Das Onlinezugangsgesetz und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
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So langsam, aber sicher geht es los: Die Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen beschäftigen sich damit, ihr Angebot an Dokumenten, Daten und Informationen für BürgerInnen zu digitalisieren. Das geschieht, indem externe Prozesse – also Prozesse, an denen Dritte beteiligt sind, wie zum Beispiel der Antrag eines neuen Personalausweises – alternativ zu den bisherig papierbasierten Verfahren auch online angeboten werden. Aber bedeutet das, dass Verwaltungen und BürgerInnen aufgrund dieser Veränderung in Zukunft aufatmen können, weil wir online zum Beispiel bald einen neuen Ausweis beantragen können? Wir glauben nicht, denn wenn wir uns das Onlinezugangsgesetz, kurz OZG, anschauen, sehen wir schnell: Es umfasst lediglich die Digitalisierung der dort definierten Prozesse, die hauptsächlich die NutzerInnen der behördlichen Einrichtungen betreffen, und weniger die BürgerInnen. Aber was ist mit den internen Geschäftsprozessen? Die sollten bei dem Ganzen keineswegs auf der Strecke bleiben!
In diesem Artikel erklären wir, was das Onlinezugangsgesetz überhaupt ist, welche Veränderungen BürgerInnen erwartet und warum wir denken, dass öffentliche Verwaltungen auch mit OZG noch lange nicht digital arbeiten.
OZG – Was steckt hinter den drei Buchstaben?
Das Onlinezugangsgesetz ist am 18. August 2017 in Kraft getreten und verpflichtet den Bund, alle 16 Länder und die Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen für BürgerInnen digital anzubieten – die Rede ist hier von einem Katalog, der in Summe 575 Leistungen (auch OZG-Leistungen genannt) umfasst, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von den zuständigen Stellen digitalisiert werden müssen. Die Verantwortung liegt dabei bei unterschiedlichen Instanzen, denn die Digitalisierung der OZG-Leistungen läuft wie folgt ab:
Die OZG-Leistungen werden in die unterschiedlichen Digitalisierungsprogramme (Bund und Föderal) unterschieden.
Alle Regelungs- und Vollzugskompetenzen, die in der Verantwortung des Bunds liegen, zählen zu dem Digitalisierungsprogramm Bund, während der Rest unter das Programm Föderal fällt.
Ministerien und Länder arbeiten Hand in Hand
Die verschiedenen Länder übernehmen die Entwicklung für einen ausgewählten Themenbereich und erhalten dabei Unterstützung von dem führenden Bundesministerium. Sobald es ein Ergebnis für die Digitalisierung einer OZG-Leistung gibt, wird dieses optimiert und den anderen Ländern zur sogenannten Nachnutzung bereitgestellt, sodass eine flächendeckende Verfügbarkeit schnellstmöglich erreicht werden kann.
Diese Vorteile soll das OZG haben…
Durch das OZG soll die Zufriedenheit der BürgerInnen künftig steigen.
Die deutsche Bürokratie kann ein einziges Chaos sein – wir kennen es alle. Schauen wir uns beispielsweise mal die Vorgehensweise beim Beantragen eines neuen Personalausweises an.
Disclaimer: Natürlich muss dieser Prozess nicht in allen Bürgerbüros so ablaufen, wir haben uns hier jedoch bewusst dafür entschieden, alle Hindernisse, die aufkommen könnten, aufzuzeigen, um zu verdeutlichen, wie wichtig die Digitalisierung solcher Prozesse heutzutage ist.
Im ersten Schritt müssen Sie herausfinden, an welche Stelle Sie sich im Bürgerbüro melden müssen. Das ist natürlich in jeder Stadt oder Gemeinde unterschiedlich, sollte aber im Idealfall im Internet einsehbar sein. Falls das bei Ihnen nicht der Fall ist, müssen Sie zum Telefon greifen und im Rathaus bzw. Bürgerbüro anrufen und um Auskunft bitten. Wenn Sie die richtigen AnsprechpartnerInnen gefunden haben, gibt es mehrere Möglichkeiten: Ihr Bürgerbüro hat ein Formular hinterlegt, das Sie herunterladen, ausdrucken, ausfüllen und anschließend einreichen können, oder Sie müssen einen Termin vereinbaren, zu dem Sie gemeinsam mit der zuständigen Person den Antrag vor Ort ausfüllen und einreichen.
Nach der Einführung des OZG sollte der oben beschriebene Prozess wie folgt ablaufen: Sie suchen auf der Webseite des für Sie zuständigen Bürgerbüros nach dem Anwendungsfall (in diesem Fall: Antrag auf einen neuen Personalausweis), finden ein Formular, das Sie digital ausfüllen und unterzeichnen können und laden es anschließend entweder in einem hierfür vorgesehenen Portal hoch oder schicken es per Mail an die zuständige Stelle. Alles digital, alles ganz einfach.
