Mein ECM-Projekt floppt – woran kann es liegen?

Immer mehr Unternehmen investieren in modernste Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM), um dem papierlosen Büro näher zu kommen und in der digitalen Welt Schritt zu halten. 84% der mittelständischen Unternehmen mit bis zu 499 Mitarbeitern haben bereits ECM-Systeme im Einsatz. Dass jedoch knapp 25% aller IT-Projekte bei der Einführung scheitern, wie das Forbes Magazin berichtet, darüber spricht kaum jemand. Das wollen wir heute ändern und geben Ihnen in diesem Artikel Ideen, wie Sie das Ruder wieder rumreißen können.

Das bringt ein ECM-System an Vorteilen mit sich – ein kurzer Überblick

Durch die Implementierung einer ECM-Lösung werden Prozesse für den Umgang mit Dokumenten und Informationen durchdacht, digital abgebildet und bei Bedarf auch automatisiert. Anders als bei einem DMS bieten ECM-Systeme noch mehr Funktionen als nur die reine Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten. In einem ECM werden alle strukturierten und unstrukturierten Informationen eines Unternehmens an einem Ort zusammengeführt. Unter Einhaltung der Aufbewahrungspflichten lassen sich Dokumente revisionssicher ablegen. Ein ECM gewährt den ortsunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente. Dadurch müssen keine Kopien mehr erstellt und Dokumente manuell und zeitintensiv im Archiv gesucht werden. Alles ist an einem Ort gespeichert, immer in der aktuellsten Version. Das spart nicht nur Papier- und Archivkosten, sondern auch Zeit bei der Bearbeitung, wodurch Prozesse deutlich effizienter werden.

Ebendiese Vorzüge sind es, die Unternehmen dazu bewegen, ein ECM einzuführen. Doch in der Vorstellung geht dies oft schneller und einfacher vonstatten als in der Realität. In der Realität stellt die Einführung eines ECM für viele Unternehmen größere Herausforderungen dar als zunächst gedacht oder gar geplant.

Sie haben den ersten Schritt in die richtige Richtung gemacht: Sie haben ein ECM in Ihrem Unternehmen eingeführt. Doch der erhoffte und geplante Erfolg bleibt aus? Kein Grund zu verzweifeln. Hier erfahren Sie, woran Ihr Projekt gescheitert sein könnte und wie Sie es wieder in die richtige Spur bringen können.

Ohne Vorbereitung läuft nichts

Es gibt zahlreiche ECM-Systeme, aber nicht alle davon eignen sich für jedes Unternehmen. Haben Sie zu Beginn genau analysiert, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Eine ausführliche IST-Analyse und die Definition der Geschäftsziele sollten die wichtigsten Fragen vorab klären: Was soll mit dem Einsatz des ECM erreicht werden? Was soll sich verändern? Welche Herausforderungen gibt es aktuell im Umgang mit Dokumenten? Welche Prozesse sollen im ECM abgebildet werden? Können diese unverändert in das ECM übernommen werden, oder ist eine Anpassung nötig?

Nur wer seine Herausforderungen und Potenziale kennt, wird am Ende erfolgreich ein ECM einsetzen können.

Die beste Lösung nützt jedoch nichts, wenn sie nicht mit der im Unternehmen bestehenden IT-Landschaft kompatibel ist. Bedeutet: sie sollte sich durch vielfältige Schnittstellen nahtlos an die vorhandenen datengebenden Systeme anbinden lassen, sodass das ECM die zentrale Anlaufstelle für alle Informationen, Daten und Dokumente sein kann. Nur so lässt sich das komplette Potential der Lösung ausschöpfen. Existieren solche Schnittstellen nicht, könnte das Scheitern des Projekts hierin begründet sein. Denn bedenken Sie, wenn das ECM-System nicht perfekt in Ihre bestehende Infrastruktur integriert werden kann, ist es die zweite, dritte oder vierte Anwendung, die für sich alleinsteht und bedient, gewartet und gepflegt werden muss.

Zu Beginn der Einführung lief noch alles glatt, doch im späteren Verlauf stößt die Lösung an ihre Grenzen? Auch die nicht vorhandene Möglichkeit der Erweiterung des ECM kann ein Grund für den Misserfolg des Projektes sein. Vor der Implementierung sollte klar sein, ob sich das ECM zu einem späteren Zeitpunkt weiter anpassen lässt oder ob es nach einmaliger Implementierung nicht erweitert werden kann. Dabei geht es sowohl darum, das ECM auf mehr Nutzer zu erweitern, ebenso aber geht es auch um die Funktionalitäten des Systems. Manchmal wird ein ECM am Anfang nur in einer Abteilung eingeführt – Personenanzahl und Einsatzzweck sind entsprechend darauf angepasst. Wenn der Einsatz später auf weitere Abteilungen oder das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden soll, sollte das ECM auch dazu in der Lage sein. Haben Sie eine Lösung installiert, die sich nicht weiter an Ihre Ansprüche anpassen lässt, bleibt Ihnen nur noch der Umstieg auf eine neue Software.

