verwaltung? Oder beides? Darauf basiert dann unser Realisierungs-Konzept.
Wir schauen uns also zuerst genau an, was Ihr Ziel ist, und dann sagen wir Ihnen, was wir zusammen mit Ihnen tun werden. Vor dem Verkauf und der Herstellung einer Lösung steht für uns das Verstehen. Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Wir von der DMSFACTORY möchten Sie und Ihre Paint Points zuerst kennenlernen. Mit unserem Starterpaketen haben wir ein praxiserprobtes Verfahren entwickelt, um Sie schnell ans Ziel zu bringen. Wir machen mit Ihnen einen Workshop, in dem wir Ihnen Beispiele dafür zeigen, was überhaupt möglich ist. Und dann priorisieren wir gemeinsam mit Ihnen die Punkte, die Sie gelöst haben wollen und entwickeln einen Stufenplan für die Umsetzung.
Sie als Kunde stehen bei uns immer im Mittelpunkt und werden allumfassend informiert, beraten und mit dem nötigen Fachwissen versorgt. Das bedeutet, wir halten mit unserem Wissen nicht hinter dem Berg. Dafür stellen wir Ihnen immer wieder neue Inhalte wie unser Glossar und detaillierte Screencasts zu unseren Anwendungen, informative Blogartikel und verständlich aufbereitetes Fachwissen zur Verfügung. Letzten Endes möchten wir, dass Sie als Kunde im Rahmen des Projektes mit uns als Team zusammenarbeiten – daher sehen wir uns eher in der Mentoren-Rolle als in der des allwissenden Dienstleisters, der Projekte durchführt ohne den Sie als Kunde aber völlig aufgeschmissen sind. Sie sollen verstehen, was wir tun und warum wir es tun. Dazu gehört aber auch, dass wir auch mal nein sagen, wenn etwas unserer Meinung nach nicht sinnvoll ist.
Und wie genau wir arbeiten und warum wir offen behaupten, chaotisch zu arbeiten, das erfahren Sie in unserem Artikel „Wir arbeiten chaotisch – und dabei immer in Ihrem Sinne“.