Aus dem Nähkästchen geplaudert – unser Kunde Apassionata World GmbH im Interview

Den Grundstein für die Inhalte und Ziele der gemeinsamen Projekte legte das Team der Apassionata und der DMSFACTORY im gemeinsamen Starterworkshop; Anforderungen wurden aufgenommen, die Richtschnur für den Ablauf der Projekte festgelegt.

Begonnen wurde mit der Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis von M-Files und ABBYY FlexiCapture. Die Digitalisierungslösung für die Eingangsrechnungen wurde mit dem ERP System Microsoft Navision D365 verknüpft.

Das Vertragsmanagement für die Apassionata World GmbH folgte auf der Basis von M-Files und auch weitere Workflows für interne Abläufe werden nach und nach auf der Basis des M-Files ECM implementiert und dienen der Vereinfachung bei der täglichen Arbeit und Minimierung der Fehlerquellen.

Die Beweggründe „Warum“, der Start, das Ergebnis und die Zufriedenheit lesen Sie hier im Interview mit dem Verantwortlichen, Herrn Erik Purkert, IT-Systemadministrator bei der Apassionata World GmbH.

Erik Purkert

 

Erik Purkert

Über die Apassionata World GmbH

Die Apassionata World GmbH steht für magische Begegnungen zwischen Mensch und Pferd. Aus einer 15-jährigen Tradition von erfolgreichen Shows für die ganze Familie entstanden die beliebte Europa-Tour CAVALLUNA und der SHOWPALAST MÜNCHEN mit dem umliegenden EQUILAND.

1. Vor dem Einsatz des ECM-Systems – wie sah der Arbeitsalltag in Bezug auf Informationssuche und Arbeitsabläufe aus? 

Es war sehr umständlich. Wir haben Ordner durchsucht sowie Dateien auf dem Server. Es hat seine Zeit benötigt, bis wir alles zusammen hatten, oft haben wir sogar noch Dokumente im Nachhinein gefunden. Und bei Arbeitsprozessen haben wir meist E-Mails verwendet oder die Dokumente ausgedruckt.

2. Welches war das wichtigste Problem, das Sie mit einem ECM-System lösen wollten?

Wir wollten eine zentrale Ablage für jegliches Dokument. Es sollte aber auch eine Erleichterung bringen, wie wir mit Dokumenten umgehen, Wege verkürzen und Ordnung geschaffen werden. Uns war aufgefallen, dass auf unserem Datenserver Dokumente mehrfach abgelegt wurden. Wir konnten nur nach Dateinamen suchen, da war dann auch schon Schluss. Keine Inhaltssuche und keine Suche nach Stichworten.

3. Die Entscheidung ist auf das M-Files ECM und die DMSFACTORY gefallen – was waren Ihre Gründe?

M-Files ist sehr übersichtlich und ein leicht zu verstehendes solides System. Das Frontend für die Anwender ist einfach aufgebaut. Und als Admin ist es sehr leicht einzurichten. Einmal den Server konfiguriert und schon kann es losgehen. Schon nach kurzer Zeit hatten wir unsere eigenen Assistenten eingerichtet, die den Anwender abfragten und das Dokument dann direkt richtig abgelegt haben nach Thema, Abteilung und Stichworten.

Außerdem ist die M-Files Plattform unabhängig. Solang man einen Browser hat, kann man auf M-Files zugreifen. Die DMSFACTORY konnte uns das gut präsentieren, nah bringen und unsere Fragen detailliert erklären. Somit stand einer Zusammenarbeit nichts im Wege.

4. Wie sieht heute der Arbeitsalltag aus, was hat sich verbessert und gibt es schon Planungen für nächste Schritte?

Wir hatten uns M-Files zunächst für die IT Abteilung angeschafft, um Routine zu bekommen. Das lief schneller als geplant. Unsere Dokumente, die wir alle in Papierordnern hatten, haben wir eingescannt und ins M-Files gelegt. In kürzester Zeit finden wir nun alles. Selbst von Unterwegs.

Beispielsweise führen wir die Übergabe und Rücknahme von Geräten nun komplett digital durch – kein ausgedrucktes Papier mehr. Wir nutzen unsere iPad’s damit die Unterschriften unter die Dokumente kommen.

Derweil arbeiten wir am Vertragsmanagement für das gesamte Unternehmen. Es gibt aber noch einige weiter Projekte. Unsere Personalabteilung soll seine eigene Vault bekommen um zentral alles abzulegen. Auch die Beschaffung, der Einkauf soll darüber geregelt werden.

5. Hat sich der Einsatz von M-Files gelohnt?

Voll und ganz. Wir sind super zufrieden und entdecken immer wieder neue Sachen. Oft sitzen wir zusammen und überlegen gemeinsam welchen Prozess wir in M—Files übernehmen und somit erleichtern können.

6. Sind Sie zufrieden mit dem Ergebnis?

Mit dem, was wir bisher erreicht haben, sind wir sehr zufrieden. Und wir haben bisher nur einen kleinen Teil dessen umgesetzt, was wir uns für die Zukunft vorstellen. Ich bin gespannt was noch alles entstehen wird.

7. Wie war für Sie die Zusammenarbeit mit der DMSFACTORY?

Egal mit wem man von der DMSFACTORY Kontakt hat: man wird freundlich empfangen, beraten und unterstützt. Gemeinsam wird ein Projekt besprochen, die Möglichkeiten ausgelotet und dann geplant. Erst im Anschluss wird das Projekt gemeinsam umgesetzt. Und im Anschluss wird das umgesetzte gemeinsam betrachtet und erklärt. Genau so, wie ich mir das vorstelle.

8. Wie sind Sie auf die DMSFACTORY aufmerksam geworden?

Durch einen ehemaligen Kollegen; er kannte die DMSFACTORY und M-Files. Als das Thema aufkam, hatte er uns die DMSFACTORY vorgeschlagen und den Kontakt zu uns hergestellt.

Sie wollen mehr über das verwendete ECM erfahren?

Hier entdecken Sie alle Vorteile und Funktionen des ECM M-Files, das wir bei unserem Kunden, der Apassionata World GmbH, implementiert haben: Mehr über M-Files erfahren.