Der DMSFACTORY ECMClient

Modernes Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Mit dem DMSFACTORY ECMClient haben wir ein Dokumentenmanagement-System (DMS) geschaffen, in das all unsere langjährige Erfahrung geflossen ist. Angepasst auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ist der DMSFACTORY ECMClient das moderne DMS für die einfache Verwaltung elektronischer Dokumente!

Der DMSFACTORY ECMClient ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS), d. h. ein EDV-System zur Organisation und rechtskonformen Archivierung großer Mengen von Dokumenten und Akten im professionellen Umfeld. Der Anwendungsschwerpunkt liegt auf der effizienten Übernahme, der revisionssicheren Archivierung, der intuitiven Nutzung archivierter Dokumente und der flexiblen Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen. In Verbindung mit weiteren Produkten der DMSFACTORY Produktsuite, wie beispielsweise dem DMSFACTORY EmailStore oder dem DMSFACTORY DocumentsPipeliner, gewinnt der ECMClient an Funktionalität und unterstützt Sie noch besser bei Ihren Geschäftsprozessen!

Der ECMClient bildet in seinen Funktionalitäten den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab. Erfassen Sie Informationen automatisiert aus verschiedenen Quellen, egal ob durch das Einscannen von Dokumenten oder der Übernahme aus Dateiverzeichnissen. Möchten Sie das so entstandene Dokument nicht sofort archivieren, senden Sie es einfach als Vorgangsmappe an eine Kollegin oder bearbeiten Sie das Dokument mit Hilfe von Annotationen. Und auch nach der rechtskonformen Archivierung steht Ihnen das Dokument durch Volltextsuche bei Bedarf in Sekundenbruchteilen wieder zur Verfügung. All diese Funktionen sind dabei vereint in einer einzigen Anwendung – sparen Sie sich also lästiges Hin- und Herwechseln zwischen Programmen und gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse noch effektiver!

Der DMSFACTORY ECMClient kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt, oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden.

Mit Hilfe des ECMClients archivieren Sie Ihre Dokumenten und Daten rechtskonform, so wie es die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verlangen.

Mit dem DMSFACTORY ECMClient können Sie beliebig viele elektronische Akten-Lösungen in einer Instanz verwalten, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln können.

Mit der Wiedervorlage gerät kein Dokument und keine elektronische Akte mehr in Vergessenheit. Als Ordnungshilfe untestützt Sie die Wiedervorlage dabei, Fristen einzuhalten und Dokumente sowie Akten zum richtigen Zeitpunkt wieder vorliegen zu haben.

Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien kann sowohl zur ad-hoc-Verarbeitung als auch für die Stapelverarbeitung eingesetzt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Sie umfangreiche Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung vereinfachen und automatisieren.

Um sensible Daten noch besser schützen zu können, bietet der ECMClient neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Sie hiermit einzelne Archivbereiche zusätzlich, sodass nur Personen mit Kenntnis des Passworts Zugriff haben.

Sobald ein Dokument einmal im ECMClient erfasst wurde, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotrokoll erfasst. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde.

Mit Hilfe von Annotationen können Sie Markierungen und Kennzeichnungen (z. B. Stempel oder Symbole) einzelnen Dokumenten hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument jedoch nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden.

Mit dem ECMClient TrayTool bleiben Sie immer informiert. Sie erhalten Hinweise eingeblendet, sobald etwas in den von Ihnen überwachten Archivbereichen geschieht, z. B. ein Dokument hinzugefügt wurde.

Archivbereiche sind Ihre Organisationseinheit zur Archivierung von Dokumenten und Akten. Mit Hilfe des Archiv-Assistenten lassen sich Archivbereiche im Handumdrehen erstellen und Anwender direkt auf diese berechtigen.

Behalten Sie wichtige Dokumente und Akten mit der Nachverfolgung im Blick. So wissen Sie jederzeit, wo sich ein Dokument bzw. eine Akte befindet.

Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten können Sie bei Bedarf automatisch eine Texterkennung durchführen. So werden eine Vielzahl verschiedener Quellformate für die Volltextsuche durchsuchbar.

Verwenden Sie auf Wunsch Barcodes bei der Stapelverarbeitung als Dokumenttrenner. Wird auf einer Seite des Stapels der Barcode erkannt, wird ein neues Dokument erzeugt und alle nachfolgenden Seiten werden bis zum nächsten Trenn-Barcode in diesem Dokument abgelegt.

Ihre Vorteile durch den DMSFACTORY ECMClient

  • Steigern Sie die Effizienz und Sicherheit beim Umgang mit Dokumenten und bei deren langfristiger Archivierung
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    Optimieren Sie die Abläufe vom Posteingang über alle Abteilungen und lösen so den Papierstau auf
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    Haben Sie alle Informationen mit einen Klick parat und leisten Sie optimalen Service