EmailStore 3.0 verbindet Microsoft Outlook jetzt auch mit der Dynamic-Content-Management-Lösung der M-Files Corporation
Rödermark, 21. September 2016. Der DMSFACTORY EmailStore, ein Add-on für die individuelle Archivierung und Recherche von E-Mails direkt in Microsoft Outlook, steht mit der neuen Version 3.0 jetzt auch für das ECM-System von M-Files zur Verfügung. Der stark wachsenden Zahl von M-Files-Anwendern bietet der IT-Lösungsdienstleister damit eine Möglichkeit, ihre E-Mails einer rechtskonformen elektronischen Langzeitarchivierung zuzuführen.
Der EmailStore ist vollständig in die gewohnte Outlook-Umgebung integriert und sofort einsatzbereit. Anwender können ihre E-Mails direkt im ECM archivieren und recherchieren, ohne Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Geschäftsrelevante E-Mails werden wie gewohnt im Outlook bearbeitet und abgelegt mit dem Unterschied, dass sie nicht mehr im eigenen Postfachordner verschwinden und im Krankheits- oder Urlaubsfall nicht einsehbar sind. Durch den direkten Anschluss ans ECM stehen die E-Mails allen Berechtigten zur Verfügung.
Die Ordner von Outlook sind die direkte Verbindung zu M-Files: Vorgangsbezogene E-Mails werden einzeln oder im Stapel auf den Ordner gezogen, nicht vorbelegte Indexwerte werden eingegeben und alles andere geschieht automatisch – von der Formatkonvertierung und der Volltexterschließung der E-Mail bis hin zur Ablage der Anhänge der E-Mail zum Beispiel in einer Kundenakte des ECM. Persönliche E-Mails werden vollautomatisch mit allen relevanten Eigenschaften wie Absender, Sendedatum oder Betreff verschlagwortet und einfach per Drag&Drop im Archiv abgelegt.
In der neuen Version 3.0 vom EmailStore kann der Anwender den Indexfeldern bei der Ablage oder Suche der E-Mail verschiedene Funktionstypen wie Nachschlageliste, Kalender usw. zuordnen. Zudem lassen sich für die Indexfelder sog. „reguläre Ausdrücke“ definieren, mit denen die Eingabe geprüft oder eingeschränkt werden kann. Ordner können sowohl individuell durch den Anwender mit dem ECM verbunden als auch zentral administriert und in das Outlook der Anwender verteilt werden.
Alle Funktionen, die der Anwender aus Microsoft Outlook gewohnt ist, stehen auch für die E-Mail-Archivierung und -Verwaltung zur Verfügung: Die Suche ist vollintegriert in Outlook mit den für das ECM üblichen Suchfeldern, es gibt eine Volltextsuche in den E-Mailarchiven und auch die weitere Bearbeitung von E-Mails wie die Weiterleitung von archivierten E-Mails an andere Empfänger funktioniert wie üblich. Durch die vollständige Entferung einer archivierten E-Mail aus dem Exchange-Kontext bleibt die Exchange-Datenbank stets schlank und schnell. Auch beim EmailStore haben für die DMSFACTORY Effizienz und Sicherheit oberste Priorität: Die archivierten E-Mails unterliegen dem Rechtesystem des ECM-System.