Für die individuelle Archivierung und Recherche von E-Mails direkt in Microsoft Outlook hat die DMSFACTORY GmbH jetzt ein neues Add-in entwickelt: der DMSFACTORY EmailStore verbindet Microsoft Outlook mit der Welt der rechtskonformen elektronischen Langzeitarchivierung von Geschäftsdokumenten. Der EmailStore ist vollständig in die gewohnte Outlook-Umgebung integriert und sofort einsatzbereit.
Um in der Flut von E-Mails und der über die Jahre anwachsende Datenmenge die Übersicht zu behalten, wichtige Dokumente richtig abzulegen und nicht mehr zu verlieren, ist eine zeitgemäße Lösung zur E-Mail-Archivierung gefordert. Der DMSFACTORY EmailStore arbeitet ganz nach dem Motto: Einfach. Genial. Abgelegt.
Archivordner im Outlook sind die direkte Verbindung zum Dokumentenmanagement-System (DMS): Vorgangsbezogene E-Mails werden einzeln oder im Stapel auf den Archivordner gezogen, nicht vorbelegte Indexwerte werden eingegeben und alles andere geschieht automatisch – von der Formatkonvertierung und der Volltexterschließung der Anhänge der E-Mail bis hin zur Ablage zum Beispiel in einer Kundenakte des DMS. Persönliche E-Mails werden vollautomatisch mit allen relevanten Eigenschaften wie Absender, Sendedatum oder Betreff verschlagwortet und einfach per Drag&Drop im Archiv abgelegt. So funktioniert effiziente E-Mail-Archivierung!
Alle weitere Funktionen, die der Anwender aus Microsoft Outlook gewohnt ist, stehen in optimierter Form für die E-Mail-Archivierung und -Verwaltung zur Verfügung: Das Suchen vollintegriert in Outlook in den für das DMS üblichen Suchfeldern, den E-Mail- Suchfeldern und Volltextsuchen in Anhängen ist denkbar einfach und auch das Weiterleiten an andere Empfänger ist in der gewohnten Arbeitsweise möglich. Die Idee hinter dem DMSFACTORY EmailStore macht jedoch den Unterschied: Durch die vollständige Entfernung der archivierten E-Mail aus dem Exchange-Kontext bleibt die Exchange-Datenbank stets schlank und schnell. Recherchierte und aus dem Archiv benötigte E-Mails werden erst beim Öffnen geladen – das Netzwerk wird so nicht unnötig belastet. Auch beim EmailStore haben für die DMSFACTORY Effizienz und Sicherheit oberste Priorität: Die archivierten E-Mails unterliegen dem Rechtesystem des DMS.
Als Lösungsanbieter für Geschäftsprozessmanagement gehört die DMSFACTORY mit ihrer über 20jährigen Fimengeschichte zu den erfahrensten Spezialisten für Dokumentenerfassung, Business Process Management, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management in Deutschland. DMSFACTORY ist Partner führender Hersteller für Produkte in diesem Markt, u. a. Lexmark, M-Files, Kofax und Abbyy und ergänzt sein Portfolio durch eigene Softwarelösungen der DMSFACTORY Produktsuite.
„Als Systemarchitekten für Document Solutions realisieren wir Projekte in allen Branchen. Jüngste Projekte aus der Logistik-, Versicherungs- und Finanzbranche aber auch bei Rechenzentren sowie klein- und mittelständischen Unternehmen haben gezeigt, dass bei allen die Voraussetzung für eine positive Geschäftsentwicklung der optimale Ablauf der Geschäftsprozesse ist“, erklärt Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH, „dabei hat jeder Kunde spezifische Anforderungen an das Management von Dokumenten. Mit unserer Lösung DMSFACTORY EmailStore setzen wir daher an einem so frühen Punkt an, dass kein Datenchaos mehr bei der täglichen Arbeitsroutine entstehen kann. Die Gefahr, dass Dokumente im schlimmsten Fall verloren gehen, die Suche aber auf jeden Fall Zeit kostet, wird somit drastisch reduziert.“