Modernes Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Der DMSFACTORY ECMClient

Dokumentenmanagement leicht gemacht

Der DMSFACTORY ECMClient ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS), d. h. ein EDV-System zur Organisation und rechtskonformen Archivierung großer Mengen von Dokumenten und Akten. Angepasst an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ist der ECMClient das moderne DMS für die einfache Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente!

Der Anwendungsschwerpunkt liegt auf der effizienten Übernahme, der revisionssicheren Archivierung, der intuitiven Nutzung archivierter Dokumente und der flexiblen Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen.In Verbindung mit weiteren Produkten der DMSFACTORY Produktsuite, wie beispielsweise dem DMSFACTORY EmailStore oder dem DMSFACTORY DocumentsPipeliner, gewinnt der ECMClient an Funktionalität und unterstützt Sie noch besser bei Ihren Geschäftsprozessen!

Die Oberfläche des ECMClient (klicken Sie auf das Bild für eine größere Ansicht).

Vom Eingang bis zur Archivierung

Mit Hilfe des ECMClients archivieren Sie Ihre Dokumente und Daten rechtskonform, so wie es die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verlangen. Sie können in ihm beliebig viele elektronische Akten-Lösungen in einer Instanz verwalten, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln können.
In den Archivbereichen werden Ihre Dokumente und Akten archiviert. Mit Hilfe des Archiv-Assistenten lassen sich diese Archivbereiche im Handumdrehen erstellen und im selben Handgriff die Zugriffsberechtigungen für die Anwender verteilen. Mit dem ECMClient TrayTool bleiben Sie immer informiert, sobald etwas in den von Ihnen überwachten Archivbereichen geschieht, z. B. ein Dokument hinzugefügt oder geändert wurde.
Auch nach der Archivierung stehen Ihnen alle Dokumente immer zur Verfügung. Durch die Volltextsuche findet der ECMClient das gesuchte Dokument innerhalb von Sekundenbruchteilen.

Scannen und Importieren

Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in den ECMClient kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch als Stapelverarbeitung durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Sie umfangreiche Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung vereinfachen und automatisieren. Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten können Sie bei Bedarf automatisch eine Texterkennung (optical character recognition) durchführen. So werden eine Vielzahl verschiedener Quellformate für die Volltextsuche durchsuchbar. Verwenden Sie bei der Stapelverarbeitung auf Wunsch Barcodes als Dokument-Trenner. Wird auf einer Seite des Stapels der Barcode erkannt, wird ein neues Dokument erzeugt und alle nachfolgenden Seiten werden bis zum nächsten Trenn-Barcode in diesem Dokument abgelegt.

Behalten Sie den Überblick

Sobald ein Dokument einmal in den ECMClient aufgenommen wurde, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Mit Hilfe von Annotationen können Sie Markierungen und Kennzeichnungen (z. B. Stempel oder Symbole) einzelnen Dokumenten hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument jedoch nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden.

Behalten Sie wichtige Dokumente und Akten mit der Nachverfolgung im Blick. So wissen Sie jederzeit, wo sich ein Dokument bzw. eine Akte befindet. Durch die Wiedervorlage-Option geraten keine Dokumente, keine elektronischen Akten und vor allem keine Fristen mehr in Vergessenheit.

Mit Sicherheit effizient

Der DMSFACTORY ECMClient kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt, oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten noch besser schützen zu können, bietet der ECMClient neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Sie hiermit einzelne Archivbereiche zusätzlich, sodass nur Personen mit Kenntnis des Passworts Zugriff haben.

All diese Funktionen sind dabei vereint in einer einzigen Anwendung – sparen Sie sich also lästiges Hin- und Herwechseln zwischen Programmen und gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse noch effektiver!

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Mehr Effizienz

Steigern Sie die Effizienz und Sicherheit beim Umgang mit Dokumenten und deren langfristiger Archivierung.

Optimierte Prozesse

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Immer informiert

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Machen Sie sich ein Bild des ECMClients

Die Oberfläche des ECMClients. Weitere Screenshots folgen zeitnah.

Die wichtigsten Features des ECMClient

  • Als Standalone- oder Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server oder mehreren Arbeitsplätzen
  • Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD
  • Einfache Erstellung elektronischer Akten
  • Definierte Scan- und Importprofile für ad-hoc-Verarbeitung oder Stapelverarbeitung
  • Private Encryption für den Schutz sensibler Daten
  • Die Änderungshistorie eines Dokumentes ist immer ersichtlich
  • Automatische Benachrichtigungen über Änderungen oder neu angelegte Dokumente
  • Automatische Texterkennung durch OCR
  • Annotationen in einzelnen Dokumenten
  • Automatisierte Wiedervolage von Dokumenten zur Einhaltung von Fristen

Ergänzende Produkte

Der DMSFACTORY EmailStore

Ihr Tool für effizientes E-Mail-Management direkt in Microsoft Outlook.

Der DMSFACTORY DocumentsPipeliner

Verknüpfen Sie Ihre Systeme einfach intelligenter.

Der DMSFACTORY ContentServer

Die zentrale Verwaltung aller digitalen Unterlagen.

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