Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Mit Robotergesteuerter Prozessautomatisierung - RPA

Mehr Produktivität. Weniger Routineaufgaben.

In modernen Fabrikhallen haben Roboter schon längst einen Großteil der standardisierten Aufgaben übernommen. Warum nicht auch am Computer?

Egal ob im Kundenservice oder im Backoffice: Interaktionen bedeuten arbeitsintensive Prozesse. Und ein durchschnittlicher Mitarbeiter beschäftigt sich nur rund 40% seiner Arbeitszeit mit dem, wofür er eigentlich eingestellt wurde. Die restliche Zeit verbringt er mit eintöniger Fleißarbeit und sich wiederholenden Aufgaben, die aber ausschlaggebend für Ihren Unternehmenserfolg sind.

Robotic Process Automation, kurz RPA oder auf Deutsch robotergesteuerte Prozessoptimierung, steht für die automatische Bearbeitung strukturierter Aufgaben durch Software-Bots. Diese bearbeiten standardisierte Arbeitsprozesse vollautomatisiert und übernehmen so wiederkehrende Routinearbeiten, damit Ihre Mitarbeiter in allen Abteilungen – von der Kundenbetreuung, über die Personalabteilung bis hin zum Backoffice – wieder Zeit für wertvollere Aufgaben haben. Nebenbei reduzieren Sie noch Ihre Kosten und die Fehlerquote!

RPA lässt sich überall einsetzen. Überall.

Robotergesteuerte Prozessoptimierung kann in allen Prozessen angewandt werden, bei denen es klare Regeln und  Handlungsanweisungen gibt. Das können repetitive Aufgaben wie Dateien und Informationen verschieben, kopieren und einfügen sein. Aber auch das Ausfüllen von Formularen und das Extrahieren strukturierter und halbstrukturierter Daten aus Dokumenten können von einem Software-Roboter übernommen werden. Typische Anwendungsfälle von RPA sind die Bearbeitung von Bestellungen und Kundenanfragen, die Übertragung von Daten, Änderungen von Stammdaten, Formulareingaben, Datenpflege, Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen, Beschwerdemanagement oder die Antragsbearbeitung. Eine ausführlichere Ausführung der Anwendungsfälle finden Sie hier.

Wie funktioniert RPA?

Der Software Roboter verbindet sich mit allen Systemen Ihrer IT-Landschaft – wie beispielsweise mit Programmen von SAP, Oracle, Salesforce – liest die dort abgelegten Daten, kann diese sammeln, bearbeiten oder neue Daten hinzufügen. Dabei gibt es zwei verschiedene Arten von Software-Robotern: unbeaufsichtigte und beaufsichtigte Roboter. Unbeaufsichtigte Software-Bots führen ihre Aufgaben selbstständig im Hintergrund aus, wie beispielsweise die Überführung von Daten aus ausgefüllten Formularen in die verschiedenen nachgelagerten Systeme. Beaufsichtigte Software-Roboter, wie die virtuelle Assistenz NEVA, unterstützen den Nutzer in Echtzeit. Hier hilft der Roboter zum Beispiel einem Mitarbeiter der telefonischen Kundenbetreuung, der in einem Gespräch mit dem Kunden auf die Daten in verschiedenen Anwendungen zugreifen und dabei zwischen den Systemen wechseln muss, indem der Software-Bot beispielsweise alle Daten zu einem Kunden aus allen Systemen raussucht und diese gesammelt anzeigt.

Mehr Intelligenz für Ihren Roboter

NICE bietet die Möglichkeit, die RPA-Plattform um intelligente Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), Chatbots und Technologien zum maschinellen Lernen zu erweitern. So wird Ihr System noch intelligenter und Sie können viele weitere Schritte in Ihrem Workflow automatisieren.

Optimieren Sie Ihre Kundenbetreuung durch eine 24-Stunden-Betreuung mit intelligenten Chat-Bots. Diese können zum Beispiel den Workflow zum Erstellen eines neuen Bankkontos anstoßen und die ersten Aufgaben bereits abarbeiten, oder bei einer Versicherung beispielsweise den Schadensfall eines kaputten Handys aufnehmen und in Echtzeit von der Aufnahme des Falles bis zum Versand der Bestätigung und des Versandaufklebers alles selbstständig durchführen.

