Intelligente Prozessautomatisierung

Mit Robotergesteuerter Prozessautomatisierung - RPA

Mehr Produktivität. Weniger Routineaufgaben.

In nahezu jeder Fabrik übernehmen heutzutage Roboter einen großen Teil der Arbeit. Warum nicht auch in modernen Büros?

Egal ob im Kundenservice oder im Backoffice: arbeitsintensive Prozesse sind allgegenwärtig. Und ein durchschnittlicher Mitarbeitender beschäftigt sich nur rund 40% seiner Arbeitszeit mit dem, wofür er oder sie eigentlich eingestellt wurde. Die restliche Zeit geht für eintönige Fleißarbeit und sich wiederholenden Aufgaben drauf, die aber ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg sind.

Robotic Process Automation, kurz RPA oder auf Deutsch robotergesteuerte Prozessoptimierung, steht für die automatische Bearbeitung strukturierter Aufgaben durch Software-Bots. Diese bearbeiten standardisierte Prozesse automatisiert und übernehmen so selbstständig wiederkehrende Routinearbeiten. So haben Ihre MitarbeiterInnen in allen Abteilungen – von der Kundenbetreuung, über die Personalabteilung bis hin zum Backoffice – wieder Zeit für wertvollere Aufgaben. Nebenbei reduzieren Sie noch Ihre Kosten und die Fehlerquote!

Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von monotoner und repetitiver Arbeit und investieren Sie in RPA. Dabei bieten wir Ihnen die volle Bandbreite an Software: von der Analyse Ihrer Prozesse, damit Sie die richtigen Prozesse für eine Automatisierung identifizieren können, über unbeaufsichtigte bis hin zur beaufsichtigten Prozessautomatisierung bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand. Doch was bedeutet der Einsatz von Software-Bots für Sie?

  • Erhöhter Durchsatz: Software-Bots sind 4-5 Mal schneller als Menschen und arbeiten rund um die Uhr.
  • Sicherstellen der Compliance: Software-Bots arbeiten mit einer 100%igen Genauigkeit.
  • Geringere Kosten: Dank schneller Bearbeitung und höchster Genauigkeit erzielen Sie einen hohen Return-on-Investment.
  • Zufriedenere Mitarbeiter: Denn diese können sich wieder auf wertvollere Arbeit konzentrieren, statt auf eintönige Fleißarbeit.
  • Einfach zu skalieren: Wenn Ihr Bedarf an Software-Bots wächst, können Sie flexibel weitere Bots hinzufügen.

RPA lässt sich überall einsetzen

Robotergesteuerte Prozessoptimierung kann in allen Prozessen angewandt werden, bei denen es klare Regeln und  Handlungsanweisungen gibt. Das können repetitive Aufgaben wie Dateien und Informationen verschieben, kopieren und einfügen sein. Software-Roboter können aber auch Formulare ausfüllen und strukturierte und halbstrukturierte Daten aus Dokumenten extrahieren.

Typische Anwendungsfälle von RPA sind die Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen, die Übertragung von Daten, Änderungen von Stammdaten, Formulareingaben, Datenpflege, Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen, Beschwerde-Management oder die Antragsbearbeitung. Eine ausführlichere Ausführung der Anwendungsfälle finden Sie hier.

Wie funktioniert RPA?

Der Software Roboter verbindet sich mit allen Systemen Ihrer IT-Landschaft – beispielsweise mit Programmen von SAP, Oracle, Salesforce – liest die dort abgelegten Daten, kann diese sammeln, bearbeiten oder neue Daten hinzufügen.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Software-Robotern: unbeaufsichtigte und beaufsichtigte. Unbeaufsichtigte Software-Bots führen ihre Aufgaben selbstständig im Hintergrund aus, wie beispielsweise die Überführung von Daten aus ausgefüllten Formularen in die verschiedenen nachgelagerten Systeme. Beaufsichtigte Software-Roboter unterstützen die NutzerInnen in Echtzeit. Er hilft zum Beispiel bei der telefonischen Kundenbetreuung. Wenn der Mitarbeitende in einem Gespräch mit dem Kunden auf die Daten in verschiedenen Anwendungen zugreifen und dabei zwischen den Systemen wechseln müsste, zeigt der Software-Bot alle Daten zu dem Kunden aus allen Systemen gesammelt an. Der Mitarbeitende kann sich so voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren.

