Das Phänomen - Die IT-Infrastruktur und ihre stetige Optimierung
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Eigene Server mit On-Premise Anwendungen, gemietete Hard- und Software und eine Cloud-Anwendung – die Möglichkeiten bei der Gestaltung der unternehmensinternen IT-Infrastruktur sind nahezu grenzenlos. Sie überlegen sich, welche Anforderungen Sie an Ihr System haben und die Softwareanbieter und IT-Dienstleister von heute scheuen keine Mühe, Ihnen eine individuelle Lösung bereitzustellen.
Haben Sie eine Lösung gefunden, die Ihren Anforderungen entspricht, ist das Ziel der effizienten Digitalisierung und Automatisierung noch nicht erreicht. Um genau zu sein, jagen wir beim Einsatz von digitalen Lösungen einem Idealzustand hinterher, den wir nie erreichen werden. Und das ist auch gut so, denn genau hier kommt das Phänomen der stetigen Optimierung ins Spiel.
Mittlerweile gibt es für nahezu jeden Anwendungsfall eine passende digitale Lösung. Sie überlegen sich, welche Fragen Sie sich bei der Auswahl der passenden Anbieter stellen sollten, um am Ende all Ihre Ziele zu erreichen? Da gibt es viele verschiedene – eine davon legen wir Unternehmen immer wieder besonders ans Herz: Achten Sie darauf, dass alle neuen Anwendungen und Lösungen einfach in Ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren sind und sich problemlos an vorhandene Systeme anbinden lassen. Zweiteres ist besonders wichtig, wenn es um die Vermeidung von Informationssilos geht.
Informationssilos sind geschlossene Orte, an denen Daten und Informationen für die weitere Nutzung bereitgestellt wird. Diese Speicherplätze sind meist nur für bestimmte Gruppen zugänglich, obwohl die Inhalte auch von anderen genutzt werden müssten. Das sorgt dafür, dass sich Prozesse verlangsamen, Daten und Dokumente mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt werden oder sogar hin und wieder mit der falschen Version des Dokuments weitergearbeitet wird.
Um diese Voraussetzung zu erfüllen, müssen sowohl die neue Anwendung als auch die bestehende IT-Infrastruktur sehr flexibel sein. Sie wissen nicht, wie Sie das erreichen können? Dann sind Sie bei diesem Artikel genau richtig! Denn wir erklären Ihnen hier, was eine gute, flexible IT-Infrastruktur ausmacht, wieso sie so wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens ist und was das Ganze mit der nie enden wollenden Optimierung zu tun hat.
Flexibilität und Optimierung - Wichtige Buzzwords
Wenn Sie sich mit dem New Work Ansatz und/oder der digitalen Arbeit im Allgemeinen beschäftigen, werden Sie schnell merken, dass die Wörter Flexibilität und Optimierung ziemlich häufig fallen. Meist geht es dann um innovative Arbeitsmethoden oder die Digitalisierung von unternehmensinternen Prozessen. Auch wir verwenden diese beiden Wörter häufig – besonders in diesem Artikel – und deshalb folgen detaillierte Definitionen im Kontext der Informationstechnik.
Flexibilität
Ständig sprechen alle von flexiblen Arbeitsmodellen, flexibler Software und flexiblen Prozessen. Aber was bedeutet Flexibilität überhaupt? In der heutigen Zeit stehen Innovation und Selbstbestimmung immer in Relation zu Flexibilität, denn diese soll wiederum der Grund für ganz neue Freiheiten sein – besonders, wenn es um die Arbeit mit digitalen Lösungen geht.
Als Flexibilität bezeichnen wir die Bereitschaft und Fähigkeit, die eigenen Vorgänge an sich ändernde Voraussetzungen anzupassen. Das gilt gleichermaßen für Menschen (Mitarbeitende, Führungskräfte, Stakeholder, etc.) und Technik (IT-Infrastruktur, Systeme wie ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), digitale Tools und andere Geschäftsanwendungen).
