Stimmt das?
Mythen zur Eingangsrechnungsverarbeitung
Veröffentlicht am: 22. Juni 2021 – wird kontinuierlich fortgeführt
Es gibt viele Gerüchte rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung. Wir haben uns einige davon vorgenommen, sie analysiert und auf ihren Wahrheitsgrad geprüft. Herzlich Willkommen zu unserer Reihe „Stimmt das?“!
Man benötigt keine automatisierten Prozesse
Das Totschlagargument vieler Skeptiker der Digitalisierung ist: „Wir haben das schon immer so gemacht und es funktioniert. Wieso sollten wir es dann ändern? Nur um sagen zu können, dass wir „auch“ digital arbeiten?“ Natürlich stehen Prozesse, die auf den ersten Blick funktionieren und gut in die Abläufe des Unternehmens integriert sind, weniger im Fokus, wenn es um Anpassungsmaßnahmen geht. Doch vor allem die Eingangsrechnungsverarbeitung sollte hinterfragt werden. Warum? Ganz einfach: Im Rechnungswesen passiert momentan viel. Rechnungen werden nicht mehr nur in Papierform per Post versendet und seit 2018 ist die Annahme elektronischer Rechnungen auch für die obersten Bundesbehörden gesetzlich vorgeschrieben. Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Rechnungen somit in elektronischer Form schreiben und da schließen sich viele andere Unternehmen an. Es halten neue digitale Rechnungsformate Einzug in die Welt des Rechnungswesens, immer mehr Rechnungen und das Mahnwesen erfahren erste Schritte der Automatisierung. Das Rechnungswesen wird digitaler, das ist nicht zu verleugnen. Wieso also sollten wir es uns schwer machen und elektronisch erstellte Rechnungen auf Papier ausdrucken, um sie dann manuell bearbeiten zu können? Viel einfacher ist es, den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung digital zu gestalten und von allen damit einhergehenden Vorteilen zu profitieren!
Mit einer digitalen Lösung können Sie den gesamten Prozess automatisieren. Vom Erfassen der Rechnung, über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung – mit einer Komplettlösung sind alle Schritte der Eingangsrechnungsverarbeitung abgedeckt! Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen erheblich, Zahlungsfristen können besser eingehalten werden, Mahnung werden vermieden und Skontoerlöse maximiert. Währenddessen behält die Finanzbuchhaltung natürlich trotzdem die vollständige Kontrolle über alle Schritte.
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Die manuelle Bearbeitung ist doch schnell genug
Stimmt das? Die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ist schnell genug – lange Erfahrung und Übung zeichnet sich doch aus.
Falsch! Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ist um einiges schneller als die manuelle Vorgehensweise. Und dabei hat sie sogar noch eine geringere Fehlerquote! Klingt zu schön, um wahr zu sein, oder? Ist es aber nicht.
Elektronische Rechnungen sind jetzt Pflicht
Stimmt das? Papier ist im Rechnungswesen out, denn die elektronische Rechnung ist ja sowieso für jeden Pflicht. Das ist nur teilweise korrekt. Zwar werden Rechnungen durch die Digitalisierung immer seltener als Papierdokument erstellt, jedoch ist die E-Rechnung noch nicht für jeden verpflichtend.
Fehler in automatisierten Prozessen sind fatal
Stimmt das? Bei automatisierten Prozessen passieren Fehler, die nicht behoben werden können, weil niemand eingreifen kann. Das ist FALSCH! Zum einen ist die Fehlerquote bei automatisierten Prozessen viel geringer als bei einer manuellen Vorgehensweise und zum anderen liegt die Kontrolle immer beim Menschen. Sie können die Schritte immer manuell kontrollieren und jeder Bearbeitungsschritt bleibt nachvollziehbar. Hier besteht also kein Grund zur Sorge.
Originaldokumente in Papierform dürfen nicht vernichtet werden
In Zeiten der digitalen Rechnungsstellung wird die Einhaltung von Gesetzen wie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) wichtiger denn je. Damit einher geht die Anforderung, die Aufbewahrung wichtiger Dokumente wie eigehende Rechnungen einzuhalten. Damit kommen wir zu unserem Mythos, dass Originaldokumente in Papierform nicht vernichtet werden dürfen.
§ 257 des Handelsgesetzbuches beschäftigt sich mit der Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen. Art. 3 besagt, dass alle Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, auch auf Bild- oder Datenträgern gespeichert werden dürfen. Hierbei muss gewährleistet sein, dass alle Daten ohne Veränderung wiedergegeben werden können.
Das bedeutet, dass alle Dokumente in Papierform vernichtet werden dürfen, solange sie in unveränderbarer Form auf einem digitalen Datenträger gespeichert sind. Ein ECM, das die Revisionssicherheit garantiert, eignet sich perfekt als solcher „Datenträger“. Es gewährleistet neben der Sicherheit der Daten auch die Transparenz durch die Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
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