Aus dem Nähkästchen geplaudert – unser Kunde Schera GmbH im Interview

David Schellenberger, Projektmanager bei der Schera GmbH, berichtet als Verantwortlicher für die Einführung von M-Files im Video- Interview und im schriftlichen Interview über die Beweggründe „Warum“, der Start, das Ergebnis und die Zufriedenheit.

Die Einführung eines ECM-Systems war für die Schera GmbH ein strategisches Projekt, um den Marktanforderungen langfristig gerecht zu werden. Entsprechend ausgiebig haben sie sich mit der Auswahl der Software und dem Dienstleister beschäftigt. Bei der DMSFACTORY in Kombination mit M-Files stimmte das Gesamtpaket. Sie sind sehr zufrieden und haben zudem noch viel vor.

David Schellenberger - Schera GmbH

David Schellenberger

Über die Schera GmbH

Im Jahr 1991 übernimmt der auch noch heutige Inhaber und Textilingenieur Ralf Schellenberger den Nähbetrieb seiner Eltern, der Damenhosen in Lohnkonfektion fertigt, und gründet die Schera GmbH. Unterstützt wird er zu dieser Zeit von seiner Ehefrau Brigitte, die bis heute das Produkt Management und Design verantwortet. Ein wichtiger Meilenstein folgt im Jahr 1996, als das Label Raffaello Rossi gegründet wird.

Die Marke Raffaello Rossi hat sich mittlerweile in über 20 Ländern einen Ruf als hochwertiges Damenhosenlabel mit perfekter Passform erarbeitet. Die Kollektionen sind an über 1300 POS im gehobenen Fachhandel und in den Exquisitabteilungen der Department Stores weltweit etabliert. 2007 folgte das weitere Premium-Hosenlabel Seductive, das selektiv vertrieben wird. Mit der Eröffnung eines über 8000qm großen neuen Firmensitzes für das Familienunternehmen im Jahr 2017 in Großwallstadt und den Einstieg beider Söhne des Unternehmerpaars Schellenberger wurden jüngstens die Weichen für die Zukunft gestellt.

1. Vor der Einführung des ECM-Systems – wie sah der Arbeitsalltag in Bezug auf Informationssuche und Arbeitsabläufe aus?

Wir haben uns ganz klassisch mit einem Mix aus Papierablage, Ordnerstruktur im Netzlaufwerk, Dropbox und Warenwirtschaftssystem organisiert. Die Geschwindigkeit bei der Informationssuche hängt bei diesen Systemen von der Disziplin bei der Ablage und der Erfahrung der Mitarbeiter ab. Für die Datenablage im Netzlaufwerk haben wir vor ca. 3 Jahren neue Strukturen mit den Mitarbeitern erarbeitet und Laufwerkregeln definiert. Arbeitsabläufe sind bei uns weitgehend dokumentiert und helfen bei Standardisierung und Prozessoptimierung. Diese Erfahrungen helfen uns bei der Einführung von M-Files sehr, da wir uns schon länger mit Prozess- und Ablagethemen beschäftigen.

2. Welches war das wichtigste Anliegen, das Sie mit einem ECM-System lösen wollten?

Die ursprüngliche Idee, mit der wir auf die Suche nach einem ECM-System gegangen sind, war es, unsere Buchhaltung zu unterstützen. Alle per Email erhaltenen Rechnungen wurden ausgedruckt und in Papierform zur Prüfung durch die Organisation gereicht. Eine 100 prozentige Übersicht wo welche Rechnung gerade ist war nur schwer sicherzustellen. Anfragen zu älteren Rechnungen waren mit Suchzeiten verbunden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf die Einführung eines ECM-Systems ist die Reduktion von Papier, da dies auf die unternehmensweite Strategie in Richtung mehr Nachhaltigkeit einzahlt.

3. Die Entscheidung ist auf das M-Files ECM und die DMSFACTORY gefallen – was waren Ihre Gründe?

Grundvoraussetzung war und ist immer das Produkt. Hier hat die DMSFACTORY mit M-Files eine für den Mittelstand hochleistungsfähige, gut konfigurierbare und bezahlbare Software im Programm.

