Stimmt das?
Mythen zum Dokumentenmanagement
Veröffentlicht am: 14. Januar 2022 – wird kontinuierlich fortgeführt
Es gibt mittlerweile viele digitale Lösungen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und Ihre Produktivität und Zufriedenheit zu steigern. Ihre Arbeit wird besser und Sie glücklicher – das klingt doch zu schön, um wahr zu sein. Es ist aber wahr!
Mythos: Ein DMS ist doch nur eine Archivierhilfe
Nehmen wir das Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, als Beispiel. Viele Menschen sind der Meinung, es sei nur zur digitalen Archivierung gut. Wir können Ihnen garantieren: es ist viel mehr als nur das!
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagement, kurz DMS genannt, ist eine Software, die Unternehmen bei der elektronischen Verwaltung von Dokumenten unterstützt. Der Ausgangspunkt: Sie digitalisieren papierbasierte Dokumente oder laden bereits digitale Dokumente hoch und können Sie mit einer Software nun ganz einfach archivieren und wiederfinden, sowie bearbeiten und verwalten. Ein DMS ist zu viel mehr im Stande als nur zu archivieren. Zu was? Das zeigen wir Ihnen jetzt:
Kosten und Zeit
Durch ein einheitliches Ablagesystem sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Sie benötigen keine großen Papierarchive mehr und können sich von langen Suchprozessen verabschieden. Chaos? Fehlanzeige, denn mit einem DMS läuft alles schnell und geordnet ab. Ihre Arbeit wird zuverlässiger, schneller und kostengünstiger – was wollen Sie mehr?
Compliance
Zum Beispiel kümmert sich ein Dokumentenmanagementsystem um die Regelkonformität Ihrer Arbeit. Werden all Ihre Dokumente sicher abgelegt? Halten Sie alle Aufbewahrungs- und Löschfristen ein? Und erfüllen Sie sonst alle gesetzlichen Vorgaben, die Ihr Unternehmen betreffen? Diese Fragen müssen Sie sich mit einem DMS nicht mehr stellen, denn all das erledigt nun das System für Sie.
Durch eine individuelle Rechtevergabe werden Ihre sensiblen Daten verlässlich vor unbefugten Zugriffen geschützt. Die Erinnerungsfunktion hilft Ihnen dabei, alle Fristen einhalten zu können.
Entlastung Ihrer MitarbeiterInnen
Mit einem DMS können Sie Ihre Mitarbeitenden entlasten und somit deren Zufriedenheit und Produktivität um einiges steigern. Die Software kann monotone Aufgaben wie die Erstellung von neuen Dokumenten übernehmen, indem Vorlagen angefertigt werden, sodass die Arbeitszeit viel wertschöpfenderen Aufgaben gewidmet werden kann.
Durch die Vermeidung von monotonen Aufgaben und die Vereinfachung aller übrigen Tätigkeiten wird die Arbeit nicht nur schneller und effizienter, sondern Ihre MitarbeiterInnen auch noch glücklicher. Ein DMS ermöglicht Ihnen also eine einfache Win-win-Situation in allen Belangen.
Fazit
Zum Beispiel kümmert sich ein Dokumentenmanagementsystem um die Regelkonformität Ihrer Arbeit. Werden all Ihre Dokumente sicher abgelegt? Halten Sie alle Aufbewahrungs- und Löschfristen ein? Und erfüllen Sie sonst alle gesetzlichen Vorgaben, die Ihr Unternehmen betreffen? Diese Fragen müssen Sie sich mit einem DMS nicht mehr stellen, denn all das erledigt nun das System für Sie.
Durch eine individuelle Rechtevergabe werden Ihre sensiblen Daten verlässlich vor unbefugten Zugriffen geschützt. Die Erinnerungsfunktion hilft Ihnen dabei, alle Fristen einhalten zu können.
Ein DMS ist wie ein Papierhaufen
Stimmt das? Ein Dokumentenmanagementsystem ist wie ein Papierhaufen – Sie suchen lange und finden nichts! Wir können garantieren: das ist falsch. Ganz im Gegenteil: ein DMS verkürzt Suchprozesse sogar, sodass Sie mit nur wenigen Klicks alle benötigten Dokumente finden.
Die Umstellung ist super aufwändig
Stimmt das? Die Einführungsphase für ein Dokumentenmanagementsystem ist viel zu aufwändig und alle Arbeitsprozesse müssen mühsam neu erlernt werden. Wir können Ihnen versichern, dass das falsch ist. Zwar müssen Sie einiges an Zeit und Arbeit in die Einführung eines DMS stecken, doch mit einer guten Planung bleibt all das sehr überschaubar. Wir sind der Meinung: Jede Minute und jeder Cent sind es wert! Und mit der richtigen Vorgehensweise ist die Umstellung gar nicht schwer.
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