Lösungen

Sie möchten reibungslose Abläufe, intuitive Bedienung und jedes gewünschte Dokument schnell zur Hand – wir verstehen uns auf die Auswahl, Erstellung und individuelle Anpassung der benötigten Software.

Elektronische Akte

Finden statt Suchen mit der elektronischen Akte der DMSFACTORY

Gerade wenn man sie am dringendsten benötigt, sind wichtige Unterlagen meist nicht auffindbar. Das kostet mitunter bares Geld!

Durch eine elektronische Akte (E-Akte) wird das vorherrschende Chaos von Papierakten und –ordnern beseitigt. Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei nahezu unbegrenzt: Angefangen von oft eingesetzten Lösungen wie der digitalen Kunden- und Vertragsakte, über die elektronische Personalakte, bis hin zu speziellen Lösungen wie der elektronischen Blutspendeakte ist fast jede Konfiguration möglich. Mit Sicherheit haben wir auch für Ihre Anforderung die richtige E-Akte im Portfolio!

Wie soll Ihre elektronische Akte aussehen? Sagen Sie es uns!

Aktenstapel adé – mit der E-Akte

In Papierform aufbewahrte Akten jeglicher Art verursachen lange Suchzeiten und erfordern einen kosten- und zeitintensiven Transport im Hause oder zu Lokationen. Damit ist die  Papieraktenführung schlicht zu teuer. Weitere Nachteile sollten nicht vernachlässigt werden: Der Zugriff auf eine Papierakte ist naturgemäß nicht durchgängig kontrollierbar, der Schutz vertraulicher Daten somit nicht im erforderlichen Maße sichergestellt. Hinzu kommt das Risiko der Beschädigung wichtiger Originaldokumente bei Lagerung und Transport bis hin zum Totalverlust aufgrund fehlender Sicherungen. Nicht zuletzt verhindern die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten auf Papierakten eine zeitgemäße und effiziente Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen oder auch nur mehrerer Personen.

Elektronische Akten-Lösungen der DMSFACTORY

Die elektronische Akte (E-Akte) ist aus dem Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken und ein zentraler Bestandteil moderner Enterprise-Content-Management-Systeme. Durch vielfachen Einsatz sind elektronische Akten entsprechend erprobt und ausgereift. Unsere Lösungen bilden seit mehr als 15 Jahren die zuverlässige Basis für den Zugriff auf geschäftliche Dokumente. Als produkt- und herstellerunabhängiger Lösungsanbieter erstellen wir auch gerne eine spezielle E-Akten-Lösung für Ihre Anforderungen!

Eine Auswahl erfolgreich umgesetzter Lösungen im Bereich elektronischer Akten:


Elektronische Personalakte

Mit der elektronischen Personalakte verkürzen sich die Ablage- und Zugriffszeiten: benötigte Informationen werden schneller und zuverlässiger gefunden. Und das unabhängig von Ort und Zeit. Ein direkter Zugriff aus führenden HR-Systemen auf elektronische Personalakten ist selbstverständlich: So wird eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der HR-Abteilung möglich und nur entsprechend autorisierte Mitarbeiter der Firma können Daten abrufen und haben Zugriff darauf.

Kunden- und Vertragsakte

Behalten Sie stets den Überblick mit der digitalen Kunden- und Vertragsakte. Im ECM-System sind Kundendokumente wie Präsentationen, Verträge, Kaufbelege, Rechnungen, Angebote und E-Mails schnell zugänglich und auffindbar. Die nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenverwaltung und zentraler Verkaufsplattform ermöglicht dem Vertrieb ein schnelles und flexibles Arbeiten.

Das Teilen von Dokumenten ist durch die ECM-Integration so einfach wie auf die rechte Maustaste zu klicken. Ob man dem Kunden ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammenarbeiten will – alles wird nahtlos dokumentiert und organisiert.

Elektronische Blutspendeakte

Mit einer Blutspende geht auch immer ein hoher Dokumentationsaufwand einher. Die E-Akte beschleunigt die Erfassung von wichtigen Daten und regelt den Zugriff auf diese – zur Sicherstellung höchster Qualitätsansprüche.
Die Unterlagen werden digitalisiert, vollautomatisch erfasst und von diesem Zeitpunkt an ausschließlich elektronisch verwaltet.
Der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsprechend werden die Spenderakten schließlich revisionssicher archiviert.


Ihre Vorteile

  • Unternehmensweiter, schneller und geschützter Zugriff
  • Revisionssichere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation zur Einhaltung der IT-Compliance
  • Unterstützung rechtlicher Vorschriften (GoBD) wie beispielsweise die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit der Aktennutzung
  • Übernahme von Dokumenten aus HR-Anwendungen, Office Dokumenten, Scans und E-Mail