Aktenplan

Der Aktenplan ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftguts (Akten, Dokumente, Belege etc.) eines Unternehmens. Unabhängig davon, ob die Daten in papierbasierter oder digitaler Form vorliegen, verfolgt der Aktenplan das Ziel, alle Dokumente vollständig und nachvollziehbar zu strukturieren und zu ordnen, um sie dann – ggf. auch nach erfolgter Archivierung – schnell wieder hervorholen zu können. Die Struktur eines Aktenplans ist hierarchisch aufgebaut und in verschiedene Gruppen unterteilt.

Während der Aktenplan bei papierbasierten Systemen den physischen Ablageort eines Dokumentes ermittelt und aufzeigt, führt der Aktenplan in einem digitalen Dokumentenmanagement-System den Nutzer zur benötigten E-Akte auf der Datenbank. Auch in einer hybriden Aktenführung findet der Aktenplan Anwendung.