Nachhaltigkeitsmanagement mit einem QMS
Veröffentlicht am: 16.05.2022
Der Begriff Nachhaltigkeit kann auf zwei verschiedene Arten definiert werden. Zum einen bezeichnet er eine über eine längere Zeit anhaltende Wirkung. Und zum anderen wird er verwendet, um ein Handlungsprinzip zu beschreiben, nach dem nicht mehr Ressourcen verbraucht werden, als künftig wieder bereitgestellt werden können. Wenn wir in diesem Artikel von Nachhaltigkeit und nachhaltigem Arbeiten sprechen, beziehen wir uns auf zweiteres.
Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz – klingt für manche womöglich im ersten Moment nach selbst ernannten Weltverbesserern, die mit erhobenem Zeigefinger durch das Büro laufen, um ihre KollegInnen vorwurfsvoll zu belehren, dass sich diese doch bitte umweltbewusster verhalten sollen. Kein Papier mehr verwenden, die Heizung nicht zu hoch drehen, nur noch mit kaltem Wasser Hände waschen und bloß keine Alufolie verwenden! Vermutlich schreckt genau dieses Bild viele Menschen davor ab, sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dieses Mindset kann sich ungewollt ganz schnell im gesamten Unternehmen verbreiten. Dabei ist es doch ganz einfach, ohne großen Aufwand etwas für die Umwelt zu tun und gleichzeitig Geschäftsprozesse zu optimieren. Sie fragen sich wie? Wir zeigen es Ihnen!
Der Druck steigt…
Heutzutage reicht es nicht, wenn sich Ihr Unternehmen themenspezifisch spezialisiert, denn wenn es um verwaltungstechnische Aufgaben und die Optimierung von Geschäftsprozessen geht, wird von Ihnen mehr erwartet – Sie müssen ein Allroundtalent sein: KundInnen wollen schnell und zuverlässig zufriedengestellt werden, alle gesetzlichen Regelwerke müssen zu jeder Zeit eingehalten werden und gleichzeitig ist es wichtig, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, indem es sich von anderen abhebt und wirtschaftlich handelt. Und dann ist da noch der stetige Druck, die eigenen Ressourcen vermehrt in das Nachhaltigkeitsmanagement zu stecken und somit der Umwelt und unserer Gesellschaft etwas Gutes zu tun. Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie ein einzelnes Unternehmen all diesen Erwartungen entsprechen kann. Wir haben die Antwort: mit Hilfe digitaler Lösungen.
Wie ein QMS Ihnen helfen kann, nachhaltig zu sein
Falls Ihnen der Begriff Qualitätsmanagementsystem nicht bekannt ist, erklären wir ihn kurz und knapp: Ein Qualitätsmanagementsystem, kurz QMS, sorgt für eine anhaltend gute Leistung eines Unternehmens durch die Sicherstellung und Einhaltung von Qualitätsstandards. Mehr Informationen finden Sie hier: QMS - Qualitätsmanagementsystem - Glossar
Viele verbinden ein QMS unter anderem mit Anwendungsbereichen wie dem Qualitätsmanagement, der zugehörigen Schulungsverwaltung oder dem Risikomanagement. Doch so ein System kann sehr viel mehr – besonders wenn es um Nachhaltigkeit geht.
Papier sparen und somit Ressourcen schonen
Ein offensichtlicher Vorteil, den ein QMS mit allen anderen digitalen Lösungen gemein hat, ist die Möglichkeit, papierlos arbeiten zu können. Neben dem erheblich geringeren Papierverbrauch hat die papierlose Arbeit weitere Vorteile wie die Möglichkeit, im Homeoffice arbeiten zu können. Denn durch ein QMS, das auf einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) basiert, haben Sie alle Daten, Dokumente und Informationen immer in ihrer aktuellen Version an einem zentralen Speicherort zu Verfügung. Dass Sie dann das Auto stehen lassen können, erspart nicht nur Ihnen die Fahrtkosten, sondern tut auch der Umwelt gut!
Kontrolliertes Drucken
Mit einem Wasserzeichen auf jedem ausgedruckten Dokument und Funktionen wie „kontrolliertes Drucken“ lassen sich die Druckverläufe genaustens nachverfolgen, indem jeder Ausdruck des digitalen Dokumentes protokolliert wird. So haben Sie die Kontrolle über die Vervielfältigung Ihrer geschäftsinternen Dokumente. So sensibilisieren Sie Ihre MitarbeiterInnen zum Thema unnötiges Ausdrucken und können den Papierverbrauch und damit auch die Abfallproduktion Ihres Unternehmens schnell reduzieren. Das spart nicht nur Geld, sondern auch wichtige ökologische Ressourcen!
Qualitätssteigerung mit Abfallmanagement
Mit dem Thema Abfallproduktion hat auch ein weiterer Vorteil des QMS zu tun: die Qualitätssteigerung der Prozesse des Abfallmanagements. Das Thema Abfall klingt nicht schön, braucht aber trotzdem einiges an Aufmerksamkeit.
Ein Ziel des Qualitätsmanagements ist die stetige Verbesserung der Prozesse im Unternehmen, um die gleichbleibende und hohe Qualität der Produkte bzw. Dienstleistungen zu gewährleisten und somit die Zufriedenheit der KundInnen zu erhöhen. Dazu gehören auch die Aufgaben und Prozesse des Abfallmanagements, wie die Organisation der Entsorgung angefallener Abfälle und die Auswertung der Kosten und Mengen des Abfallaufkommens, um diese weiter zu optimieren.
Um das Abfallmanagement zuverlässig abwickeln zu können, müssen Nachhaltigkeitsziele erarbeitet und eingehalten werden. Hierbei steht der Punkt „Abfallvermeidung“ ganz oben auf der Agenda. Mit einem QMS lassen sich diese festgelegten Ziele und die dafür festgelegten Maßnahmen an alle kommunizieren und die Umsetzung nachvollziehen.
Je nach Branche können für das Abfallmanagement auch Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erforderlich sein, die in einem QMS erstellt, freigegeben und anschließend an alle Betroffenen kommuniziert werden können, damit Abfall vermieden und richtig entsorgt wird.
Sie können in einem QMS auch die Nachweisführung über gefährliche Abfälle gemäß Nachweisverordnung (NachwV) in elektronischer Form dokumentieren, haben alle benötigten Dokumente wie Entsorgungsnachweise, Begleit- und Übernahmescheine an einem Ort und halten somit alle vorgegebenen Regularien bezüglich der fachgerechten Entsorgung ein.
Fazit
Ein gutes Nachhaltigkeitsmanagement ist in jedem Unternehmen wichtig und ein geeignetes QMS kann Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Nachhaltigkeitsziele helfen. Bleiben Sie nicht untätig und nehmen Sie die Herausforderung an!
Bei der Auswahl eines geeigneten QMS helfen wir Ihnen gerne. Mehr Informationen zur digitalen Lösung eines Qualitätsmanagementsystems finden Sie hier: https://www.dmsfactory.com/qualitaetsmanagement/