DMSFACTORY integriert sich mit ihrem „EmailStore“ tief in die jüngst in den Gartner Magic Quadrant ECM aufgenommene Lösung von M-Files
M-Files bietet eine einmalige, intelligentere Herangehensweise an das Enterprise Information Management (EIM). Im Oktober wurde die Lösung in den Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management aufgenommen. Die DMSFACTORY ist zertifizierter Partner der M-Files Corporation und realisiert mit der Lösung erfolgreich ECM-Projekte bei ihren Kunden. Mit der aktuellen Version 3.0 ihres „EmailStore“ bietet die DMSFACTORY eine Erweiterung für die individuelle Archivierung und Recherche von E-Mails direkt in Microsoft Outlook. Anwender von M-Files können damit ihre E-Mails einer rechtskonformen elektronischen Langzeitarchivierung zuführen.
Die persönliche Ordnerstruktur in Outlook ist die direkte Verbindung zum ECM-System: Vorgangsbezogene E-Mails werden einzeln oder im Stapel auf den Ordner gezogen, nicht vorbelegte Indexwerte werden eingegeben und alles andere geschieht automatisch – von der Formatkonvertierung und der Volltexterschließung der E-Mail bis hin zur Ablage der Anhänge der E-Mail zum Beispiel in einer Kundenakte des ECM. Die archivierten E-Mails unterliegen dem Rechtesystem von M-Files. Die Suche ist vollintegriert in Outlook mit den für das ECM üblichen Suchfeldern.
Erst vor kurzem hat die DMSFACTORY die Version 3.0 des EmailStore vorgestellt. Darin lassen sich Indexfelder bei der Ablage oder Suche der E-Mail verschiedenen Funktionstypen wie intelligente Nachschlageliste, Kalender und anderen zuordnen. Außerdem kann der Anwender für die Indexfelder sogenannte „reguläre Ausdrücke“ definieren und damit die Eingabe prüfen oder einschränken. In einem neuen Video – hier auf unserer Homepage – wird die Funktionsweise des EmailStore kurz und prägnant erklärt. Über die Webseite der DMSFACTORY gelangen Sie außerdem direkt zum Gartner ECM-Report.