25 Jahre PROJECT CONSULT – Unser Fachbeitrag zum Jubiläums-Newsletter

Am 01. Juli diesen Jahres feierte die PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH ihr 25-jähriges Jubiläum. In diesem Rahmen entstand ein Jubiläums-Newsletter mit verschiedensten Fachbeiträgen von Wegbegleitern und Freunden. Darunter auch ein Beitrag von unserem Vertriebsleiter Jörg Eckhard, den es im Folgenden in der gesamten Länge zu lesen gibt. Wir gratulieren noch einmal ganz herzlich zum Jubiläum und wünschen viel Spaß beim Lesen!

ECM – Pionier und Zukunft der Digitalisierung

Bei einem ihrer zentralen Versprechen, der Durchgängigkeit von Informationsflüssen, hinkt die Digitalisierung noch hinterher. Denn digital liegen die meisten Informationen derweil vor, allein: sie sind verteilt auf verschiedenste Datensilos. Deshalb bedarf es einer einheitlichen ECM-Strategie, damit die Lage nicht immer unüberschaubarer wird.

Als wichtigsten aller Megatrends mit Einfluss auf die ECM-Branche hat der Bitkom die Digitalisierung schon 2015 in seinem ECM-TrendCheck ausgemacht. Das klingt folgerichtig, sind ECM Systeme schließlich ein Auswuchs dessen, dass ein Großteil der weltweiten technologischen Informationskapazität inzwischen digital vorliegt (2007 bereits 94 Prozent, Quelle: ECM TrendCheck 2015). Seit Aufkommen der Digitalisierung haben ECM-Systeme den Zweck, diese Informationen zentral aufzubewahren und zielgerichtet bereitzustellen. Daher sind sie eigentlich der Pionier der Digitalisierungsstrategie.

Von ihrer Definition her decken sich Digitalisierung und ECM im Prinzip. Bei beiden geht es um den kompletten Vorgang von Erfassung über Aufbereitung, Zurverfügungstellung bis zur (langfristigen) Speicherung digital vorliegender Informationen. Und deren Menge wächst weiter an, mit überproportionalem Anteil an strukturlos vorliegenden Informationen. ECM-Systeme mit ihrer Fähigkeit, unstrukturierte Datenbestände zu strukturieren, sind daher prädestiniert, in der IT-Strategie der Unternehmen künftig eine noch größere Rolle zu spielen und sie zu unterstützen, die Digitalisierung zu handeln und für sich zu nutzen. Wer die Daten richtig nutzt, kann auf dieser Basis neue Service- und Geschäftsmodelle entwickeln (Kernsatz der digitalen Revolution!).

ECM-Systeme sind also gleichzeitig Pioniere als auch Zukunft der Digitalisierung. Was jedoch wurde bislang erreicht? Wie sieht es in der Praxis mit der zentralen Datenhaltung aus und der zielgerichteten Bereitstellung von Informationen? Gerade in vielen größeren Unternehmen ist es doch eher so, dass mehrere ECM-Systeme im Einsatz sind, die von den einzelnen Abteilungen zu unterschiedlichen Zeiten angeschafft wurden. Hinzu kommt, dass verschiedene Spezialsoftwarehersteller ECM-Funktionen anbieten (ERP- oder z. B. PLM-Systeme mit Archivfunktionen).

So sind wir zwar digital, leben aber nach wie vor mit Datensilos und unterlaufen damit die eigentliche Idee einer zentralen Informationsbereitstellung. Die Lösung müsste lauten: Verteilte Datensilos auf ein zentrales migrieren oder zumindest zu integrieren, dass sie wie eines anmuten. Im praktischen Unternehmensalltag finden sich viele Gründe, dies nicht zu tun. Auf der einen Seite haben Fachabteilungen meist gute Gründe für ihre Insellösungen. Hinzu kommen handfeste Bedenken: „Funktional und kostentechnisch zu aufwändig!“ heißt es da oder „Zeitlich unkalkulierbar!“. So lassen sich Migrationen oder Vereinheitlichungen in einem zentralen System oft nicht durchsetzen.

Einen Ausweg bieten neueste Entwicklungen wie der einer metadatenbasierten ECM-Architektur. Diese setzt auf einer einfachen Stichwortsuche und damit viel effektiveren Methode zur Lokalisierung von Informationen auf, verglichen mit dem Ansatz von Verschlagwortung und Navigation durch komplexe Ordnerstrukturen. Bei einem metadatenbasierten ECM lautet die Frage nicht, wo etwas gespeichert ist, sondern was etwas ist. Mittlerweile gibt es Systeme, welchen diesen Ansatz von der Navigation (oder Browsen und Suchen) über Zugriffsberechtigungen und Workflow bis zur Replikation durchexerzieren. Das heißt: Daten können allein anhand ihrer Metadaten in andere Remote-Dokumentenverwaltungen repliziert werden, etwa in ein Cloud-Repository. Oder nur bestimmte Daten können von einer Haupt- in eine untergeordnete Dokumentenverwaltung repliziert werden, umgekehrt aber alle Daten von der untergeordneten in die Haupt-Verwaltung.

Ebenfalls auf Metadaten basiert die Archivierung. Statt bestimmte Ordner an einem externen Ort zu speichern, stellt der Nutzer dynamische Archivierungsregeln auf. So steuert er, welche Dokumente und Daten wo und wie lange archiviert werden. Das ECM-System legt sich dabei wie ein Metadata Layer auf die bestehenden Repositories und integriert gleichsam deren Inhalte. So spart man sich aufwändige Ablösungen und Migrationen und abstrahiert das Thema ECM von der Frage, wie viele und welche Repositories nun gerade genutzt werden.

Auf Basis derart vereinheitlichter Datensilos können Unternehmen ihre Produktivität noch einmal ein ganzes Stück steigern. Einsparpotenziale durch ECM-Einsatz werden besser ausgeschöpft und die besser vernetzten digitalen Informationen im Unternehmen lassen sich nutzen, um neue Services und Geschäftsmodelle für Kunden zu entwickeln. ECM wird somit zum Hilfsmittel und Garanten der Digitalen Transformation.