Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Mit e-Akten und einem Enterprise-Content-Management-System

Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung

Auch in der öffentlichen Verwaltung gelangt die Digitalisierung immer mehr ins Rollen. Und das aus gutem Grund, denn durch den Einsatz von elektronischen Akten (e-Akten) für die Schriftgutverwaltung und weiterer digitaler Anwendungen wird Ihr Arbeitsalltag immens vereinfacht. Der Zugriff auf alle Daten, Dokumente und anderen Informationen über die verschiedenen Fachbereiche und Standorte hinweg ist nur einer der vielen Vorteile des Einsatzes digitaler Lösungen. Papierberge, stundenlanges Suchen und arbeitsintensive Ablage von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Und auch die Einhaltung aller rechtlichen Regularien wird zum Kinderspiel.

Mit unseren Lösungen von der Dokumentenerfassung über das Dokumentenmanagement, der revisionssicheren Archivierung bis hin zu teilautomatisierten Prozessen sind Sie für die Zukunft gerüstet! Bei der Auswahl der passenden Anwendungen achten wir darauf, dass diese benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sind, um Ihrem Team den Umstieg möglichst leicht zu gestalten. Bei der Umsetzung Ihrer Lösung orientieren wir uns gerne an dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OKeVA).

Digitalisieren Sie neben Ihren Akten auch das Rechnungswesen, Ihr Vertragsmanagement und die gesamte Personalverwaltung in einer zentralen Lösung und gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag mit mehr Leichtigkeit.

Automatisierte Dokumentenerfassung

Lesen Sie eingehende Formulare mit Hilfe von Anwendungen für die Dokumentenerfassung automatisch aus und bereiten Sie die Inhalte für die weitere digitale Verarbeitung auf. Diese Lösungen ermöglichen Ihnen das rechtssichere Scannen gemäß den Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Anschließend können Sie die erfassten Daten automatisch an eine Anwendung für die weitere Verarbeitung übergeben.

Elektronische Akten und die XRechnung

Mit elektronischen Akten genießen Sie für einen ortsunabhängigen Zugriff auf die abgelegten Inhalte und somit die vereinfachte Verwaltung dieser. Unsere e-Akten sorgen für eine revisionssichere Ablage und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Und auch das Thema XRechnung wird hier berücksichtigt. Mit dem XRechnungsViewer und bearbeiten Sie eingehende XRechnungen wie jede andere Rechnung. Er macht aus der kryptischen XML-Datei eine lesbare Rechnung. Das Gegenstück für die Erstellung von XRechnungen bietet der XRechnungsCreator. Dieser gleicht ab, ob für den Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID hinterlegt ist, und erzeugt aus einer lesbaren Rechnung in Ihrem Design automatisch eine XRechnung, die Sie direkt aus der Akte heraus versenden können.

Transparente Prozesse

Digitalisieren und automatisieren Sie Vorgänge wie das Einreichen, Bearbeiten und Freigeben von Anträgen. Einfach das Dokument erstellen, ergänzen oder korrigieren, digital unterzeichnen, genehmigen oder ablehnen, archivieren und fertig! Bei dem Erstellen neuer Dokumente greifen alle auf freigegebene Vorlagen zu, was die Erstellung vereinfacht. Auch komplexere Vorgänge oder die klassische Umlaufmappe lassen sich ganz einfach in den digitalen Raum verlegen und führen zu einer optimierten Vorgangsbearbeitung.

Durch die vorgegebenen Prozessschritte und die zentral abgelegten Informationen sorgen Sie nebenbei für mehr Transparenz und die Verfügbarkeit von Informationen über alle Bereiche hinweg.

Höchste Sicherheit

Datensicherheit ist eines der wichtigsten Themen im Rahmen der digitalen Arbeit. Mit unseren Lösungen sorgen wir durch verschiedene Mechanismen für die Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards. Granular vergebene Zugriffsrechte schützen die Daten und Dokumente vor nicht-autorisierten Blicken. Und auch alle Änderungen an den Dokumenten werden dokumentiert und die sensiblen Informationen vor Manipulation geschützt.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Zeit und Geld sparen

Durch die Digitalisierung aller Dokumente sind diese immer verfügbar und Sie sparen Zeit zum Suchen sowie den Platz für die Ablage der Akten im Büro.

Optimierte Prozesse

Durch die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit der automatischen Aufgabenzuweisung wissen alle zu jeder Zeit, was zu tun ist.

Rechtskonform arbeiten

Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist zentral gemanaged und automatisiert.

Anbindung an Drittsysteme

Vielfältige Schnittstellen zur Anbindung bestehender Systeme und Fachverfahren ermöglichen die Verknüpfung aller Dokumente und Daten.

Transparente Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit an digitalen Dokumenten gestaltet sich benutzerfreundlich und intuitiv und sorgt dafür, dass das Wissen geteilt wird.

Verbesserte Daten-Sicherheit

Die abgelegten Daten und Informationen sind sowohl intern als auch extern vor unbefugtem Zugriff geschützt und zeitgleich für die berechtigten Personen verfügbar.

Passende Produkte

Unsere Lösungen für die öffentliche Verwaltung basieren standardmäßig auf den Produkten ABBYY FlexiCapture, DMSFACTORY SmartCapturing oder Kofax im Bereich Document Capture und M-Files, Saperion oder JobRouter® zur Verarbeitung und Archivierung der Daten und Dokumente.

Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:

Die Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung: ABBYY FlexiCapture.

Logo DMSFACTORY weiss

Die All-in-One-Lösung für die Erfassung von Dokumenten.

Vielfältige Dokumentenerfassungs-Lösungen für alle Bereiche.

Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System von M-Files.

Der Alleskönner im Bereich ECM: das Saperion ECM von Hyland.

Die Digitalisierungsplattform für alle Geschäftsprozesse: JobRouter®.

Ergänzende Informationen

Kostenloses Online-Seminar

In diesem Online-Seminar zeigen wir Ihnen, wie Sie mit digitalen Akten strukturiert und optimiert arbeiten.

Die digitale Umlaufmappe

Erfahren Sie, wieso wir endlich von der Zettelwirtschaft Abschied nehmen müssen und wie Sie das umsetzen können.​

Produktinformation M-Files

Erfahren Sie, wie digitale Akten Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und wie die Einführung funktioniert.

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