Beispiel: Bei der Einführung einer neuen digitalen Lösung müssen die AnwenderInnen fähig und bereit sein, sich schulen zu lassen und ihre bisherige Arbeitsweise an das neue System anzupassen. Währenddessen muss das neu eingeführte System einfach an die Anforderungen der AnwenderInnen adaptierbar sein. Denn merken diese nach anfänglicher Nutzung, dass weitere Funktionen erforderlich sind, sollte es möglich sein, die Anwendung mit Erweiterungen und Schnittstellen dementsprechend anzupassen – so auch bei digitalen Tools.
Optimierung
In unserer Gesellschaft spielt die Optimierung eine immer größer werdende Rolle. Alles sollte perfekt sein und zu jeder Zeit leistungsfähig sein, sodass die hochwertigsten Ergebnisse erzielt werden können. Und genau darum geht es bei der Optimierung: Um die Verbesserung von einem Prozess, einem Produkt, einem Menschen oder in unserem Fall von der IT-Infrastruktur, bis der bestmögliche Zustand erreicht ist und alle Erwartungen bzw. Ziele erreicht werden können.
Wie läuft so eine Optimierung ab?
Egal wer oder was optimiert werden soll, der Ablauf ist immer ähnlich: Zuerst muss analysiert werden, inwiefern der aktuelle Zustand die Anforderungen aller Betroffenen erfüllt. Daraus lässt sich ableiten, an welchen Stellen das Potenzial noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde und mit welchen Mitteln und Maßnahmen sich diese Lücke schließen lässt.
Weil sich die Anforderungen, Wünsche und andere Faktoren, die auf die Funktionsweise einer IT-Infrastruktur einwirken, in der aktuell sehr schnelllebigen Zeit häufig ändern können, sollte diese Analyse regelmäßig durchgeführt werden. Aufgrund dieser Wiederholung sprechen wir von einer stetigen Optimierung – denn ein Ende ist nie wirklich in Sicht.
IT-Infrastruktur - Was steckt dahinter?
Jetzt wo wir die zwei wichtigsten Buzzwords erklärt haben, kommen wir zum eigentlichen Thema: Die IT-Infrastruktur. Was ist das überhaupt?
Als Infrastruktur wird die Gesamtheit von organisatorischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen bezeichnet, die benötigt werden, um einen speziellen Bereich zu versorgen. Somit ist eine IT-Infrastruktur die Kombination aus mehreren Elementen der Informationstechnik (IT), die benötigt werden, um den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten und somit für alle Bereiche und Prozesse die relevanten Informationen, Daten und Dokumenten bereitzustellen.
Die IT-Infrastruktur besteht aus folgenden Komponenten:
- Hardware, die physischen (Speicher-)platz benötigen, wie beispielsweise Rechner und das passende Zubehör, Router, Server und Rechenzentren.
- Software wie zum Beispiel Betriebssysteme, digitale Lösungen wie Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM), Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und weitere digitale Tools.
Das Zusammenspiel beider Gruppen bildet den Grundbaustein auf dem Weg zur digitalen und damit ebenfalls papierlosen Organisation und Arbeit.
Was macht eine gute und effiziente IT-Infrastruktur aus?
Im sogenannten IT-Management geht es weitestgehend darum, diese IT-Infrastruktur instand zu halten, zu pflegen und vor allen Dingen stetig zu optimieren, damit die Unternehmensziele erreicht werden können. Um eine Übersicht darüber zu bekommen, was eine optimale IT-Infrastruktur ausmacht, haben wir Ihnen die wichtigsten Faktoren im Folgenden zusammengefasst.
Disclaimer: Natürlich geht nichts über eine individuelle Beratung durch ExpertInnen, denn jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche und Wünsche an die eigene IT-Infrastruktur. Wir bieten kostenlose Beratungsgespräche an, die Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen und Ihrem Unternehmen passt. Buchen Sie hier Ihren persönlichen Beratungstermin!
Konstanter Informationsfluss
Als Informationsfluss bezeichnen wir alles, was innerhalb eines Unternehmens an Daten, Informationen und Kommunikation entsteht, bearbeitet und weitergegeben wird. In der IT wird hier auch von Datenfluss gesprochen. Er ist die Basis des Unternehmenserfolges, denn keine Arbeit funktioniert, wenn die prozessrelevanten Informationen nicht verfügbar sind.
