E-Mail-Management im Umfeld von DMS/ECM

DMSFACTORY bietet Lösungen zur Einbindung von E-Mails in ein unternehmensweites ECM-basierendes Informationsmanagement

Es gibt heute unterschiedliche Ansätze für E-Mail-Management: Cloudbasierte Lösungen verursachen am wenigsten Aufwand, sind allerdings nahezu ausschließlich im privaten Anwendungsbereich zu finden, da weder die Frage des Zugriffsschutzes befriedigend sichergestellt wird noch eine kontextbezogene Ablage der Emails möglich ist.

Die DMSFACTORY empfiehlt deshalb E-Mail-Management-Lösungen, bei denen die E-Mails im eigenen ECM oder auf eigenen Speichersystemen abgelegt werden. Hierbei lassen sich server- und clientseitigen Lösungen unterscheiden. Der Trend geht dahin, das E-Mail-Management nahtlos in die Prozesse der Unternehmen einzubetten, sei es durch die Integration in Anwendungen wie Outlook oder durch Integration von intelligenten Inhalts-Erkennungslösungen.

Bei der Einrichtung eines E-Mail-Managements sind die gleichen Sicherheitsmaßnahmen zu beachten wie bei der Implementierung anderer unternehmenskritischer Systeme – wie zum Beispiel eines ECM, CRM oder BPM-Systems. Die Realisierung von Zugangsschutz, Zugriffschutz und Ablagesicherheit sind wesentliche Maßnahmen, hinzu kommt eine entsprechende Verschlüsselung der E-Mail, wenn diese besonders schützenswert sind oder in die Cloud ausgelagert werden sollen.

Wichtig ist bei der Einführung eines E-Mail-Management-Systems, die Beschäftigten im Umgang mit dem Medium „E-Mail“ weiter zu sensibilisieren. Die Art, wie E-Mails geschrieben werden, hat starken Einfluss auf den Wirkungsgrad eines Systems. So lassen sich gut strukturierte E-Mails mit klaren Betreffzeilen und Empfängerkreisen viel leichter bestimmten Geschäftsvorfällen zuordnen. Über die technische Komponente hinaus sind daher auch ein Kulturwandel in den Köpfen im Umgang mit dem Medium und eine Neuorganisation bisheriger unstrukturierter Arbeitsweisen notwendig.