Dokumentenmanagement mit Kendox InfoShare

Die Basis für Ihre digitalen Akten

Eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen

Häufig werden in Unternehmen die bestehenden Dokumente und Informationen an verschiedenen Orten gespeichert und sind nicht zentral auffindbar – sogenannte Informationssilos entstehen. Die Lösungsplattform Kendox InfoShare bietet Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für alle unternehmensweiten Dokumente, Daten, E-Mails und ganze Akten mit typischen Dokumentenmanagement-Funktionen wie Archivierung, Versionierung und Vorgangsbearbeitung von Dokumenten, Vorgängen und digitalen Akten mit umfassenden Suchmöglichkeiten.

Erschaffen Sie eine zentrale Plattform für den ortsunabhängigen Zugriff auf alle unternehmensweiten Dokumente und Daten und ermöglichen Sie so, dass sämtliche MitarbeiterInnen Zugriff auf die Unterlagen haben, die sie gerade benötigen. Dokumente werden schnell und einfach gefunden, wobei die ausgefeilten Zugriffsberechtigungen sicherstellen, dass die Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

Durch seine hohe Skalierbarkeit eignet sich Kendox InfoShare sowohl für kleine als auch für große Unternehmen. Es lässt sich flexibel als Desktop-Anwendung, im Browser oder auf Ihren mobilen Geräten verwenden und kann nahtlos über eine offene Web-API in verschiedene Anwendungen wie Ihr ERP-System, Microsoft SharePoint, CAD Tools und viele mehr integriert werden.

Revisionssicher arbeiten & archivieren

Alle Dokumente werden in Kendox InfoShare revisionssicher und gesetzeskonform abgelegt und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Legen Sie Dokumente per Drag & Drop in die digitale Akte, scannen Sie Papierunterlagen zentral oder dezentral direkt in das System oder archivieren Sie Dokumente aus den Microsoft Office Programmen mit wenigen Klicks. Bei gescannten Dokumenten können bei Bedarf außerdem die Belegdaten extrahiert, abgelegt und zur weiteren Verarbeitung an den entsprechenden Prozess übergeben werden. Für Dokumente und Daten, die einer Löschfrist unterliegen, gibt es die Möglichkeit der kontrollierten Vernichtung.

Auch das Erstellen neuer Dokumente wird dank Vorlagen und vorgefertigten Textbausteinen nicht nur einfach, sondern geschieht auch entsprechend Ihrer unternehmensweiten Vorgaben.

Mobiler Zugriff für flexibles Arbeiten

Nicht nur im Büro und im Homeoffice sondern auch mit Smartphone oder Tablet von unterwegs aus lässt es sich in Kendox unkompliziert arbeiten. Mit dem Web-Client, der speziell für die Nutzung auf mobilen Geräten entwickelt wurde, können Sie auf alle Dokumente zugreifen, die sich in Kendox InfoShare befinden, diese in der Vorschau anschauen und sämtliche Metadaten und Annotationen einsehen.

Nahezu endlose Erweiterungsmöglichkeiten

Von der Integration in die Microsoft Office Produkte Word, Excel und PowerPoint, Outlook und Exchange, über die Integration in Microsoft SharePoint, CRM und Dynamics sind Ihnen nahezu keine Grenzen gesetzt. Kendox InfoShare lässt sich zudem in nahezu jede Geschäftsprozessmanagementlösung, verschiedene ERP und weitere Fachanwendungen integrieren. Und wenn Sie in der Planung mit CAD-Anwendungen arbeiten und diese in Ihrer digitalen Akte abgelegen wollen, so ist das ebenfalls möglich.

Außerdem können Sie mit Kendox sämtliche Akten digitalisieren und somit Ihre digitale Personalakte, digitale Projektakte und weitere umsetzen.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Nahtlose Integration

Ob in Fachanwendungen wie Ihr ERP-System oder andere bestehende Standardanwendungen – Ihnen stehen zahlreiche Integrationen bereit, damit Sie Zugriff auf alle Dokumente und Daten in einer zentralen Anwendung haben. Und wenn eine Integration noch nicht vorhanden ist, dann erstellen wir diese gerne für Sie.

Digitale Akten

Verwalten Sie sämtliche Dokumente und Informationen in frei konfigurierbaren digitalen Akten mit spezifischen Strukturen. Damit arbeiten Sie einheitlich strukturiert, transparent und ortsunabhängig immer mit dem aktuellen Informationsstand. Gleichzeitig halten Sie sämtliche Regelungen zur revisionssicheren Archivierung ein und schützen Inhalte vor unbefugtem Zugriff.

Arbeit in Office

Die nahtlose Integration in sämtliche Microsoft Office Programme ermöglicht das Suchen von Dokumenten aus den Office-Anwendungen heraus sowie die direkte Archivierung mit nur wenigen Klicks. Bei der Erstellung neuer Dokumente unterstützen Sie freigegebene Vorlagen und vorgefertigte Textbausteine für Word, Excel und PowerPoint.

Die wichtigsten Features von Kendox InfoShare

Machen Sie sich ein Bild von Kendox InfoShare

Die Suchmöglichkeiten in Kendox InfoShare sind vielfältig: von der Volltextsuche bis hin zu einzelnen Suchparametern ist alles abgedeckt.

Klicken Sie sich durch die Suchergebnisse und schauen Sie sich die Dokumente in der Dokumentenvorschau an.

Sämtliche Inhalte sind dank responsivem Design auch von mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones aus zugänglich.

Die Oberfläche

Eine Akte finden

Weitere Videos

Sie möchten sich ein Bild von Kendox machen? Dann schauen Sie sich jetzt unsere Videos zu den Funktionen von Kendox an und lassen Sie sich von den zahlreichen Features überzeugen!

Ergänzende Informationen

Produktinformation Kendox InfoShare

Erfahren Sie alles über das Dokumentenmanagementsystem Kendox InfoShare in unserem kostenlosen Flyer.

How-to Artikel

Ein Dokumentenmanagementsystem einführen – aber wie? Wir klären Sie in unserem Artikel auf!

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