Die erfolgreiche Einführung eines ECM
Schritt für Schritt erklärt
Veröffentlicht am: 11. Januar 2021
Vor der Einführung eines ECM oder eines DMS stehen viele vor einigen Fragen: Wo fange ich an? Wie bereite ich mich richtig vor? Und worauf muss ich achten, damit die Einführung reibungslos abläuft und die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer auch von der neuen Lösung profitieren? Wir geben Ihnen mit dieser Timeline eine kurze und knackige Übersicht über die 7 Schritte hin zur erfolgreichen Einführung des ECM oder DMS.
- All
- Schritt 1
- Schritt 2
- Schritt 3
- Schritt 4
- Schritt 5
- Schritt 6
- Schritt 7
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Ziel
Ziel - Das Ziel
Wo drückt der Schuh? Definieren Sie das wichtigste Ziel, an dem sich das gesamte Projekt orientiert und es später gemessen werden kann.
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Ziel
Ziel - Die Anwendungsfälle
In welchen Abteilungen kommt das ECM zum Einsatz? Und in welcher Abteilung starten wir? Legen Sie den Grundstein und definieren Sie die geplanten Anwendungsfälle des ECM.
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Basis
Basis - Die Verantwortlichkeiten
Welche Rollen und Verantwortlichkeiten sollten wir vor Beginn des Projektes definieren? Wer treibt das Projekt voran? Wer übernimmt die interne Kommunikation? Bilden Sie ein ECM Team mit Fachanwendern, IT-Mitarbeitern und einem Mitglied des Managements.
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Basis
Basis - Budget- und Zeitrahmen
Was ist der Budgetrahmen? Und was ist unser Zeitplan? Entwickeln Sie eine Roadmap und setzen Sie sich Meilensteine, um später das Ziel genau zu verfolgen.
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Anforderungen
Anforderungen - Definition der Metadaten
Was für Dokumententypen haben wir und welche Metadaten beschreiben diese am besten? Wie können wir diese clustern und klassifizieren? Müssen bestimmte Löschfristen eingehalten werden?
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Anforderungen
Anforderungen - Struktur der Berechtigungen
Was haben wir für Nutzergruppen? Worauf müssen diese zugreifen? Müssen sich die Zugriffsrechte auf die Dokumente in bestimmten Workflows dynamisch anpassen?
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Anforderungen
Anforderungen - Abbildung von Prozessen
Welche betrieblichen Prozesse sollten auf jeden Fall in Form eines Workflows abgebildet werden? Ändern sich die Zugriffrechte in diesen Prozessen?
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Anforderungen
Anforderungen - Anbindung von Drittsystemen
Mit welchen Programmen werden Dokumente und Daten erstellt? Welche datengebenden Systeme müssen an das ECM angeschlossen werden? Hier können Sie sich auch Gedanken machen, was mit den Altdaten passieren soll: müssen diese migriert werden?
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Suche
Suche - Anforderungen an das ECM
Machen Sie sich einen Plan, in dem Budget, Anforderungen und der Auswahlprozess des Anbieters enthalten sind. Teilen Sie Ihr Ziel in Teilziele und versehen Sie diese mit terminierten Meilensteinen, damit Sie sich nicht verzetteln.
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Suche
Suche - Der Allrounder
Achten Sie auf ein skalierbares und flexibles ECM, das auf andere Anwendungsfälle und Abteilungen ausgeweitet werden kann, sodass Sie nicht für jede neue Anforderung ein neues System anschaffen müssen.
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Suche
Suche - Die Key User
Beziehen Sie bei der Auswahl des ECM auf jeden Fall die Key User bzw. eine/n Repräsentant/in ein, damit die Anforderungen der zukünftigen Nutzer auch getroffen werden.
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Suche
Suche - Der passende Partner
Machen Sie eine Anbieterauswahl von maximal 5 Anbietern und vergleichen Sie diese detailliert. Technisch werden sie nicht weit auseinander liegen – achten Sie daher auf den ersten Eindruck, Flexibilität, Ihr Bauchgefühl und das Gesamtpaket.
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Suche
Suche - Fallen bei der Auswahl
Falle „rein fachliche Betrachtung“: Eine tolle Oberfläche erfüllt meine persönlichen Anforderungen perfekt, passt aber nicht in die Systemlandschaft. Falle „rein funktionale Betrachtung“: Erfüllt alle Anforderungen, ist aber kompliziert zu bedienen.
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Kommunikation
Kommunikation - Kommunikation an AnwenderInnen
Was sind die Bedürfnisse der Anwender des ECM? Haben wir die Verbesserungen, die sich für sie durch die Nutzung des ECM ergeben, eindeutig formuliert und können so klar kommunizieren?
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Kommunikation
Kommunikation - Verbündete finden
Können wir jetzt schon eine/n Verbündete/n bei den künftigen Anwendern finden, der/die das Projekt im Team vorantreibt und die KollegInnen mit intrinsischer Motivation überzeugt?
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Umsetzung
Umsetzung - Zusammenarbeit mit dem Partner
Immer „schön brav“ dem Dienstleister alles direkt liefern, was er benötigt 😉 so werden zeitliche Engpässe vermieden.
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Umsetzung
Umsetzung - Dabei bleiben
Bleiben Sie stets in enger Abstimmung mit Ihrem Dienstleiter. Im besten Falle holt er Sie von sich aus ins Boot und lässt Sie an der Entstehung teilhaben.
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Umsetzung
Umsetzung - Schulungen planen
Planen Sie bereits jetzt die Schulung der User, damit auch alle an den Schulungen teilnehmen können. So können Sie direkt durchstarten. Ggf. ist es auch sinnvoll, im Nachgang Videos und Tutorials zur Verfügung zu stellen?
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Nachbereitung
Nachbereitung - Raum für Austausch bieten
Bieten Sie den Nutzern einen Raum für Austausch und zur gegenseitigen Hilfe. Hier können Sie sich auch direkt Feedback einholen, das Sie selbstverständlich bei Anpassungen berücksichtigen sollten.
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Nachbereitung
Nachbereitung - Mit gutem Beispiel voran
Gehen Sie stets mit gutem Beispiel voran und nutzen Sie die Lösung selbst wann immer es möglich ist.
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Nachbereitung
Nachbereitung - Ausweitung
Wenn nun alles steht, die Nutzer das ECM nutzen und Sie zufrieden mit dem Ergebnis der Implementierung sind, dann ist nun die Zeit gekommen, die Anwendung auch auf andere Abteilungen / Anwendungsfälle auszuweiten.
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