ECM intuitiv wie eine App

Sein neues ECM-System zu bedienen, ist für Jörg Lötschert fast wie die Benutzung einer Mobile-App. „Man findet sich sofort zurecht und das System holt einen ab“, sagt der Geschäftsleiter Finanzen & Administration und ITLeiter der Stephan Schmidt Gruppe aus Dornburg-Langendernbach, einem europaweit führenden Hersteller von Spezialtonen und mineralischen Rohstoffen. Seit Ende 2015 ist dort die Lösung M-Files im Einsatz, mit der das Unternehmen in allen Abteilungen – IT, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung – nach und nach auf elektronische Dokumente und Prozesse umstellt.

Das Thema Elektronische Dokumentenverwaltung stand bei der Stephan Schmidt Gruppe schon länger im Raum. Aktueller Anlass dies anzugehen, war der Umbau der Verwaltung, die zukünftig einen gehörigen Teil der bisher als Archiv verwendeten Lagerfläche nutzen soll. Deshalb wollte man nachhaltig mit den Papierakten aufräumen. Über rund 100 PC-Arbeitsplätze verfügt das Unternehmen mit 180 Beschäftigten und suchte eine schlanke sowie leicht zu installierende Lösung, die mit den eigenen Anforderungen mitwachsen kann. „Wir taten uns schwer, weil es so viele Anbieter am Markt gibt“ erzählt Jörg Lötschert. „M-Files überzeugte uns hinsichtlich seiner Einfachheit und des sehr guten Preis-Leistungsverhältnisses.“

Als Goldpartner von M-Files übernahm die DMSFACTORY die Installation des Systems in einer agilen Herangehensweise. Dies bedeutet: Ohne tagelange Workshops im Vorfeld fängt man einfach an einem Arbeitsplatz in einer bestimmten Abteilung an. Während der Einrichtungsphase wird das System schrittweise und Stück für Stück an die tatsächlichen Anforderungen angepasst: neue Metadatenfelder hinzufügen, Dokumentenklassen einrichten, die Maske den Bedürfnissen entsprechend der Nutzer anpassen etc. „Wir können solche Strukturen jederzeit variieren, ohne dabei Gefahr zu laufen, Daten zu verlieren oder nicht mehr auffindbar zu machen“, erklärt Jörg Lötschert. Bei anderen Systemen funktioniere dies nicht so einfach. Hier passt er wieder, der Mobile-App-Vergleich: Man öffnet das System, findet sich sofort zurecht und kann es leicht administrieren. So gelang es, M-Files innerhalb von knapp drei Arbeitswochen in fast allen Abteilungen in seinen wesentlichen Funktionen zum Laufen zu bringen, so dass die Beschäftigten damit produktiv arbeiten können.

Arbeiten mit Web-Client, App und Rich-Client

Für ihre Arbeit mit M-Files nutzt die Stephan Schmidt Gruppe die mitgelieferte Datenbank. Die Mitarbeiter/innen greifen per Web-Client auf die elektronischen Dokumente zu, es gibt zudem Apps für iPhones und iPads. Die Berechtigung in MFiles ist so eingerichtet, dass die Abteilungen grundsätzlich Rechte zur Bearbeitung ihrer Dokumente erhalten. Über die dynamischen Berechtigungen in M-Files reicht für die Freigabe von Dokumenten die einfache Angabe der Benutzer und Gruppen in den Metadaten. Durch die Standard-Funktion von M-Files ist hierfür keinerlei Programmierung erforderlich. Begonnen wurde mit den Eingangsrechnungen, die erst nach ihrer Bearbeitung gescannt werden, „um die Prozesse der Anwender nicht zu sehr durcheinanderzuwirbeln“, wie Jörg Lötschert erläutert. Ab 1. Januar 2016 werden die täglich rund 60 bis 80 eingehenden Rechnungen also nach wie vor in Papierform freigegeben, gebucht, anschließend dann aber digitalisiert. Nach seiner Erfassung in SAP wird der Beleg über das Aufbringen eines Barcodes eingescannt und die Verknüpfung in SAP vollautomatisch als PDF/A-Dokument in M-Files abgelegt. Gleichermaßen werden auch Kontoauszüge und weitere Buchungsbelege im FiBu-Umfeld archiviert.

