E-Invoicing

Der englische Begriff e-Invoicing (wörtlich übersetzt: E-Rechnung) beschreibt die elektronische Rechnungsstellung. Darunter fällt alles, was dem elektronischen Versand und Empfang zugrunde liegt. Das Ziel dabei ist es, Rechnungsdaten digital und strukturiert an Dritte zu übermitteln bzw. zu empfangen, sodass diese automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Formate für elektronische Rechnungen sind unter anderem XML, PDF und ZUGFeRD.

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie e-Invoicing ablaufen kann:

1. Sender zu Empfänger: Der Sender (beispielsweise ein Lieferant) erzeugt während seines Abrechnungsprozesses eine elektronische Rechnung. Diese Rechnung wird mit Hilfe der nötigen Soft- und Hardware über eine digitale Datenverbindung direkt an den Empfänger (beispielsweise ein Unternehmen) übermittelt.
2. Sender über Netzwerk(e) zu Empfänger Hier übermittelt der Sender die elektronische Rechnung über ein oder mehrere Netzwerke an den Empfänger. Das hat den Vorteil, dass die unternehmensinterne IT-Infrastruktur nur bedingt an den Versand von e-Rechnungen angepasst werden muss.

E-Invoicing senkt nicht nur allgemeine Kosten durch die Reduzierung des Papierverbrauchs, sondern sorgt auch dafür, dass Prozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung schneller und sicherer abgewickelt werden können. Denn zum einen sind die Rechnungsdaten durch die Möglichkeit, Daten und Dokumente zu verschlüsseln, vor unbefugten Zugriffen und Manipulation geschützt, und zum anderen können die Zahlungsvorgänge durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung und -freigabe schneller abgewickelt werden.