Die DMSFACTORY hat mich überzeugt, indem sie sich viel Zeit für Erklärungen genommen hat und immer offen für Diskussionen und Anregungen sind. Alle Fragen konnten kompetent beantwortet werden und der Zeitplan für die Einführung wurde auf unsere Bedürfnisse hin abgestimmt.

Nach einem Referenzkundenbesuch Mitte 2018 ist die Entscheidung dann gefallen und Ende 2018 konnte der Auftrag vergeben werden.

Die Übergabe vom Vertrieb hin zur Projektleiterin hat gut funktioniert und wir fühlen uns sehr gut betreut.

4. Wie sieht heute der Arbeitsalltag aus, was hat sich verbessert und gibt es schon Planungen für die nächsten Schritte?

Einige kleinere und größere Pilotprojekte in unterschiedlichen Abteilungen sind gestartet und hier arbeiten wir aktuell parallel im altbewährten und im M-Files Prozess. Alleine durch die Aufarbeitung der Prozesse für M-Files und der kritischen Prüfung von Dokumenten wurden Schnittstellenprobleme zwischen Abteilungen erkannt und angesprochen. In den Bereichen Personal, IT und Buchhaltung wurden erste Dokumentenarten und Prozesse erfolgreich auf M-Files umgestellt.

Einen großen Schritt wird es mit der Fertigstellung einer Schnittstelle zwischen M-Files und unserer Buchhaltungssoftware geben, welche die DMSFACTORY programmiert. Dann bekommen wir Zugriff auf aktuelle Kunden- und Lieferantendaten und können Dokumente verknüpfen.

Für die nächsten Schritte gehen wir nicht abteilungsweise vor, sondern wir suchen nach der besten „Preis-Leistung“, um schnelle Erfolge zu feiern. Zum Beispiel dort wo viel gedruckt und unbearbeitet abgelegt wird oder bei fehleranfälligen Prozessen, denen Transparenz fehlt.

5. Hat sich der Einsatz von M-Files gelohnt?

Wir sind noch in der Einführungsphase und erstmal am Investieren. Je mehr Mitarbeiter mit M-Files arbeiten und je mehr Dateien und Prozesse darin zu finden sind, desto wertvoller wird M-Files für uns werden. Wir sind zuversichtlich, dass sich der Einsatz lohnt und wir Ende 2020 das Projekt als positiv bilanzieren können.

6. Sind Sie zufrieden mit dem Ergebnis?

Ja, wir sind sehr zufrieden. Einige Projekte sind noch nicht abgeschlossen, aber die Zwischenergebnisse sehen vielversprechend aus. Der Vorteil mit M-Files ist, dass neue Erkenntnisse und Anforderungen schnell umgesetzt werden können und meist geht das mit wenigen Klicks. Für alle schwierigen Anforderungen vor allem bei Skripten oder als Sparringspartner für neue Ideen gibt es die DMSFACTORY.

7. Wie war für Sie die Zusammenarbeit mit der DMSFACTORY?

War und ist immer von gegenseitigem Respekt geprägt. Es macht Spaß mit den sympathischen und kompetenten Mitarbeitern der DMSFACTORY zu arbeiten.

8. Wie sind Sie auf die DMSFACTORY aufmerksam geworden?

Entdeckt haben wir DMSFACTORY und die Software M-Files auf der IT & Media Future Congress in Frankfurt. Das war Anfang 2017. Auf der Cebit 2017 betreute die DMSFACTORY den Stand von M-Files wo es zu weiteren Gesprächen über die Möglichkeiten eines ECM-Systems kam. Danach haben wir uns intensiv mit verschiedensten ECM-Systemen beschäftigt bis letztendlich die Entscheidung auf M-Files gefallen ist.

Sie wollen mehr über das verwendete ECM erfahren?

Hier entdecken Sie alle Vorteile und Funktionen des ECM von M-Files, das wir bei unserem Kunden, der Schera GmbH, implementiert haben: Mehr über M-Files erfahren.

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