Ebenso wichtig ist es genau zu überlegen, welche bisher manuellen Prozesse Sie im ECM abbilden wollen. Was sind unsere entscheidenden Abläufe, die wir digital abbilden wollen? Ergeben diese so auch digital Sinn? Was sollten wir überdenken und anpassen? Es ist nie sinnvoll manuelle Prozesse 1:1 digital abzubilden – warum? Weil automatische Prozesse immer genauer und schneller ablaufen als manuelle Prozesse. Schleifen, die bei der manuellen Bearbeitung sinnvoll sind, sind nicht immer notwendig, wenn der Prozess automatisiert abgebildet wird. Stichworte sind hier: automatische Vergabe von Zugriffsrechten durch ausgefeilte Berechtigungskonzepte, Erstellung von Aufgaben mittels Workflows usw. Bedeutet für Sie: hinterfragen Sie bisherige Abläufe und optimieren Sie diese vor dem Abbilden im ECM. Sicherlich lassen sich hierbei einige Bearbeitungsschritte einsparen.

Diese Vorüberlegungen klingen zwar banal, doch häufig werden genau diese Anforderungen in ECM-Projekten nicht bedacht und somit bestehende Fehler einfach in ein neues System weitergegeben. Die Euphorie, dass sich Abläufe verbessern und eine neue Lösung eingesetzt wird, ist groß, die Handlungen schnell.

Was Sie jetzt tun können: Gehen Sie nochmal einen Schritt zurück und überlegen Sie genau, was Sie mit der ECM-Einführung erreichen wollen. Überprüfen Sie nochmals die zu übertragenden Prozesse und legen Sie Ihre Ziele genau fest, beziehungsweise passen Sie diese an Ihre Anforderungen an. Danach erfolgt der Schritt, diese Überlegungen auf das bereits eingeführte ECM zu übertragen – gibt es Missmatches, so haben Sie schon den Fehler gefunden und können an der Behebung arbeiten, denn jetzt wissen Sie, was Ihnen gefehlt hat.

Zu optimistisches Projektmanagement

Erfahrungsgemäß dauert die Planung für die Einführung und Umsetzung eines ECM aus Unternehmenssicht oft länger und ist eventuell sogar kostspieliger als zu Beginn vermutet. Laut einer Studie des Project Management Institute aus dem Jahr 2017 kommt es bei 49% der Befragten zu Verzögerungen, 43% überziehen ihr Budget. Doch auch die Planung von Budget und Verantwortlichkeiten ist Aufgabe des Projektmanagements. So müssen Verantwortliche im IT-Bereich bestimmt werden, die sich sowohl um die Implementierung als auch um die anschließende Verwaltung und Pflege des ECM-Systems kümmern. Kommt das Management diesen Aufgaben nicht ausreichend nach, sind Projekte oft schon vor dem eigentlichen Start zum Scheitern verurteilt. So scheitern laut der Project Management Institute Studie aus 2018 18% aller Projekte aufgrund mangelhafter Ressourcenplanung. Denn sind die Ressourcen von Anfang nicht richtig verteilt, fehlt es früher oder später an Zeit, Geld oder Mitarbeitern, die sich der Umsetzung annehmen können. Im Laufe des Projektes sollten die Ressourcen daher regelmäßig kontrolliert werden, um jederzeit einschreiten zu können, falls etwas nicht nach Plan verläuft und beispielsweise das Budget, Deadlines oder die Auslastung der Mitarbeiter überschritten werden.

