Schon vor 5 Jahren (2014) begann die gemeinsame Arbeit der WASGAU zusammen mit der DMSFACTORY. Das Projekt umfasste neben dem Saperion ECM noch ABBYY FlexiCapture und den DocumentsPipeliner (eine Eigenentwicklung der DMSFACTORY), und zur revisionssicheren Ablage Systeme der FAST LTA AG.
Die WASGAU arbeitet stetig an bestehenden und neuen Prozessen, die sie gemeinsam mit der DMSFACTORY entwickeln, um den Benutzern einen schnellen und aktiven Zugriff auf archivierte Dokumente und Daten zu gewährleisten.
Die Beweggründe „Warum“, der Start, das Ergebnis und die Zufriedenheit lesen Sie hier im Interview mit dem Verantwortlichen, Herrn Torsten Lindner, Mitarbeiter der IT im Bereich Dokumenten- und Lizenzmanagement bei der WASGAU Dienstleistungs & Logistik GmbH.
Über die WASGAU Dienstleistungs & Logistik GmbH
Die WASGAU Dienstleistungs & Logistik GmbH ist eine Tochtergesellschaft der WASGAU Produktions & Handels AG in Pirmasens. Sie fundiert als Dienstleister im Konzern der WASGAU AG, und betreut unter Anderem alle Unternehmen im Konzern in Sachen IT.
1. Vor dem Einsatz des ECM-Systems – wie sah der Arbeitsalltag in Bezug auf Informationssuche und Arbeitsabläufe aus?
Bereits Mitte der 90er Jahre hatten wir den ersten Kontakt mit einem ECM-System zur elektronischen Dokumentenarchivierung. Damals hatten wir reines Augenmerk auf Papierbelege aus der Finanzbuchhaltung.
2. Welches war das wichtigste Anliegen, das Sie mit einem ECM-System lösen wollten?
Die Einführung eines ECM ersparte uns hunderte von Quadrat-Metern an Fläche nur um Ordner mit Papierdokumenten zu lagern. Auch das Auffinden der Informationen war vor dem ECM-System sehr zeitaufwendig.
3. Die Entscheidung ist auf das Saperion ECM und die DMSFACTORY gefallen – was waren Ihre Gründe?
Die Gründe vor ca. 5 Jahren, das vorhandene ECM durch Saperion ECM zu ersetzen, waren unter anderem, dass die Entwicklung und Programmierung in Deutschland stattfanden, und auch die vielen zufriedenen Anwenderberichte. Die Entscheidung für die DMSFACTORY war die konzeptionelle und schnelle Migration des damals vorhandenen ECM-Systems sowie das professionale Auftreten und die Umsetzung unserer Anfragen und Bedürfnisse.
4. Sie nutzen das System nun bereits fast 5 Jahre – wie sieht heute der Arbeitsalltag aus, was hat sich verbessert und gibt es schon Planungen für nächste Schritte?
Die Nutzung des Systems bedeutet für den Arbeitsalltag im Wesentlichen die Einsparung von Arbeitszeit. Aus dem Konzern haben wir immer mehr Anfragen, Dokumente und Daten in elektronischer Form zu archivieren, sodass wir stetig im Kontakt mit dem Team der DMSFACTORY sind.
5. Hat sich der Einsatz von Saperion gelohnt?
Ja, wie bereits erwähnt bedeutet die Nutzung des Systems im Arbeitsalltag im Wesentlichen die Einsparung von Arbeitszeiten sowie einen zügigen Zugriff auf die Dokumente und Daten.
6. Sind Sie zufrieden mit dem Ergebnis?
Gemeinsam mit unseren einzelnen Fachbereichen bin ich persönlich sehr zufrieden mit den realisierten Prozessen, die wir gemeinsam mit der DMSFACTORY verwirklicht haben.
7. Wie war für Sie die Zusammenarbeit mit der DMSFACTORY?
Die Zusammenarbeit mit dem Team der DMSFACTORY war und ist tadellos.
8. Wie sind Sie auf die DMSFACTORY aufmerksam geworden?
Wir waren damals nicht nur auf der Suche nach einem neuen ECM, sondern auch auf der Suche nach Ablösung unserer KOFAX-Landschaft. Nach einer Anfrage bei ABBYY hatte uns damals Herr Eckhard von der DMSFACTORY angeschrieben und bat um einen ersten Kontakt. Der Kontakt hält bis heute und sicher auch für die weitere Zukunft an.
9. Und zuguter Letzt: Ihre Vision – wo wollen Sie mit dem Thema Digitalisierung im Unternehmen in 10 Jahren stehen?
Das Thema Digitalisierung wird uns auch über die nächsten 10 Jahre hinaus begleiten, denn der Wandel im Handel macht sich auch bei diesem Thema stark bemerkbar. Immer mehr neue Innovationen und gesetzliche Vorgaben werden dieses Thema nie ruhen lassen.
Sie wollen mehr über das verwendete ECM erfahren?
Hier entdecken Sie alle Vorteile und Funktionen des ECM von Saperion, das wir bei unserem Kunden, der WASGAU Dienstleistungs & Logistik GmbH, implementiert haben: Mehr über Saperion erfahren.
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