Um den Informationsfluss gewährleisten zu können, müssen Fehlerquellen, die für Ausfälle oder Latenzen im System verantwortlich sind, identifiziert und eliminiert werden. Das ist nur möglich, wenn die gesamte IT-Infrastruktur regelmäßig analysiert und optimiert wird. Ebenso sollten alle verwendeten Systeme miteinander vernetzt sein, damit die Informationen nicht isoliert in den Anwendungen hängen und keine Informationssilos entstehen.
Geregelte Informations- und Datenbereitstellung
Keine Ausfallzeiten
Verlässliche Datenspeicher mit Wiederherstellungssystemen
Sie möchten, dass Ihre Daten zu jeder Zeit sicher verwahrt werden, sodass Sie immer darauf zurückgreifen können und das Risiko eines Cyberangriffs oder einer Sicherheitsverletzung so gering wie nur möglich ist? Mit einem passenden Speichersystem ist das kein Problem. Achten Sie bei der Wahl des Systems darauf, dass es für die Datenmenge, die innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert werden soll, geeignet ist.
Und sollte es doch mal zu einem Ausfall kommen, brauchen Sie ebenfalls die Sicherheit, dass alle Daten schnell und einfach wiederhergestellt werden können, denn es gibt kaum etwas Schlimmeres, als den Verlust geschäftskritischer Daten und Informationen.
Vorsicht vor Bloatware
In der Informationstechnik gilt das Motto: Mehr ist nicht immer gleich besser! Sie sollten sich also vor allem bei der Einrichtung Ihrer IT-Infrastruktur vor Bloatware in Acht nehmen.
Was ist Bloatware?
Als Bloatware werden Softwarekomponenten bezeichnet, die entweder zu viele Funktionen haben – verglichen mit dem, was wirklich benötigt wird – oder mehrere Funktionen unterschiedlicher Arbeitsfelder, die keinen gemeinsamen Nutzen haben, vereinen. Das Ergebnis ist jedoch dasselbe: AnwenderInnen haben eine viel zu komplexe Software mit einigen Funktionen, die sie überhaupt nicht nutzen. Dadurch kann es vorkommen, dass die relevanten Funktionen in einem unübersichtlichen Umfeld schwer auffindbar sind. Bloatware führt auch dazu, dass die Software verglichen mit ähnlichen Anwendungen viel mehr Speicherplatz und/oder Rechenleistung benötigt und das gesamte System dadurch unnötig verlangsamt. Das System ist komplexer als notwendig und auch für die Instandhaltung werden entsprechend mehr Ressourcen benötigt, als es bei einer schlankeren Alternative der Fall wäre.
Achtung: Nicht jedes Programm mit vielen Funktionen ist automatisch Bloatware. Sobald alle Funktionen erwünscht sind und auch verwendet werden, gibt es keinen Grund zur Sorge.
Woher kommt Bloatware und wie können Sie dagegen vorgehen?
Der Ursprung von Bloatware liegt in dem Bedürfnis von Unternehmen, alle Probleme abzudecken – auch wenn es sie noch gar nicht gibt – ganz nach dem Motto „für den Fall der Fälle“. Grundsätzlich ist an dem Gedanken, auf alle Eventualitäten vorbereitet sein zu wollen, nichts falsch. Doch dem können Sie genauso nachgehen, ohne unnötige Programme anzuhäufen. Und zwar indem Sie die vorhandenen Anwendungen mit Hilfe von Plug-ins und anderen Schnittstellen nach Bedarf erweitern: Stichwort Flexibilität! So kann jede/r AnwenderIn auf die Funktionen zugreifen, die sie/er auch wirklich nutzt und gleichzeitig bleibt Ihr System schlank und übersichtlich.
Kurz zusammengefasst: Achten Sie bei der Auswahl Ihres Kollaborationstools auf die DSGVO-Konformität. Das bedeutet: ist das Thema der Kommunikation geschäftskritisch, sollten Sie darauf achten, dass die Informationen, Daten und Dokumente trotz der Nutzung externer Tools sicher sind. Ein erster Schritt ist es, darauf zu achten, dass sich die Server der Tool-AnbieterInnen in Europa befinden – denn nur hier greift die DSGVO.
