Technologie Trends

Das Thema Vertragsmanagement MUSS übergreifend über Funktionen, Abteilungen und Standorte perfekt funktionieren.

Für jede Abteilung eine jeweils eigene Lösung anzuschaffen ist nicht nur kostenintensiv, sondern Sie schaffen damit auch wieder Datensilos und keine bessere Übersicht über Ihre Prozesse und Dokumente als bisher. Sicherlich ist das Arbeiten in den einzelnen Abteilung besser und strukturierter. Das Ziel, Unternehmensprozesse zu optimieren und Kosten und Arbeitszeit zu sparen, wird aber nicht erreicht. Auch der Sinn des Risikomanagements, was eine ganz zentrale Anforderung in jedem Unternehmen sein sollte, ist nicht erfüllt. Denken Sie an gesetzliche Vorgaben und Regularien, die eingehalten werden müssen – liegen sie im Vertrag in der Schublade oder im Ordner beim Projektmanager können sie leicht in Vergessenheit geraten.

Wir sagen: Vertragsmanagement geht auch im gesamten Unternehmen!

Mit einer ECM-Plattform als Basis und darauf aufbauend der Lösung für das Vertragsmanagement. Die Lösung bildet dabei direkt von Anfang an alle wesentlichen Prozesse ab, die ein Vertrag in seinem Leben durchläuft: Vorlagenerstellung und -verwaltung, Freigabeprozesse, Co-Authoring, elektronische Unterschriften, Verwaltung von Meilensteinen und Fristen, das Einhalten von (gesetzlichen) Vorgaben und vielem mehr.

Synergieeffekte werden genutzt. Dokumente sind nur einmal vorhanden, können aber immer im jeweiligen Kontext genutzt werden. Viele Inhalte in Verträgen sind für unterschiedliche Personen relevant: Ansprechpartner und Anschrift für die Buchhaltung, Inhalte für den Projektmanager, die Geschäftsleitung möchte den Überblick haben, die Rechtsabteilung braucht Fristen und Termine. Über eine Berechtigungsstruktur ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf relevante und vor allen Dingen auch die richtigen Inhalte haben.

Der nette Nebeneffekt: dieses Umdenken hin zum Plattformgedanken entspricht voll und ganz den Trends der Zukunft. Und eine Plattform lässt sich flexibel um weitere modulare und intelligente Lösungen erweitern. Datensilos werden aufgelöst, das Zusammenspiel von Informationen und Dokumenten im gesamten Unternehmen wird optimiert und Geschäftsrisiken minimiert.

Und zukunftssicher, weil das ECM-System als Basis funktioniert und mit den Lösungen und Ansprüchen in Ihrem Unternehmen ganz in Ihrem Tempo wachsen kann.

Das Marktforschungsinstitut Gartner prognostizierte für das laufende Jahr 2021: die Trends gehen unter anderem dahin, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen und ihm das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Dazu kommen die beiden Trends Standortunabhängigkeit und eine resiliente Auslieferung der Produkte bzw. Dienstleistungen (Quelle: https://www.gartner.com/smarterwithgartner/gartner-top-strategic-technology-trends-for-2021/).

Denken wir also nicht mehr in Inseln, die für sich stehen, sondern denken wir an Vernetzung – an intelligente Produkte und Lösungen für Unternehmen. So denken wir im Sinne der Technologie Trends, die uns weiterbringen und damit unser Unternehmen sichern, weil wir relevanter sind für unsere Kunden als die Unternehmen, die es nicht tun.

Sicherheit für die Zukunft – und die Insel bleibt für den Urlaub!