Technologie Trends – modulare Plattform schlägt Insellösung. Auch im Vertragsmanagement.

Eine Insel im Urlaub – ganz für sich alleine mit Strand, Sonne und warmem Wasser ist sicher schön!

Weniger schön ist das in unserem Berufsalltag. Einzelne Insellösungen jeglicher Technologiebereiche sind schwer zu handeln – was wäre das Iphone ohne Itunes oder den AppsStore, das Navi mit einer einzelnen Karte vom Ort ohne Verbindung zum GPS? Immer also ein „Ding“, das die Grundfunktion als Insel bildet aber ohne irgendwelche Verbindungen zu unterstützenden, weitergreifenden oder mitdenkenden Armen…

Warum gelten nicht gleiche Kriterien für jede Managementsoftware in Ihrem Unternehmen?

Warum werden Verträge im Unternehmen im Original im Archiv oder in Kopie an mehreren Stellen in Papierform aufbewahrt? Sicher, viele Stellen im Unternehmen benötigen Zugriff auf vielleicht ein und denselben Vertrag. Aber lohnen sich die Wege zum Archiv oder ist es sicher, Verträge mehrfach in unterschiedlichsten Abteilungen aufzubewahren? Nein. Zuviel Zeit bei der Suche nach dem Vertrag geht verloren und die Sicherheit eines Vertrages ist nicht gewährleistet.

Warum liegen nicht alle relevanten Dokumente zu einem Projekt in der digitalen Version zentral im ECM-System mit entsprechenden Zugangsberechtigungen? Auch ein Vertrag ist ein eben solches Dokument.

Intelligente Produkte müssen her. In diesem Fall eine Plattform, die die Basis für das ECM-System bildet und die je nach Anforderung im Unternehmen modular erweitert werden kann – hier mit der Lösung für Vertragsmanagement.

Die Zukunft: nicht EINZELNE Lösungen, sondern ein Zusammenspiel von Lösungen auf EINER perfekten Basis

Das Thema Vertragsmanagement MUSS übergreifend über Funktionen, Abteilungen oder auch Standorte perfekt funktionieren.

Eine jeweils eigene Lösung pro Abteilung anzuschaffen ist nicht nur kostenintensiv, sondern Sie schaffen damit auch wieder Datensilos pro Abteilung oder Funktion und keine bessere Übersicht über Ihre Prozesse und Dokumente als bisher. Sicherlich ist das Arbeiten pro Abteilung besser und strukturierter. Der Sinn, Unternehmensprozesse zu optimieren und Kosten und Arbeitszeit zu sparen, wird aber nicht erreicht. Auch der Sinn des Risikomanagements, was eine ganz zentrale Anforderung in jedem Unternehmen sein sollte, ist nicht erfüllt. Denken Sie an gesetzliche Vorgaben und Regularien die eingehalten werden müssen – liegen Sie im Vertrag in der Schublade oder im Ordner beim Projektmanager können sie leicht in Vergessenheit geraten.

Wir sagen: Vertragsmanagement geht auch im gesamten Unternehmen!

Mit einer ECM-Plattform als Basis und darauf aufbauend der Lösung für das Vertragsmanagement. Die Lösung bildet dabei direkt von Anfang an alle wesentlichen Prozesse ab, die ein Vertrag in seinem Leben durchläuft: Vorlagenerstellung und -verwaltung, Freigabeprozesse, Co-Authoring, elektronische Unterschriften, Verwaltung von Meilensteinen und Fristen, das Einhalten von (gesetzlichen) Vorgaben und vielem Mehr.

Synergieeffekte werden perfekt genutzt. Dokumente sind nur einmal vorhanden, die Ansichten und möglichen Zusammenhänge können aber vielfach genutzt werden. Viele Inhalte in Verträgen sind für unterschiedliche Personen relevant: Ansprechpartner und Anschrift für die Buchhaltung, Inhalte für den Projektmanager, die Geschäftsleitung möchte den Überblick haben, die Rechtsabteilung braucht Fristen und Termine. Über eine Berechtigungsstruktur ist jederzeit sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf relevante und vor allen Dingen auch die richtigen Inhalte haben.

Der nette Nebeneffekt: dieses Umdenken hin zum Plattformgedanken entspricht voll und ganz den Trends der Zukunft.

Die Basis: das ECM-System als Plattform mit modularen intelligenten Lösungen

Eine Plattform für alle Ansprüche im Unternehmen; Es wird keine Datensilos mehr geben, das Zusammenspiel von Informationen und Dokumenten im gesamten Unternehmen wird optimiert und Ihre Geschäftsrisiken minimiert.