Ziel des Ganzen ist es, den BürgerInnen den komplizierten Papierkram digital zur Verfügung zu stellen, ihnen damit lange Wartezeiten und nervenaufreibendes Hinterhertelefonieren zu ersparen. Als positiver Nebeneffekt sollten auch die öffentlichen Verwaltungen schneller und zuverlässiger werden, denn die Bearbeitungsdauer von Anträgen und Formularen soll so verringert werden und auch die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung sollen einfacher eingehalten werden können. Also alles Dinge, von denen beide Parteien, Behörden und BürgerInnen, profitieren können.
Die einzelnen OZG-Leistungen werden in folgende 14 Themenfelder zusammengefasst:
- Arbeit und Ruhestand
- Bauen und Wohnen
- Bildung
- Ein- und Auswanderung
- Engagement und Hobby
- Familie und Kind
- Forschung und Förderung
- Gesundheit
- Mobilität und Reisen
- Querschnitt
- Recht und Ordnung
- Steuern und Zoll
- Umwelt
- Unternehmensführung- und Entwicklung
Wie sieht es aktuell aus?
Für die finale Umsetzung dieser Digitalisierungsmaßnahme war ursprünglich das Ende des Jahres 2022 angedacht. Dieses Ziel stellte sich bei 575 OZG-Leistungen schnell als unrealistisch heraus. Deshalb konzentrieren sich Bund und Länder nun auf 35 (!) priorisierte Prozesse. Darunter unter anderem die Kfz-An- und Ummeldung und die Beantragung des Personalausweises.
Um bewerten zu können, welche OZG-Leistung inwiefern der rechtlichen Vorgaben entspricht, gibt es das sogenannte Reifegradmodell. Hier wird der Digitalisierungsgrad in eine der folgenden fünf Stufen eingeteilt:
Stufe 0: Es wurde noch nicht mit der Digitalisierung der Verwaltungsleistung begonnen, sodass es online noch überhaupt keine Informationen zu dem Prozess gibt.
Stufe 1: Es gibt online bereits Informationen zu dieser Leistung. Meist in Form eines PDF-Downloads – zum Ausdrucken und anschließendem Ausfüllen.
Stufe 2: Grundsätzlich ist es bereits sogar möglich, die Leistung online zu beantragen. Es kann jedoch regelmäßig zu Übermittlungsschwierigkeiten bei den einzelnen Nachweisen kommen. So können Sie vielleicht sogar ein Formular online ausfüllen, es anschließend jedoch nicht online einreichen.
Stufe 3: Die Leistung kann samt aller Nachweise online beantragt werden. Der Bescheid wird ebenfalls digital zugestellt.
Stufe 4: Statt die Beantragung einer Leistung durch die/den NutzerIn selbst abzuwickeln, werden hier alle benötigten Informationen und Nachweise aus den Registern der Verwaltung abgerufen – ganz nach dem Once-Only-Prinzip.
Ziel des Once-Only-Prinzips ist es, dass NutzerInnen, Unternehmen und Organisationen Standardinformationen und Nachweise der öffentlichen Verwaltung nur noch einmal mitteilen müssen.
Wie das OZG bei der Prozessoptimierung helfen kann…
Grundlegend hat die Digitalisierung der OZG-Leistungen erstmal nichts mit der Digitalisierung interner Geschäftsprozesse von öffentlichen Verwaltungen zu tun. Wir haben jedoch die Hoffnung, dass die Verwaltungen die anstehenden Veränderungen als Anlass nehmen, ebenso ihre internen Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Denn eins können wir mit Sicherheit sagen: Die alleinige Ausrichtung auf Dritte (in dem Fall die BürgerInnen) reicht nicht aus, wenn es um die Digitalisierung und die Gewährleistung optimaler Prozesse geht.
Sie fragen sich, was Sie in der öffentlichen Verwaltung jetzt tun sollen? Ganz einfach: Die Digitalisierung auch intern nutzen und endlich mit der Optimierung innerhalb der eigenen vier Wände beginnen! Und das geht schneller und leichter als manch eine/r denkt.
Beginnen wir mit dem Grundsatz, der zu jeder Zeit gilt: Was ohne Digitalisierung nicht geht, geht auch mit ihr nicht! Aus diesem Grund sollten Sie, bevor Sie über die eigentliche Digitalisierung nachdenken, mit der Optimierung Ihrer bestehenden Prozesse beginnen. Führen Sie hierfür am besten eine Soll-Ist-Analyse durch und identifizieren und beseitigen Sie Fehlerquellen wie Medienbrüche und andere Unterbrechungen des Informationsflusses bereits vor einer Umstellung.
