Europaweit besser zusammenarbeiten mit neuer ECM-Architektur

Wer neu anfängt, muss keine alten Zöpfe abschneiden. So musste das Finanzdienstleistungs-Start up Arabesque, als es sich 2013 gründete, nicht erst aufwändig ordnerweise Bestandsakten nachscannen, um in der digitalen Welt anzukommen. Vielmehr setzte man von vornherein voll auf digitale Dokumente und Prozesse. Das Instrument dafür ist die Dynamic-Content-Management-Lösung M-Files.

Die Arabesque Asset Management Ltd wurde 2011 von Barclays Bank PLC ins Leben gerufen und ist seit 2013 ein unabhängiges Finanzdienstleistungsunternehmen. Als Fonds-Gesellschaft verbindet Arabesque Umwelt-, Social- und Governance-Daten mit Investmentstrategien und kombiniert ein weltweites Anlageportfolio von 1.000 Aktien mit überdurchschnittlichem Rendite-Risiko-Profil. Das Start-up ist an den Standorten Frankfurt/Main (Research, Programming, and Technology) und London (Management, Trading, Legal, and Compliance) mit Niederlassungen vertreten.

„Als junges Unternehmen wollten wir von Beginn an möglichst alles digitalisieren: Rechnungen, Briefe, unsere Kommunikation“, erklärt Tarek Selim, CFO/COO von Arabesque. An beiden Unternehmensstandorten sollten die Beschäftigten jederzeit Zugriff auf alle relevanten Unterlagen haben. Die Niederlassungen Frankfurt und London sind per VPN-Verbindung miteinander vernetzt, die IT befindet sich in der Mainmetropole. Dort steht seit 2014 auch der M-Files-Server.

Schnell produktiv einsetzbar, leicht skalierbar

Nach Sichtung mehrerer Wettbewerbsprodukte hatte sich Arabesque für die Software des finnischen Anbieters M-Files entschieden – M-Files bietet mit seinen Produkten alles, was Arabesque an Anforderungen für das tägliche Arbeiten hat. Das M-Files ECM ist komplett in die MS Office Welt integriert, damit arbeiten die Anwender immer in ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche. Hemmungen „Neues“ zu erlernen und anzuwenden werden somit kleinstmöglich gehalten, sie sind von Anfang an nicht vorhanden. Die schnelle und unkomplizierte Installation und die Integration mit den Microsoft Office Produkten unterstreicht die gut durchdachte Anwendbarkeit von M-Files.

Weiterer wesentlicher Punkt für die Entscheidung für M-Files ist laut Tarek Selim dessen einfache Suchfunktion, „die anderen weit überlegen ist. Man sucht nicht nur den Dokumentnamen, sondern recherchiert in den Dokumenten selbst, für die Indexdateien angelegt werden. Damit kann man komplexe Suchen sehr einfach machen.“ Grund dafür ist die Produktphilosophie von M-Files, nach der Informationsobjekte mit ihren Metadaten verwaltet anstatt sie ordnerbasiert abzulegen. Mit M-Files hat Arabesque keine komplexe ECM-Suite eingeführt, sondern eine Lösung, die schnell produktiv einsetzbar und dabei leicht skalierbar ist. So begann das Unternehmen zunächst mit einer kleinen Anzahl an Arbeitsplätzen auf denen mit dem ECM gearbeitet wurde und baute diese mittlerweile auf zehn Plätze aus. Dafür genügt eine kurze Mitteilung an die DMSFACTORY und die zusätzlichen Lizenzen werden freigeschaltet. „Die Summe der vielen einfachen Lösungen hat uns bei M-Files am besten gefallen“, erklärt Tarek Selim.

Dokumente werden volltextverschlagwortet abgelegt

Arabesque legt Wert auf lokale Datenhaltung. Deshalb wird das System komplett im eigenen Haus betrieben, eine Cloud-Lösung war nicht gewünscht. Als Gold-Partner von M-Files übernahm die DMSFACTORY die Installation des Systems: aufgesetzt auf der vorhandenen SQL-Datenbank war das System nach kurzer Zeit einsatzbereit. Gemeinsam bauten Arabesque und DMSFACTORY eine Import-Strecke für Dokumente auf. Die Dokumente wurden als PDF-Dokumente eingelesen, im Volltext in M-Files abgelegt und über einen Workflow verschlagwortet. Nach einer Woche war das System nach diesen Vorarbeiten bereit für den produktiven Betrieb. Seitdem verwaltet Arabesque M-Files selbst, richtet ab und an neue Features ein und bestellt bei Bedarf weitere Lizenzen.

Alle neuen und selbsterzeugten Dokumente im Unternehmen legen die Mitarbeiter/innen direkt in M-Files ab. Über die Microsoft Office-Integration zum einen die selbsterstellten Office-Dokumente und zum anderen alle in Papierform eingehenden Schriftstücke durch Digitalisierung. Alle Dokumente können so einem erweiterten Benutzerkreis zugängig gemacht werden – jeweilige Berechtigung zur Nutzung können in M-Files sehr schnell erteilt bzw. eingeschränkt werden.

Vom Multifunktionsdrucker per Knopfdruck direkt ins Archiv

Für die Digitalisierung stehen bei Arabesque zwei High-Performance-Multifunktionsgeräte in den beiden Büros in Frankfurt und London zur Verfügung. Diese gab es schon zuvor, d.h. für die Einrichtung des neuen ECM-Systems waren keinerlei Hardware-Investitionen nötig. Auf den Geräten vor Ort hat COO Selim einen Arbeitsprozess eingerichtet, über den gescannte Dokumente nach M-Files transferiert werden. Drückt ein Mitarbeiter den Knopf „M-Files“, wird das digitalisierte Schriftstück per Abbyy FineReader OCR-ausgelesen, in die M-Files-Datenbank gelegt und dort nach den in M-Files vorgegebenen Schlagworten – Dokumententyp, Land, Datum, Absender etc. – klassifiziert. Tarek Selim: „Dieser automatisierte Prozess ist sehr komfortabel. Jeder kann so Dokumente eigenständig in das ECM-System importieren, mit geringstmöglichem Aufwand.“ Zum Großteil sind es fondbasierte Verträge, daneben Eingangsrechnungen und weitere buchhaltungsrelevante Schriftstücke sowie Dokumente mit Personalbezug.

Wirtschaftsprüfung signifikant beschleunigt

Nach ihrer Ablage im System können die Beschäftigten nach beliebigen Begriffen suchen und finden sofort das richtige Dokument. Arabesque konnte dadurch auch seine Wirtschaftsprüfung signifikant beschleunigen. Der Wirtschaftsprüfer setzt sich einen Tag an das System und will für seine Arbeit gar keine physischen Rechnungen mehr sehen. Er arbeitet genauso intuitiv mit der Software wie die Kollegen/innen von Arabesque. Mit M-Files werden Dokumente eben besser verwaltet, gefunden und geteilt.