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Mit der ersten Installation der ECM-Plattform M-Files erhalten Sie direkt alle grundlegenden Dokumenten-Management-Funktionalitäten, die ein gutes ECM-System heutzutage haben muss. Darauf aufbauend arbeitet M-Files intelligent: es bedient sich einem völlig anderen Ansatz als bisherige ECM-Systeme. Für M-Files ist es nicht relevant, wo die Daten und Informationen abgelegt sind, sondern was die Daten und Informationen sind. Anhand der Metadaten erkennt und strukturiert sich M-Files je nach Anfrage und Aufgabe die Daten und liefert die Ergebnisse. Durch die Funktion IML (Intelligent Metadata Layer) ist M-Files in der Lage, auf bereits im Unternehmen bestehende Systeme zuzugreifen, gesuchte Informationen und Daten zu finden, diese anzuzeigen und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Eine aufwändige Migration aller bis zu diesem Zeitpunkt bestehenden Daten ist nicht nötig.

Die Lösungen für den Arbeitsalltag stehen dem in nichts nach:

Nahezu alle Unternehmensanforderungen stehen als vorkonfigurierte Lösung zur Verfügung – individuell kann immer erweitert und angepasst werden.

Der Clou dabei: alle Dokumente, Daten und Informationen liegen im ECM-System M-Files als Plattform. Von dieser Plattform wiederum bedienen sich die einzelnen Lösungen und arbeiten dort auch wieder rein.

Zukunftssicher, intelligent, flexibel und aus einer Hand

Der Ansatz, eine Plattform als Basis zu verwenden und darauf modular aufzubauen ist flexibel und zukunftssicher zugleich.

Die Erweiterung in M-Files auf andere Lösungen hin ist spielend leicht: aktuell gibt es für unzählige Unternehmensanforderungen bereits entsprechend vorbereitete Lösungen. Die Personalakte, Lösungen für das Qualitätsmanagement, die digitale Bauakte, Lösungen für den Rechnungseingang, Forschung und Entwicklungs-Lösungen sind nur einige davon.

Zukunftssicher, weil das ECM-System als Basis funktioniert und mit den Lösungen und Ansprüchen in Ihrem Unternehmen ganz in Ihrem Tempo wachsen kann – das Unternehmen M-Files ist immer dem Puls der Zeit einen Schritt voraus. Ganz die Ansprüche der Technologie Trends erfüllend, arbeitet M-Files auf Basis von Best Practices angereichert mit viel Forschung und Entwicklung, was Unternehmen morgen im Arbeitsalltag brauchen.

Zentral gesteuert ist mit M-Files trotz allem ein Arbeiten offline möglich – beim nächsten einloggen im Netz werden die bearbeiteten Daten einfach direkt ins System übertragen. Haben Sie unterwegs also mal keine stabile Internetverbindung, stört dies Ihren Arbeitsalltag nicht mehr!


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Die 360° Sicht, die M-Files anbietet, zeigt Ihnen nicht nur die direkt gesuchten Dokumente und Informationen an, sondern M-Files denkt für Sie weiter: so werden auch alle begleitenden Dokumente in Ihrer Suche angezeigt, die für Ihre Anfrage relevant sein könnten. Der gesuchte Vertrag wird also direkt in Zusammenhang mit dem Dokument für das Projekt, den Stundenzetteln, der Adresse des Ansprechpartners, der Firma usw. auf Ihrem Bildschirm erscheinen.

Das Marktforschungsinstitut Gartner prognostizierte für 2018: die Trends gehen unter anderem hin zur Arbeit mit künstlicher Intelligenz und intelligenten Produkten und der Möglichkeit der dezentralen Datenverarbeitung, weil eine stabile Datenverbindung noch immer nicht überall verfügbar ist! Und dabei gilt: „Die Top 10 der wichtigsten strategischen Technologietrends haben laut Gartner das Potenzial, ein Unternehmen und seine langfristigen Pläne erheblich zu beeinflussen“.

All dies erfüllt das ECM-System von M-Files mit seinen modular erweiterbaren Lösungen.

Denken wir also nicht mehr in Inseln, die für sich stehen, sondern denken wir an Vernetzung – an intelligente Produkte und Lösungen für Unternehmen. So denken wir im Sinne der Technologie Trends, die uns weiterbringen und damit unser Unternehmen sichern, weil wir relevanter sind für unsere Kunden als die Unternehmen, die es nicht tun.

Sicherheit für die Zukunft – und die Insel bleibt für den Urlaub!