Endlich Chancengleichheit - ECM im Mittelstand

Endlich Chancengleichheit! So beendet das M-Files ECM Wettbewerbsnachteile kleiner und mittlerer Unternehmen

Stehen Sie als Mittelständler nicht schon genug unter Druck? Ihr Unternehmen muss die gleichen Aufgaben und gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wie große Unternehmen. Doch für Sie steht der Aufwand der Implementierung jeglicher Systeme in einem deutlich schlechteren Verhältnis zum Nutzen. Die Folge: Ein schlechter ROI (Return on Investment) und lange Amortisationszeiten.

Das traf auch auf die Nutzung der Enterprise-Content-Management(ECM)-Technologie zu, mit der sich große Unternehmen jahrelang massive Wettbewerbsvorteile verschafft haben. Aber das ist jetzt vorbei – es ist Zeit für ECM im Mittelstand!

Lassen Sie das enorme Potential zur Steigerung der Produktivität nicht länger brach liegen und schaffenSie endlich Chancengleichheit!

Kein Unternehmen kann dem Thema „Digitalisierung“ noch ausweichen. Sind einige schon bereit und haben nahezu alle Dokumente und Informationen digital vorliegen, so sind andere noch immer „erst kurz davor“ sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Wir sagen Ihnen: egal wo Sie stehen – mit dem M-Files ECM können Sie nur profitieren. Verwalten Sie Ihre Dokumente und Informationen nicht mehr nur, sondern springen Sie endlich rein in all die Vorteile, die Ihnen die Digitalisierung bieten kann. Fangen Sie an mit dem Managen Ihrer Informationen und steigern Sie Produktivität und automatisieren Sie Prozesse!

Tatsache: wenig Zeit und Budget vorhanden, positive Ergebnisse notwendig!

Der Arbeitsalltag ist klar: das Thema ist bekannt, Digitalisierung soll sein, möglichst schnell und mit merklich positivem Ergebnis gewünscht.

Den Überblick zu behalten ist dennoch schwer: viele Anbieter, ähnliche Produkte, kaum erkennbare Unterschiede: was also ist beim M-Files ECM anders und warum ist es besser für den Mittelstand?

Das M-Files ECM-System: vergleichbar mit den Besten. Und doch mehr!

Die Software bringt grundlegend alle heutzutage wichtigen und wesentlichen Funktionen für ein richtiges Enterprise-Content-Management-System von Haus aus mit: Versionierung, Änderungsnachverfolgung, Vorlagenverwaltung, Vorschaudokumente, Vergabe von Zugriffsrechten, Zugriffskontrollen, intuitive Bedienbarkeit und Vieles mehr.


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Bis hier unterscheidet sich M-Files nicht wesentlich von anderen Anbietern am Markt. Aber!

M-Files ist nicht nur zusätzlich tief in die Microsoft Office Welt integriert, was bedeutet, dass Sie dieses ECM-System direkt aus Anwendungen wie Word heraus zur Ablage und Bearbeitung von Dokumenten ansteuern können, sondern bedient sich auch einer Besonderheit. Vereinfacht ausgedrückt : Suchen so einfach wie googeln, dynamische Ansichten aller Informationen wie bei der Musikauswahl auf dem Smartphone, automatische Benachrichtigungen, Meilensteine im Kalender, Erinnerungsfunktionen wie ein Wecker und gemeinsames Arbeiten online und offline – und das sind nur ein paar wenige der modernen und zeitsparenden Funktionen, die M-Files abbildet.

Das erste Geheimnis: M-Files arbeitet mit den Metadaten der Dokumente und Informationen.

Das erste Geheimnis: M-Files arbeitet mit den Metadaten der Dokumente und Informationen. Eben diese Metadaten ermöglichen ein klares Erkennen und Auffinden der gewünschten Daten und Informationen – und für die Anwender bedeutet dies klare Zeitersparnis. Über eine einzige Suchmaske mit beliebigen zusätzlichen Suchparametern werden Trefferliste wie aus Google gewohnt angezeigt. Direkt aus M-Files heraus können Dokumente geöffnet, bearbeitet und dann wieder abgelegt werden. Laut AIIM kann die Produktivität in Unternehmen um bis zu 30% gesteigert werden, wenn Informationen so einfach gefunden werden wie bei der Suche im Internet – worauf warten Sie?

Eine Plattform für alle Repositories

Ein weiterer wesentlicher Pfeiler des M-Files ECM: der Plattformgedanke! Denn im Schnitt gibt es in den Unternehmen 4 Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten!

Mit M-Files haben Sie ein einziges ECM-System, das dank fertiger Konnektoren auf nahezu alle alleinstehenden Datensilos zugreifen und mit den Daten und Informationen arbeiten kann. Und das ganz ohne Migration. Dies bedeutet für Sie, dass alle bereits im Unternehmen existierenden Systeme bestehen bleiben, und Sie bequem über eine einzige Oberfläche auf alle Daten zugreifen können – egal ob sie in der Dropbox liegen, in einem Filesystem auf Ihrem Server oder bspw. im Sharepoint.

Der Intelligent Metadata-Layer ermöglicht Ihnen das digitale Arbeiten in einer einzigen Oberfläche

Der Intelligent Metadata-Layer (IML) ermöglicht Ihnen das digitale Arbeiten in einer einzigen Oberfläche, obwohl die Daten womöglich in vielen verschiedenen Repositories liegen.

Für Sie als mittelständisches oder kleines Unternehmen bedeutet dies: eine aufwändige und teure Migration ist eben nicht notwendig um im digitalen Zeitalter einzusteigen oder Schritt zu halten.

Künstliche Intelligenz – gerade für den Mittelstand

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: eigenes Denken, aufwändiges Überlegen und zeitraubendes Tippen wird abgelöst durch vorausgefüllte Felder, die nur noch bestätigt werden, weil das System eben „lernt“.

Namen, Anschriften und ganze Inhalte werden in Vorlagen übernommen, weil das System Dokumente entsprechenden Projekten zuordnen kann.

Gerade im Mittelstand, wo nicht jede Handlung in eigenen automatisierten Prozessen abgebildet werden kann, weil Projekte eben doch nicht immer gleich ablaufen, ist dies eine lohnende und zeitsparende Funktion.

Dennoch: auch Prozesse können mit M-Files automatisiert abgebildet und dann durchgeführt werden – Rechnungsfreigaben, Vertragsabwicklungen und weitere sind einfach konfigurierbar und lassen den Arbeitsalltag effizienter werden.

M-Files für den Mittelstand – der ROI schaut schon früh über die Schulter

Das Beste kommt zum Schluss. M-Files ist technisch ein System auf dem neuesten Stand der Dinge: Marktkenntnis gepaart mit technischem Know-How, hohen Innovationsansprüchen und künstlicher Intelligenz einsetzbar ab fünf Usern und damit bestens für den Mittelstand geeignet.

Einsetzbar ab fünf Usern und damit bestens für den Mittelstand geeignet

Das Investment hat sich bereits in den ersten Jahren gerechnet: mögliche direkte Einsparungen von etwa 60% aufgrund von weniger Papier, geringerem Platzbedarf und weniger externen Aufwänden und auch indirekte Einsparungen wie z.B. Produktivitätssteigerungen bei rund 38% aller Organisationen sprechen für sich.

Die Kosten – verraten wir Ihnen gerne persönlich oder bei uns im Webinar.


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