Mögliche Anwendungsbereiche einer RPA-Lösung

Heutzutage ist nahezu jeder Mensch immer und überall online. Somit verlagert sich die Kommunikation weiter in das Internet. Und das betrifft auch die Kommunikation von Kunden mit Unternehmen – mit direkten Konsequenzen für den Kundenservice: die Anzahl der Kundenkontakte nimmt zu und gleichzeitig steigt die Erwartung, innerhalb von Sekunden eine Reaktion zu erhalten.

Diese Kundenanfragen lassen sich in zwei Kategorien aufteilen: den einfachen Anliegen und den komplexeren Fragestellungen. Einfache, standardisierte und immer wieder auftretenden Kundenanfragen können mit einem digitalen Assistenten besonders schnell bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit nachhaltig steigert. Durch die automatische Bearbeitung von einfachen Anliegen haben Mitarbeiter im Kundensupport mehr Zeit für komplexe Anliegen und können diese mit einer persönlichen Beratung lösen.

Mit RPA lassen sich für einen erfolgreichen Kundenservice folgende Handlungsfelder optimieren: Identifizierung und Reduktion unnötiger Kundenanfragen, automatische Bearbeitung von Standardanfragen (z.B. durch Chatbots oder Selfservice-Angebote), Unterstützung und Ausgestaltung der persönlichen Kundenbetreuung (z.B. durch automatisches Ausfüllen von Formularen), optimale Nutzung der Kundendaten zur besseren Betreuung in Kundengesprächen.

Bei einem Kunden, Lieferanten und Partnern ändert sich immer mal wieder etwas: Ansprechpartner, Umsatzsteuer-ID oder auch die Anschrift. Und nicht immer wird man direkt über solche Änderungen informiert. Gerade Prozesse zur regelmäßigen Überprüfung der Stammdaten eines Unternehmens sind mit einem hohen personellen Aufwand verbunden. Doch RPA-Lösungen ermöglichen Ihnen, Ihre Stammdaten regelmäßig auf die Richtigkeit zu prüfen und auf den aktuellen Stand zu bringen. Der Software-Roboter vergleicht die vorhandenen Daten zu festgelegten Zeiten mit internen und externen Datenquellen und aktualisiert diese, falls nötig, ganz automatisch. Bei Unstimmigkeiten stößt er einen Workflow zur Überprüfung an. So haben Sie eine optimale Datenqualität und verschicken keine Rechnung mehr an die falsche Adresse.

RPA-Anwendungen sind nicht lediglich zur Automatisierung von Prozessen geeignet. Ob bei der Recherche über einen neuen Kunden, einen neuen Lieferanten, einen Geschäftspartner oder auch neue Richtlinien: RPA unterstützt Sie auch bei der Suche und Aufbereitung aller Daten unabhängig der Informationsquellen. Ob im Internet oder in den vorhandenen Datenbanken, der Software-Bot durchsucht alle Systeme und bereitet die gefundenen Daten zur weiteren Verarbeitung auf. So sparen Sie viel Zeit bei der Recherche und können direkt mit der Analyse beginnen!

Und auch die Pflege der bereits vorhandenen Daten sind für Software-Bots kein Problem. Er identifiziert Daten-Dubletten, führt Informationen aus verschiedenen Systemen zentral zusammen und verknüpft so Teilinformationen zu einer Gesamtinformation.