Verbindung zu SAP über M-Files Connector

Die Verbindung zwischen SAP und M-Files wird über den M-Files Connector herstellt. Dadurch spart sich die Stephan Schmidt Gruppe den Einsatz der (in Anschaffung und Anpassung teuren) ArchiveLink-Schnittstelle von SAP. Mit dieser wäre es möglich, direkt aus SAP heraus auf den Beleg zu springen; so ist nun der kleine Umweg nötig – den das Unternehmen unter Abwägung der Vor- und Nachteile gern in Kauf nimmt.

Synchronisierte SAP-Stammdaten in M-Files

Der Connector befähigt das ECM-System, Lieferanten-, Kunden- und PersonalStammdaten aus SAP heranzuziehen und zu synchronisieren. Auf diese Weise baut der Vertrieb in M-Files nach und nach eine Kundendatenbank auf, ohne dort alle Objekte nochmals anlegen und permanent aktuell halten zu müssen; neue Kreditoren und Debitoren und alle Änderungen an den Stammdaten übernimmt MFiles automatisch von SAP. Aus SAP ausgehende Belege wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Debitorenrechnungen werden über Funktionspostfächer nach M-Files importiert. Jörg Lötschert: „Immer mehr Kunden bitten darum, dass wir ihnen Rechnungen digital zustellen. Daher versenden wir nun unsere Fakturen aus SAP heraus per E-Mail an den Kunden. Parallel wird automatisch eine Kopie der Rechnung in M-Files abgelegt.“ Analog geschieht dies mit weiteren Ausgangsbelegen wie Auftragsbestätigungen und Bestellungen des Einkaufs. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand beträchtlich, denn Ausdrucken, Sortieren und Abheften von Ausgangsbelegen fallen weg. Auch die spätere Recherche nach den Ausgangsbelegen funktioniert nun auf Knopfdruck.

Projektakte gibt Aufschluss über Aufträge

Über eingehende Aufträge freut sich jedes Unternehmen. Hilfreich, wenn alle damit verbundenen Unterlagen an zentraler Stelle versammelt sind, sodass sich jeder Beteiligte rasch einen Überblick zum aktuellen Status verschaffen kann. Mit der herkömmlichen Papierablage entstehen in der Praxis jedoch immer wieder verteilte Informationsinseln. Die Stephan Schmidt Gruppe hat mit M-Files deshalb auch ein Projekt-Management aufgebaut in dem Sinne, dass alle Dokumente zu einem Auftrag in einer Projektakte in M-Files abgelegt werden. Die Verkaufsabteilung eröffnet für jeden neuen Auftrag eine digitale Projektakte in M-Files, die alle Dokumente zu diesem Auftrag aufnimmt. So arbeiten alle nach dem gleichen Prinzip und es ist auf einen Blick ersichtlich, welchen aktuellen Status der Auftrag hat. Auch Prozessschritte, die SAP nicht abbildet, wie etwa die Beauftragung des Transportes, werden darin dokumentiert. Berechtigungen und der Zugriff auf Dokumente eines Auftrags sind so gestaltet, dass in der Projektakte nur die Angabe der Benutzergruppe(n) notwendig ist. Alle dort hinterlegten Personen haben dann Zugriff auf die Dokumente.

Als nächster Schritt steht bei der Stephan Schmidt Gruppe die Einrichtung eines digitalen Personalarchivs an. Dazu muss konzipiert werden, welche Dokumentenklassen und Metadatenfelder man benötigt. Neue Personalunterlagen werden dann nur noch digital erstellt und verwaltet, die alten Papierakten will das Unternehmen sukzessive selbst nachträglich einscannen. „Jeden Tag eine Akte, dann sind wir irgendwann durch“, so Jörg Lötschert – ECM muss kein komplexes Unterfangen sein.