Wichtig bei alldem ist es, stetig nach Optimierungspotenzial Ausschau zu halten. So kann es immer wieder vorkommen, dass sich Anforderungen an Software und Prozesse ändern und etwas angepasst werden muss. Fragen Sie dafür am besten die AnwenderInnen der Software, denn die können Ihnen am verlässlichsten sagen, was genau sie benötigen und was nicht.
Warum Ihre IT-Infrastruktur diese Faktoren erfüllen sollte
Es ist wichtig, zu wissen, dass eine IT-Infrastruktur, die die oben genannten Faktoren nicht erfüllt, fatale Konsequenzen für das Unternehmen mit sich bringen kann. Es kann schnell zu Systemausfällen kommen, die es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden erschwert, eine gleichbleibend gute Qualität der Arbeit zu gewährleisten. Das Resultat: Beispielsweise ist keiner Ihrer Mitarbeitenden schnell genug zur Stelle, um Fragen Ihrer KundInnen zu beantworten, Fehler zu beheben und fehlende Informationen bereitzustellen. Oder weil eventuell Bestellungen verloren gegangen sind. KundInnen sind mit solch einem Qualitätsverlust schnell unzufrieden und halten dann Ausschau nach einem anderen Anbieter.
Im Gegenteil dazu gibt es einige Vorteile, von denen Ihr Unternehmen profitiert, wenn Sie sich um eine gute und effiziente IT-Infrastruktur, die alle Faktoren erfüllt, kümmern.
Sie entlasten Ihre Mitarbeitenden
Das System funktioniert einwandfrei und statt sich ständig über die Technik ärgern zu müssen, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die wesentlichen Aufgaben, die zu Ihrem Unternehmenserfolg beitragen, konzentrieren. Dieses Szenario ist leider noch immer Wunschvorstellung vieler Unternehmen. Laut einer Studie des Softwareentwicklers Freshworks gaben 60 % der befragten IT-Fachkräfte an, die an Ihrem Arbeitsplatz verwendete Software zu hassen. Sogar 44 % waren bereit, auf den Benefit von mehr Urlaubstagen zu verzichten, wenn sie stattdessen mit Software arbeiten können, die ihren Anforderungen und Wünschen entspricht.
Hier also ein kleiner Reminder an Sie: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden zufrieden mit der verwendeten Software sind. Ein wichtiger Schritt: Holen Sie alle bei Entscheidungen bezüglich der IT-Infrastruktur mit ins Boot.
Die Qualität Ihrer Arbeit wird sichergestellt
Wenn Ihr System verlässlich ist, ist es auch Ihre Arbeit. Indem Fehlerquellen gar nicht erst entstehen oder schnell identifiziert und eliminiert werden und sich alle auf die gewinnbringenden Aufgaben konzentrieren können, holen Sie das Beste aus Ihrer Arbeit heraus.
Sie steigern die Zufriedenheit Ihrer KundInnen
Durch die beiden vorangehenden Punkte können Sie eins garantieren: Verlässlichkeit. Ihre KundInnen können sich auf Sie verlassen und müssen nicht mit einem plötzlichen Qualitätsverlust durch einen Ausfall oder eine Datenpanne rechnen.
Fazit
Sie wissen, was eine gute IT-Infrastruktur ausmacht, welche Vorteile sie hat und können das Ganze nun in Ihrem Unternehmen umsetzen. Was Sie dabei auf jeden Fall im Hinterkopf behalten sollten: Das Optimum, das Sie mit Ihrer Infrastruktur erreichen möchten, wird sich stetig verändern und das ist vollkommen normal. Statt stillzustehen und das Ziel aus den Augen zu verlieren, sollte uns das Phänomen, immer an der gleichen Stelle weiterzuarbeiten, sich gleichzeitig aber nicht im Kreis zu drehen motivieren! Denn die Notwendigkeit einer stetigen Optimierung ist ganz logisch. Wir passen uns an, entwickeln uns weiter und erreichen immer höhere Ziele – das ist nicht nur in der IT das A und O.