Für gewöhnlich ist der Bestellprozess ein standardisierter Vorgang: die Bestellbestätigung wird verschickt, darauf folgt eine Zahlungsaufforderung, der Lieferschein wird gedruckt, die Rechnung erstellt und abschließend erfolgt der Versand an den Kunden. Alle diese Schritte lassen sich durch den Einsatz von RPA automatisieren. So vermeiden Sie auch Tippfehler und Fehler durch nicht gelesene E-Mails und gestalten den Bestellprozess jederzeit nachvollziehbar. Auch Statusmeldungen über den Versand und automatische Versandbenachrichtigungen können mit RPA automatisch erstellt werden. 

Auch bei dem Ausfüllen standardisierter Formulare beispielsweise im Rahmen einer Sachbearbeitung hilft ein Software-Roboter. Dabei übernimmt er die Erfassung des Kundenanliegens und bearbeitet sämtliche damit einhergehenden Formulare.

Dieses automatische Ausfüllen kann zum Beispiel bei einer Vertragskündigung durch den Kunden angewendet werden. Der Prozess wird von der Annahme der Kündigung, über die Prüfung und Durchführung komplett von einem Software-Roboter abgedeckt – sofern am Anfang ein standardisiertes Formular steht.

Mit Hilfe von RPA können Beschwerden fehlerfrei und vollumfänglich erfasst und bearbeitet werden. Eingehende Beschwerden werden analysiert und das aktuelle Beschwerdeaufkommen wird automatisch ausgewertet. Zusätzlich können sich Indikatoren über Schwächen in Ihren Prozessen oder in der Produktion ableiten lassen.

Die automatische Bearbeitung führt zu einer schnelleren Erledigung und einen sinkenden Arbeitsaufwand. Das Sammeln von Informationen aus vorliegenden Beschwerden und den dazugehörigen Dokumenten sowie der Abgleich dieser Daten mit den bestehenden Daten aus unternehmensinternen Datenbanken lässt sich automatisiert umsetzen.

Bei der Lohnbuchhaltung sind strenge steuerliche Regularien einzuhalten und Arbeitnehmer sind auf eine korrekte Abrechnung angewiesen, um am Ende den richtigen Betrag auf dem Konto zu haben und alle Pflichtabgaben den Vorschriften entsprechend getätigt zu haben.

RPA unterstützt Sie bei der fehlerfreien Abwicklung Ihrer Lohnbuchhaltung und bei Änderungen von Stammdaten wie Lohnsteuerklasse oder Freibeträgen. Auch das Übertragen der Daten aus den Zeitmanagementsystemen und die Reisekostenabrechnung werden durch RPA automatisiert. Dabei werden die Daten auf ihre Vollständigkeit, Konsistenz und auf Plausibilität geprüft.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Reduzierte Fehler

Durch den Einsatz von RPA verhindern Sie Copy & Paste Fehler und Flüchtigkeitsfehler in der Bearbeitung, die  z.B. durch Ablenkung entstehen können.

Schnelle Bearbeitung

Der Software-Roboter arbeitet 24 Stunden am Tag an 7 Tagen der Woche. Dadurch verringert sich die Durchlaufzeit der Anfragen.

Höhere Zufriedenheit

Kunden müssen nicht mehr lang auf eine Antwort warten und Mitarbeiter brauchen keine langweiligen Routinetätigkeiten mehr ausführen.

Gesteigerte Compliance

Der Roboter führt alle Handlungen konsistent und mit 100% Genauigkeit durch und protokolliert dabei alle Vorgänge.

Mehr Produktivität

Ihre Mitarbeiter haben wieder Zeit für fordernde Aufgaben, statt immer nur repetitve Tätigkeiten abzuarbeiten, und sind motivierter.

Geringere Kosten

Durch die schnelle Bearbeitung der Anfragen und die Vermeidung von Fehlern sparen Sie Zeit und somit bares Geld. 

Ergänzende Informationen

Kostenloses eBook

Entdecken Sie im eBook „RPA for Dummies“ (englisch) die Macht der robotergesteuerten Automatisierung.

Kostenloses Online-Seminar

In der Aufzeichnung unseres Online-Seminars „RPA verstehen und erfolgreich einsetzen“ zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter von monotoner Arbeit befreien und die Prozesseffizienz maximieren.

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