Die sinnhafte Vergabe von Metadaten
Veröffentlicht am: 23.05.2022
Der Begriff Metadaten sollte Ihnen vor allem dann geläufig sein, wenn Sie bereits mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) arbeiten. Wenn dies nicht der Fall ist oder wenn Sie Ihr Wissen rund um „Metadaten“ auffrischen wollen, sind Sie hier genau richtig. Denn in diesem Artikel haben wir nicht nur die Basics für Sie, wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Metadaten richtig nutzen können, um Ihre Daten und Dokumente sinnhaft zu strukturieren.
Die Basics – Was sind Metadaten?
Das Präfix Meta stammt aus dem Griechischen und beschreibt etwas Umfassendes oder Transzendierendes. In der Informationstechnik (IT) wird es genutzt, um Beschreibung für etwas zu benennen. Metadaten machen also nichts anderes als Daten zu beschreiben. Mit Daten sind hier keinesfalls nur Dokumente gemeint. Auch Bilder, Videos, Audios und sogar Webseiten haben Metadaten.
Metadaten von Webseiten werden Meta-Tags genannt. Sie enthalten inhaltsbeschreibende Informationen und vermitteln so, welche Themen auf den Webseiten angesprochen werden. Besonders relevant sind diese Metadaten für Suchmaschinen, denn sie bestimmen mit, bei welcher Suchanfrage die Seite angezeigt wird.
Bei der Definition von Metadaten werden die verschiedenen Kategorien anhand ihrer Funktionen unterschieden.
Mit administrativen Metadaten können Zugriffsrechte verwaltet werden. Schnell und einfach kann auf Basis der Metadaten bestimmt werden, wer das Dokument lesen, bearbeiten und löschen darf. Aber auch Termine wie Archivierungs- und Löschungsfristen können mit Metadaten im Auge behalten und sogar automatisiert eingehalten werden.
Die beschreibenden Metadaten können einfach automatisiert vergeben werden, denn sie umfassen alle bibliografischen Daten wie Erstellungsdatum und Titel und inhaltliche Keywords. Letztere lassen sich beispielsweise durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die den Inhalt analysiert und die passenden Metadaten vorschlägt, vergeben. Der/die NutzerIn kann dann entscheiden, welche vorgeschlagenen Metadaten übernommen werden sollen.
Strukturelle Metadaten setzen Daten und Objekte in Beziehung und geben an, in welcher Reihenfolge die einzelnen Elemente im Kontext zu sehen sind. Beispielsweise besteht ein Hörbuch aus vielen verschiedenen Kapiteln. Die strukturellen Metadaten geben an, in welcher Reihenfolge die Kapitel abgespielt werden müssen, um das gesamte Buch hören und verstehen zu können.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns vor allem auf die Metadaten von Dokumenten.
Die gängigsten Metadaten Ihrer Dokumente finden Sie in den Dokumenteneigenschaften. Dazu zählen beispielsweise Erstellungsdatum, Dateigröße, Änderungsdatum, AutorIn und Titel. Sie werden automatisiert bei der Erstellung, Änderung und Löschung eines Dokuments vergeben. Metadaten können aber auch (zusätzlich) manuell und somit detaillierter vergeben werden. So können Sie selbst entscheiden, welche Informationen das jeweilige Dokument bestmöglich beschreiben.
Egal bei welcher Vorgehensweise gilt: Je genauer und strukturierter die Vergabe von Metadaten, desto hilfreicher sind sie bei der Verwaltung Ihrer Dokumente.
Wie können Sie die Verwendung von Metadaten zu Ihrem Vorteil nutzen?
Sie suchen die Dokumente auf Ihrem Rechner noch ganz klassisch in einer vorgegebenen Ordnerstruktur? Dann sind Sie noch lange nicht auf dem neusten Stand. Statt sich durch die verschiedenen Ordner zu klicken, um das gesuchte Dokument zu finden, können Sie jedem Dokument Metadaten zuweisen und es anhand dieser schnell und einfach finden. Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Wieso mit Metadaten suchen, wenn ich weiß, wo meine Dokumente abgelegt sind? Ganz einfach: Oft reicht es nicht, zu wissen, wo das Dokument abgelegt sein könnte, denn was passiert, wenn Sie nicht wissen, unter welchem Namen das Dokument abgelegt wurde? Oder das Dokument versehentlich in einem falschen Ordner abgelegt wurde? Und was ist, wenn Ihre KollegInnen andere Ablagestrukturen haben und Sie sich gar nicht mehr zurechtfinden? Oder mehrere Kopien eines Dokuments an verschiedenen Orten abgespeichert wurden und Sie nicht mehr nachvollziehen können, welches das Richtige ist? Dann ärgern Sie sich vermutlich, dass Sie die Metadaten Ihrer Dokumente nicht zu Ihrem Vorteil genutzt haben. Denn mit der Suche auf Basis von Metadaten behalten Sie auch bei größeren Datenmengen immer den Überblick, arbeiten schneller und genauer und schaffen Fehler bei der Ablage aus der Welt. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen jetzt!