Wenn Sie all diese Punkte abgehakt haben, können Sie sich an die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse machen. Mit Hilfe von digitalen Lösungen wie einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder einer Digitalisierungsplattform haben Sie unendliche Möglichkeiten. Sie haben die Wahl:
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM)
Ein DMS oder ECM bildet die Grundlage eines jeden digitalen Unternehmens – so auch bei Behörden und öffentlichen Institutionen. Die grundlegende IT-Infrastruktur muss die Nutzung der oben aufgeführten Anwendungsfälle ermöglichen.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich elektronische Dokumente verwalten. Ein ECM bildet zusätzlich ganze Prozesse ab und ermöglicht dadurch die Optimierung von Arbeitsablaufen, was wiederum deren Automatisierung erleichtert. Mehr Informationen dazu gibt es unter folgendem Link: https://www.dmsfactory.com/enterprise-content-management/
Eine Digitalisierungsplattform
Ein anderer Ansatz, die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse anzugehen, wäre mit einer Digitalisierungsplattform. Hier lassen sich die dokument- und datenbezogenen Geschäftsprozesse abbilden und automatisieren und mit ihnen sogar Informationen, Daten und Dokumenten transportieren. Mehr Informationen zu unserem Angebot einer Digitalisierungsplattform finden Sie hier: https://www.dmsfactory.com/jobrouter/
Digitale Kollaborationstools
Bei der Vorstellung, dass die interne Kommunikation mancher Behörden und Institutionen noch immer sehr Telefon- und Fax-lastig ist, läuft es vermutlich jedem Digitalisierungsprofi kalt den Rücken herunter – so auch uns. Deshalb empfehlen wir: Wickeln Sie Ihre interne Kommunikation so gut es geht über digitale Kollaborationstools ab, denn mit ihnen lassen sich kleine Anliegen ganz schnell lösen, alle sehen zu jeder Zeit, ob die/der entsprechende KollegIn verfügbar ist und zur Abwechslung ist es auch mal möglich, sich durch die Videotelefonie „persönlich“ zu sehen.
Wir fragen uns also: Worauf warten deutsche Verwaltungen noch?
Vorsicht: Achten Sie bei der Auswahl Ihres Kollaborationstools auf die DSGVO-Konformität. Das bedeutet: ist das Thema der Kommunikation geschäftskritisch, sollten Sie darauf achten, dass die Informationen, Daten und Dokumente trotz der Nutzung externer Tools sicher sind. Ein erster Schritt ist es, darauf zu achten, dass sich die Server der Tool-AnbieterInnen in Europa befinden – denn nur hier greift die DSGVO.
Anwendungsfälle
Um Ihnen ein genaueres Bild von den Anwendungsfällen digitaler Lösungen zu geben, haben wir im Folgenden einige Lösungsszenarien und die Vorteile ihrer Digitalisierung zusammengefasst:
Digitale Akten
Ob in der Personalabteilung einer öffentlichen Verwaltung oder in den spezifischen Ämtern selbst – digitale Akten finden nahezu überall Verwendung. Sie ermöglichen den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Inhalte und das bei einer viel kürzeren Suchdauer. Denn die benötigten Daten, Dokumente und Informationen können ganz einfach mit der Suchfunktion, die der einer Suchmaschine gleicht, ausfindig gemacht werden und sind sofort im direkten Zugriff verfügbar.
Hier einige Beispiele für die Anwendung digitaler Akten im öffentlichen Dienst:
Personalakte
Mit der digitalen Personalakte lassen sich alle Personalunterlagen zentral und sicher verwalten. Durch die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten können Sie sicher sein, dass sensible Daten nur von ausgewählten Personen eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden.
Mehr Informationen erhalten Sie hier: https://www.dmsfactory.com/digitale-personalakte/
Vertragsakte
Die digitale Vertragsakte ermöglicht Ihnen eine sichere und zentrale Arbeit mit allen Verträgen und den zugehörigen Dokumenten und Meilensteinen – und das über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Mehr erfahren Sie hier: https://www.dmsfactory.com/vertragsmanagement/
Spezifischere Anwendungsfälle: Das Beispiel Einbürgerungs- oder Flüchtlingsakte
Diese Ausführung der digitalen Akte umfasst Informationen wie die Staatsangehörigkeit, Herkunft und viele weitere Daten, die beim Einbürgerungsverfahren relevant sind. Mehr über unsere digitalen Akten erfahren Sie hier: https://www.dmsfactory.com/elektronische-akten/
Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
Auch im öffentlichen Sektor gibt es das Rechnungswesen – die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen steht also bei vielen auf der Tagesordnung. Wieso also nicht einfacher, schneller und verlässlicher machen? Wie das geht, erfahren Sie hier: https://www.dmsfactory.com/automatisierte-rechnungsverarbeitung/
Fazit
Der öffentliche Sektor in Deutschland hat definitiv noch einen hohen Digitalisierungsbedarf. Nun ist es zwar gut, dass endlich mit der Digitalisierung externer Prozesse begonnen wurde, die internen sollten dabei aber keinesfalls in Vergessenheit geraten.
Denken Sie immer dran: Auch heute gibt es noch Prozesse, die Sie als Teil einer öffentlichen Verwaltung ausbremsen. Treiben Sie stattdessen doch lieber Ihren Unternehmenserfolg mit der großen Auswahl an digitalen Lösungen und Tools voran. Sagen Sie Ihrem Faxgerät endlich den Kampf an und machen Sie es nicht nur anderen einfacher, sondern auch Ihnen und Ihren Arbeitnehmenden. Suchen Sie sich das passende System, die passende Anwendung und/oder den passenden Anbieter, greifen Sie zu und profitieren Sie!