Hatten Sie zu Beginn des Projekts eine realistische Erwartungshaltung hinsichtlich Ihrer Projektziele oder haben sie vielleicht doch zu hoch gegriffen? So geht es zumindest knapp einem Drittel der Befragten in der Project Management Institute Studie. 31% davon gelang es nicht ihre Ziele zu erreichen. Unrealistische Ziele werden Ihnen daher nicht zum Erfolg verhelfen. Das ECM soll am liebsten sofort und ganzheitlich im Unternehmen eingesetzt werden? So schnell funktioniert die Umstellung aber leider nicht. Für eine erfolgreiche Umsetzung sollten Sie sich daher bewusst angemessen Zeit nehmen, um den gesamten Prozess zu durchdenken, damit Sie am Ende Ihre Ziele auch erreichen können. Deshalb ist es ratsam das Projekt in einer agilen Vorgehensweise durchzuführen. Unterteilen Sie sich Ihr Hauptziel in mehrere kleine Projekte und arbeiten Sie diese nach und nach ab. Ob Sie erst in einer einzelnen Abteilung starten oder ob Sie zunächst eine bestimmte Dokumentenart in das ECM überführen ist dabei Ihre Entscheidung. Ist das ECM dann in diesem ersten Schritt erfolgreich etabliert, können Sie den Einsatz auf weitere Abteilungen oder Dokumentenarten ausweiten. Durch dieses agile Vorgehen können Sie aus jeder Stufe Learnings mitnehmen, wiederholen so keine Fehler und nähern sich Schritt für Schritt Ihrem Hauptziel.

Was Sie jetzt tun können: Unterteilen Sie Ihr aktuelles Ziel in mehrere sinnvolle Teilziele und fokussieren Sie sich auf eine kleinere Einheit. Setzen Sie dieses Projekt zügig, aber mit der benötigten Zeit um und machen Sie erst dann weiter, wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Auch wenn diese Vorgehensweise im ersten Eindruck mehr Zeit in Anspruch nimmt, so sparen Sie diese durch die Vermeidung von Irrwegen und falschen Ergebnissen wieder ein. Es lohnt sich, die Zeit in Teilprojekte zu investieren, denn Fehler machen Sie so nur einmal.

Fehlendes oder zu wenig Change-Management

Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Kapital. Sie sind es auch, die direkt von der Einführung eines neuen Systems betroffen sind und daher eingebunden werden MÜSSEN. Wurden sie nicht in das Projekt miteinbezogen, besteht die Gefahr, dass wichtige Anforderungen der zukünftigen Nutzer an die Lösung nicht erfüllt werden, sich die Mitarbeiter übergangen fühlen und gegen die aktive Nutzung sperren. Mindestens ein Vertreter jeder betroffenen Abteilung sollte in die Planung integriert werden. So wird sichergestellt, dass die Bedürfnisse aller relevanten Abteilungen berücksichtigt werden. Doch auch alle anderen Mitarbeiter, die nicht direkt von der Umstellung betroffen sind, sollten über das Projekt informiert werden. Transparenz über die Beweggründe und die Vorteile eines ECM sollten ihnen auf keinen Fall vorenthalten werden. Verantwortlichkeiten im Projekt müssen klar kommuniziert werden, damit jeder weiß, an wen man sich bei Unklarheiten wenden kann. Viel zu häufig führt fehlende interne Kommunikation zu Misserfolgen in der Umsetzung von unternehmensinternen Projekten. Auch nach der Implementierung der Lösung dürfen Sie Ihre Mitarbeiter nicht im Stich lassen. Die Mitarbeiter müssen geschult werden, um den Umgang mit der Lösung zu lernen. Nur wer sich mit dem ECM auskennt, kann auch dessen Vorteile nutzen.

Die Zusammenarbeit mit dem Softwarelieferanten ist ebenfalls ein ausschlaggebender Faktor für den Erfolg des Projektes. Fehlende Kommunikation zwischen Lieferanten und Ihrem Unternehmen sorgt auch hier schnell für Missverständnisse und Verzögerungen.

Was Sie jetzt tun können: Change-Management bedeutet auch zu seinen Fehlern zu stehen. Kommunizieren Sie offen und ehrlich, was schiefgelaufen ist. Es ist noch nicht zu spät Ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen. Setzen Sie sich mit ihnen zusammen und hören Sie, was sie zu sagen haben. Nur so kann am Ende das gesamte Team mit dem Ergebnis zufrieden sein. Vielleicht erfahren Sie an dieser Stelle auch noch von wertvollen Insights, die Sie bisher noch nicht berücksichtigt haben, weil sie Ihnen unbekannt waren.

Fazit

Es gibt viele Gründe, die zum Scheitern eines ECM-Projektes führen können. Doch genauso gibt es auch für jedes Problem eine Lösung. Die Vorteile, die Sie aus der erfolgreichen Einführung eines ECM ziehen können, sind enorm. Der Schritt in Richtung papierloses Büro muss gemacht werden, wenn Sie der Digitalisierung nicht mehr hinterherhinken und Ihre Produktivität steigern wollen. Mit der richtigen Vorbereitung und der Beachtung unserer Tipps sollte auch dies kein Problem sein. Als unabhängiger Berater finden wir für jedes Unternehmen die passende Lösung und stehen Ihnen sowohl während als auch nach der Implementierung jederzeit zur Verfügung.
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