Leave it to NEVA

NEVA – NICE Employee Virtual Attendant – hilft Ihnen bei Tätigkeiten im Kundenvervice und Backoffice. Sie ist die intelligente Assistentin für alle Verwaltungstätigkeiten und ist immer zur Stelle. Dabei wartet sie im Hintergrund auf den richtigen Moment, um den Mitarbeiter mit ihren Informationen oder durch die Übernahme von Routineaufgaben zu unterstützen. Sie weiß alles über die in Ihren Systemen hinterlegten Daten, Prozesse und Richtlinien und kann selbstständig weitere Anwendungen öffnen, um aktuelle Aufgaben zu erledigen.

Schauen Sie sich einfach die Keynote Präsentation zu NEVA an und lassen Sie sich überzeugen.

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Mögliche Anwendungsbereiche einer RPA-Lösung

Heutzutage ist nahezu jeder Mensch immer und überall online. Somit verlagert sich die Kommunikation weiter in das Internet. Und das betrifft auch die Kommunikation von Kunden mit Unternehmen – mit direkten Konsequenzen für den Kundenservice: die Anzahl der Kundenkontakte nimmt zu und gleichzeitig steigt die Erwartung, innerhalb von Sekunden eine Reaktion zu erhalten.

Diese Kundenanfragen lassen sich in zwei Kategorien aufteilen: den einfachen Anliegen und den komplexeren Fragestellungen. Einfache, standardisierte und immer wieder auftretenden Kundenanfragen können mit einem digitalen Assistenten besonders schnell bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit nachhaltig steigert. Durch die automatische Bearbeitung von einfachen Anliegen haben Mitarbeiter im Kundensupport mehr Zeit für komplexe Anliegen und können diese mit einer persönlichen Beratung lösen.

Mit RPA lassen sich für einen erfolgreichen Kundenservice folgende Handlungsfelder optimieren: Identifizierung und Reduktion unnötiger Kundenanfragen, automatische Bearbeitung von Standardanfragen (z.B. durch Chatbots oder Selfservice-Angebote), Unterstützung und Ausgestaltung der persönlichen Kundenbetreuung (z.B. durch automatisches Ausfüllen von Formularen), optimale Nutzung der Kundendaten zur besseren Betreuung in Kundengesprächen.

Bei einem Kunden, Lieferanten und Partnern ändert sich immer mal wieder etwas: Ansprechpartner, Umsatzsteuer-ID oder auch die Anschrift. Und nicht immer wird man direkt über solche Änderungen informiert. Gerade Prozesse zur regelmäßigen Überprüfung der Stammdaten eines Unternehmens sind mit einem hohen personellen Aufwand verbunden. Doch RPA-Lösungen ermöglichen Ihnen, Ihre Stammdaten regelmäßig auf die Richtigkeit zu prüfen und auf den aktuellen Stand zu bringen. Der Software-Roboter vergleicht die vorhandenen Daten zu festgelegten Zeiten mit internen und externen Datenquellen und aktualisiert diese, falls nötig, ganz automatisch. Bei Unstimmigkeiten stößt er einen Workflow zur Überprüfung an. So haben Sie eine optimale Datenqualität und verschicken keine Rechnung mehr an die falsche Adresse.

Für gewöhnlich ist der Bestellprozess ein standardisierter Vorgang: die Bestellbestätigung wird verschickt, darauf folgt eine Zahlungsaufforderung, der Lieferschein wird gedruckt, die Rechnung erstellt und abschließend erfolgt der Versand an den Kunden. Alle diese Schritte lassen sich durch den Einsatz von RPA automatisieren. So vermeiden Sie auch Tippfehler und Fehler durch nicht gelesene E-Mails und gestalten den Bestellprozess jederzeit nachvollziehbar. Auch Statusmeldungen über den Versand und automatische Versandbenachrichtigungen können mit RPA automatisch erstellt werden. 

Auch bei dem Ausfüllen standardisierter Formulare beispielsweise im Rahmen einer Sachbearbeitung hilft ein Software-Roboter. Dabei übernimmt er die Erfassung des Kundenanliegens und bearbeitet sämtliche damit einhergehenden Formulare.

Dieses automatische Ausfüllen kann zum Beispiel bei einer Vertragskündigung durch den Kunden angewendet werden. Der Prozess wird von der Annahme der Kündigung, über die Prüfung und Durchführung komplett von einem Software-Roboter abgedeckt – sofern am Anfang ein standardisiertes Formular steht.