Vorab ist es wichtig zu wissen, dass alle Mitarbeitenden bei der Vergabe von Metadaten miteinbezogen und detailliert zum Umgang mit ihnen geschult werden sollten. Denn die Vorteile von Metadaten haben Sie nur dann, wenn Sie und Ihre KollegInnen sich einheitlich an die Grundordnung der Metadatenvergabe halten.
Schritt 1: Definieren Sie eine Ordnung
Um Metadaten sinnvoll vergeben zu können, ist es wichtig, eine logische Ordnung festzulegen, nach der die Metadaten vergeben werden. Wie mit Ihren Ordnern sollten Sie sich also genau überlegen, welches Dokument mit Hilfe welcher Metadaten zu finden sein sollte. Um das herauszufinden, sollten Sie sich genau bei Ihrer Arbeit beobachten und folgende Fragen beantworten:
- Lassen sich die Dokumente, mit denen Sie arbeiten, in verschiedenen Kategorien einteilen?
- Gibt es ein Schema, nach dem die Dokumente benannt werden?
- Wo und wie würden Sie nach dem gesuchten Dokument als erstes suchen?
Diese Frage hilft Ihnen dabei, nachvollziehen zu können, nach welchen Metadaten Ihre KollegInnen Dokumente suchen. Mit diesem Wissen können Sie bei der Vergabe ebenfalls Metadaten miteinbeziehen, an die Sie im ersten Moment vielleicht gar nicht gedacht haben und erleichtern damit Ihren KollegInnen die Arbeit immens.
- Welche Dokumenteneigenschaften sind bei der Suche relevant und sollten auf den ersten Blick erkennbar sein?
Schritt 2: Erstellen Sie einen Katalog mit allen Metadaten
Dieser Katalog sollte alle Metadaten beinhalten, die im Unternehmen verwendet werden. Er dient dazu, zu jeder Zeit eine Übersicht über die Grundordnung aller Metadaten zu haben. So ist eine schnelle Prüfung, ob bestimmte Metadaten bereits existieren und wo noch Optimierungsbedarf herrscht, möglich. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden bei der Erstellung dieses Katalogs miteinbezogen werden, da jede/r seine/ihre eigene Arbeitsweise und Ablagestruktur hat.
Vorsicht! Metadaten dürfen sich nicht doppeln. Haben Sie beispielsweise „Kundennummer“ in Ihrem Katalog und ein/e KollegIn fügt zusätzlich „Kundennr.“ hinzu, müssten in Zukunft alle bei der Suche nach einem Inhalt auf Basis einer Kundennummer beide Metadaten angeben. Vergessen Sie das, werden Ihnen nicht alle Dokumente angezeigt und es kann sein, dass Sie die gesuchte Datei nicht finden. Also werden die Suchprozesse länger, die Motivation nimmt ab und die Qualität der Arbeit sinkt! Wie Sie das vermeiden, das erfahren Sie in Schritt 3.
Schritt 3: Pflegen und aktualisieren Sie Ihre Metadaten regelmäßig
Die Menge an Daten innerhalb eines Unternehmens wächst stätig. Jeden Tag können neue Dokumente hinzugefügt oder gelöscht werden – und so ist es auch bei Metadaten. Es kann tagtäglich passieren, dass eine neue Art von Dokument erstellt wird, zu dem es noch keine passenden Metadaten gibt. Deshalb ist es wichtig, den bestehenden Katalog flexibel zu halten und regelmäßig zu aktualisieren. Denn denken Sie immer daran: Je strukturierter der Metadaten-Katalog, umso schneller die Suchprozesse.
Sie sollten dabei jedoch vermeiden, dass jede/r NutzerIn unkontrolliert Metadaten hinzufügen kann. Wir empfehlen Ihnen eine/n Verantwortliche/n zu definieren, der/die das Gesamtkonzept im Blick behält und prüft, wo neue Metadaten eine sinnvolle Erweiterung darstellen.
Fazit
Wir können aus eigener Erfahrung sagen: Metadaten erleichtern den Arbeitsalltag immens. Die Verwendung von Metadaten ist vor allem kombiniert mit der Nutzung eines ECM oder DMS hilfreich, denn beide Systeme haben das Ziel, die Verwaltung von Daten und Dokumenten zu erleichtern. Mit Metadaten haben Sie eine unternehmensinterne Methodik, Daten und Dokumente so abzulegen, dass sie schnell und einfach gefunden und weiterbearbeitet werden können, ohne dass Sie sich stundenlang durch Ordnerstrukturen klicken müssen.
Möchten auch Sie Ihre Ablagestrukturen verbessern und die Suchprozesse in Ihrem Unternehmen schneller und einfacher gestalten? Dann kontaktieren Sie uns gerne zu jeder Zeit. Wir helfen Ihnen weiter!