Stimmt das?

Mythen zur digitalen Personalakte

Veröffentlicht am: 30. August 2021 – wird kontinuierlich fortgeführt

Ist die digitale Personalakte wirklich sicher? Auch in der Cloud? Und sind die dort gespeicherten Daten vor ungewolltem Zugriff geschützt? Wir haben uns einige Mythen rund um die digitale Personalakte vorgenommen und gefragt: Stimmt das?

Die digitale Personalakte – ist die Sicherheit unserer Daten garantiert?

Die Sicherheit der eigenen Daten ebenso wie die der MitarbeiterInnen, KundInnen und GeschäftspartnerInnen ist im Fokus des heutigen Arbeitsalltags. Der Datenschutz wird vor allem in der Personalabteilung großgeschrieben, denn hier gehen tagtäglich personenbezogene Daten und Dokumente ein und aus. Dabei sind gesetzliche Regularien wie zum Beispiel die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, zu beachten.

Alle Daten, die in einer digitalen Personalakte abgelegt werden, sind doppelt sicher. Zum einen sind alle Daten durch individuell vergebene Zugriffsrechte vor den Blicken nicht autorisierter MitarbeiterInnen geschützt. NutzerInnen mit Administrationsrechten können jederzeit definieren, wer welche Akten und Inhalte lesen und bearbeiten darf. Zum anderen schützt die digitale Version einer Akte vor dem Verlust von Daten und Dokumenten. Es kommt nicht gerade selten vor, dass Papierakten verlegt werden und wichtige Dokumente verloren gehen. Zusätzlich sind sie nicht vor unerwarteten Risiken wie einem Wasserschaden oder Brand geschützt. Durch die digitalen Akten gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Denn selbst wenn Daten verloren gehen sollten, sorgt ein Backup-System dafür, dass alle Informationen wiederhergestellt werden können.

Wie sicher ist eine cloudbasierte Personalakte?

Bei einer cloudbasierten Personalakte werden alle Daten nicht auf den eigenen Servern, sondern auf denen eines externen Anbieters gespeichert. Um auf die Daten zugreifen zu können benötigt man ein internetfähiges Endgerät, egal ob Computer, Tablet oder Smartphone, und eine stabile Internetverbindung. Die Daten sind so von überall aus und geräteunabhängig abrufbar.  

Das alles klingt im ersten Moment vorteilhaft, gerade in Zeiten von Homeoffice und verteilten Unternehmens-Standorten, aber sind wirklich alle Daten bei einem Drittanbieter genauso sicher, wie im unternehmensinternen Datenspeicher? Grundsätzlich gilt: Haben Sie den richtigen Anbieter gewählt, sind Ihre Daten sicher! Denn in den meisten Fällen haftet der Cloud-Anbieter für die bei ihm gespeicherten Daten.

In den vergangenen Jahren gab es immer mal wieder Kritik an der Cloudanbietern und immer ging es um das gleiche Thema: den Datenschutz! Kein Wunder, denn Unternehmen, die eine Cloudanwendung nutzen, geben ihre Daten an Dritte weiter, wenn auch „nur“ zur Speicherung – ein sensibles Thema. Und die Datenschutzrichtlinien der Cloudanbieter sind individuell. Deshalb ist es wichtig, dass sich Unternehmen bei der Anbieterwahl immer die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen genauestens durchlesen. Besonders bei Anbietern, deren Serverstandorte außerhalb der EU sind, ist Vorsicht geboten, denn hier gelten meist die Datenschutz-Richtlinien der entsprechenden Länder.

Fazit

Auch die cloudbasierte Personalakte bietet Ihnen viele Vorteile, jedoch sollten Sie den Cloud-Anbieter vor Vertragsabschluss genau unter die Lupe nehmen. Entsprechen die Versprechungen des Anbieters Ihren Erwartungen? Besonders bei Themen wie Datenschutz und -sicherheit sollten Sie niemals Abstriche machen.

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