Mit Hilfe von RPA können Beschwerden fehlerfrei und vollumfänglich erfasst und bearbeitet werden. Eingehende Beschwerden werden analysiert und das aktuelle Beschwerdeaufkommen wird automatisch ausgewertet. Zusätzlich können sich Indikatoren über Schwächen in Ihren Prozessen oder in der Produktion ableiten lassen.

Die automatische Bearbeitung führt zu einer schnelleren Erledigung und einen sinkenden Arbeitsaufwand. Das Sammeln von Informationen aus vorliegenden Beschwerden und den dazugehörigen Dokumenten sowie der Abgleich dieser Daten mit den bestehenden Daten aus unternehmensinternen Datenbanken lässt sich automatisiert umsetzen.

Bei der Lohnbuchhaltung sind strenge steuerliche Regularien einzuhalten und Arbeitnehmer sind auf eine korrekte Abrechnung angewiesen, um am Ende den richtigen Betrag auf dem Konto zu haben und alle Pflichtabgaben den Vorschriften entsprechend getätigt zu haben.

RPA unterstützt Sie bei der fehlerfreien Abwicklung Ihrer Lohnbuchhaltung und bei Änderungen von Stammdaten wie Lohnsteuerklasse oder Freibeträgen. Auch das Übertragen der Daten aus den Zeitmanagementsystemen und die Reisekostenabrechnung werden durch RPA automatisiert. Dabei werden die Daten auf ihre Vollständigkeit, Konsistenz und auf Plausibilität geprüft.

Desktop Analytics mit NICE

Die richtigen Dinge richtig tun

Ihnen schwirren tausende an Optionen für eine potentielle Automatisierung in Ihrem Unternehmen im Kopf herum, Sie wissen aber nicht, mit welchem Prozess Sie anfangen sollen? Dann haben wir die Lösung für Sie: der Automation Finder analysiert Ihre Geschäftsprozesse und schlägt Ihnen die Workflows vor, die sich am Besten für die Automatisierung eignen und den höchsten ROI erzielen.

Vertrauen Sie auf den Leader

Die Everest Group, eine global agierendes Beratungs- und Forschungsunternehmen mit dem Schwerpunkt auf strategischer IT-Beratung, verglich in ihrem Report „Robotic Process Automation (RPA) – Technology Vendor Landscape with Products PEAK Matrix Assessment 2018“ 18 verschiedene Anbieter von RPA-Lösungen hinsichtlich ihres Markteinflusses und ihrer Vision & Potentiale. Unser Partner NICE hat es dabei unter die Leader in beiden Bereichen geschafft! Eine Zusammenfassung des Berichts finden Sie hier.

Bildquelle: https://www2.everestgrp.com/reportaction/EGR-2018-38-R-2595/Marketing

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Reduzierte Fehler

Durch den Einsatz von RPA verhindern Sie Copy & Paste Fehler und Flüchtigkeitsfehler in der Bearbeitung, die  z.B. durch Ablenkung entstehen können.

Schnellere Bearbeitung

Der Software-Roboter arbeitet 24 Stunden am Tag an 7 Tagen der Woche. Dadurch verringert sich die Durchlaufzeit der Anfragen.

Gesteigerte Zufriedenheit

Kunden müssen nicht mehr lang auf eine Antwort warten und Mitarbeiter brauchen keine langweiligen Routinetätigkeiten mehr ausführen.

Gesteigerte Compliance

Der Roboter führt alle Handlungen konsistent und mit 100% Genauigkeit durch und protokolliert dabei alle Vorgänge.

Verbesserte Produktivität

Ihre Mitarbeiter haben wieder Zeit für fordernde Aufgaben, statt immer nur repetitve Tätigkeiten abzuarbeiten, und sind motivierter.

Reduzierte Kosten

Durch die schnelle Bearbeitung der Anfragen und die Vermeidung von Fehlern sparen Sie Zeit und somit bares Geld. 

Ergänzende Downloads

Produktinformation NICE RPA

Erfahren Sie alles über NICE Advanced Process Automation und wie RPA Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert.

Kostenloses eBook

Entdecken Sie im eBook „RPA for Dummies“ (englisch) die Macht der robotergesteuerten Automatisierung.

Produktinformation NEVA

Laden Sie sich alle Informationen rund um Ihre persönliche virtuelle Assistenz als PDF herunter.

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