Digitalisierung im Personalwesen
Die Top 3 Vorteile einer digitale Personalakte
Veröffentlicht am 28.06.2021
Hinweis: Wir verzichten aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen und verwenden das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter (d/m/w).
Der digitale Wandel macht auch vor der HR-Abteilung keinen Halt
Als Auswirkung der digitalen Transformation arbeiten bereits viele Unternehmensbereiche digital: In den meisten Abteilungen werden Dokumente hauptsächlich digital erstellt und verwaltet. Die Buchhaltung zum Beispiel setzt auf digitale Rechnungseingangslösungen und auch Rechnungen verlassen in digitaler Form das Haus. Was jedoch häufig auf der Strecke bleibt, ist die Personalabteilung – das Herzstück eines jeden Unternehmens, denn hier wird das wichtigste Kapital verwaltet: Die MitarbeiterInnen.
Doch gerade in der Personalabteilung, die jeden Tag mit vielen Dokumenten und Informationen arbeitet, lässt sich mit dem Einsatz von digitalen Lösungen einiges erreichen! Die Personalabteilung muss auf der einen Seite die wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens abdecken und auf der anderen Seite auf die individuellen Anforderungen der Belegschaft eingehen. Zusätzlich noch neue Fach- und Führungskräfte rekrutieren, die eine schnelle Reaktionszeit erwarten, und die täglich anfallenden Aufgaben der Personalverwaltung erledigen. Laut einer Studie von Kienbaum verbringen HR-ler knapp 40% ihrer täglichen Arbeit mit rein administrativen Aufgaben, die häufig an Dokumente gebunden sind (Quelle: Kienbaum „HR-Strategie & Organisation 2017“). Wenn diese Dokumente auch noch in Papierform erstellt und verwaltet werden, dann hält das bei der täglichen Arbeit nur noch mehr auf.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was die Lösung für eine digitale Personalabteilung ist und was Sie letztendlich für Vorteile von der Umstellung auf eine digitale Lösung haben.
So digital sind die Personalabteilungen in Deutschland
Ein Blick in die deutschen Personalabteilungen zeigt, dass einige Unternehmen bereits die Digitalisierung ihrer HR-Abteilung in Angriff genommen haben. Laut einer Studie des Softwareunternehmens Forcont und der Martin Luther King Universität Halle-Wittenberg aus 2020 haben bereits 58% der Befragten Personalprozesse und Aufgaben in ihren Unternehmen digitalisiert.
Dennoch war sich die Hälfte der Befragten dieser Umfrage unsicher, was die Digitalisierung ihrer Arbeit angeht. Sie befürchten, nicht mit der Umstellung der Prozesse zurecht zu kommen, und wollen eigentlich lieber an ihrer gewohnten Arbeitsweise festhalten. Für einige ist die fachliche Auseinandersetzung mit den digitalen Anwendungen ein großer Faktor für die zurückhaltende Einführung einer digitalen Lösung. So kommt es, dass knapp ein Fünftel der Befragten der Studie bislang die Digitalisierung ihrer Personalabteilung nicht in Betracht ziehen (Quelle: https://www.marconomy.de/so-steht-es-um-die-digitalisierung-der-personalarbeit-a-949863/).
Doch für das laufende Jahr 2021 berichtet eine Studie der Hackett Group, dass das Interesse an Cloud-basierten HR-Anwendungen um 20% auf insgesamt 82% stieg und das Interesse an Tools für das Management der Geschäftsprozesse um 17% auf 75%(Quelle: https://www.thehackettgroup.com/2021-hr-key-issues-2012/). Das bedeutet also, Lösungen für agiles Arbeiten sind gefragter denn je!
Ein Grund für die verhaltene Einführung neuer Technologien sind konkurrierende Prioritäten, wie zum Beispiel durch den Wandel der gesamten Personalstrategie hin zu einer „People Company“, in der die Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele im Mittelpunkt stehen, und die Notwendigkeit der Einführung eines Digital Workplace. Durch diese mitarbeiterzentrierten Ansätze rücken Themen wie flexible Arbeitszeiten, das Schaffen von positiven Mitarbeitererlebnissen, Teambuilding und individuelle Weiterbildungsmaßnahmen immer mehr ins Licht. Diese brauchen vermehrte Aufmerksamkeit, weshalb es an Ressourcen für die Implementierung von digitalen HR-Lösungen fehlt. Das bestätigen auch knapp 60 % der befragten Führungskräfte, die von fehlenden finanziellen Mitteln und mangelnder Zeit und Personal berichten.
Doch der Preis der papierbasierten Arbeit ist hoch! Bei den vielen Dokumenten und Akten geht schnell der Überblick verloren, die Suche nach den richtigen Informationen kostet enorm viel Zeit und wichtige Aufbewahrungs- und Löschfristen werden übersehen. Dabei lassen sich viele Prozesse wie das Bewerbermanagement und das Management aller über die Zeit anfallenden Personaldokumenten durch die Nutzung digitaler Tools viel effizienter gestalten. Möglich wird dies zum Beispiel durch die Einführung einer digitalen Personalakte.
Mit der digitalen Personalakte den ersten Schritt machen
Der Einsatz einer Software-Lösung wie einer digitalen Personalakte führt zu einer deutlichen Entlastung der HR-Teams. Denn eine digitale Personalakte kann Prozesse automatisieren und somit den Verwaltungsaufwand im Personalmanagement senken, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.
Neben dem bloßen Management der großen Menge an Dokumenten besteht eine weitere Herausforderung darin, dass diese in unterschiedlicher Form existieren. Manche liegen bereits digital vor, während andere noch papierbasiert ausgestellt werden. Auch hier schafft die digitale HR-Akte Abhilfe. Dokumente in Papierform werden gescannt und entsprechend ihres Inhalts klassifiziert und der passenden Personalakte zugeordnet. E-Mails und Unterlagen, die bereits in digitaler Form vorhanden sind, können direkt aus der Anwendung heraus, in der sie entstehen, den Akten zugeteilt werden.
Das Resultat: eine zentrale Anwendung, in der alle personenbezogenen Dokumente zentral verwaltet werden. Berechtigte Mitarbeiter können jederzeit auf die Unterlagen zugreifen und diese bearbeiten. Durch die Definition von Workflows und die Zuordnung von Aufgaben laufen alle Prozesse von der Erstellung über die Archivierung bis hin zur fristgerechten Löschung automatisiert ab. Einige Dinge, für die die Mitarbeitenden der Personalabteilungen früher viel Zeit benötigt haben, lassen sich nun mit wenigen Klicks erledigen.
Die Top 3 Vorteile einer digitalen Personalakte
Welche konkreten Vorteile die Einführung einer digitalen Personalakte mit sich bringt, das erfahren Sie hier.
Der wichtigste Vorteil zuerst: Endlich Zeit für die wichtigen Dinge
Knackpunkt bleibt der hohe Administrationsaufwand in der Personalabteilung, denn die Verwaltungsaufgaben wie das Dokumentenmanagement und die Datenpflege nehmen mit 37% viel Arbeitszeit im Personalwesen ein. Dem gegenüber steht der Wunsch der Mitarbeitenden nach mehr Zeit für strategische Aufgaben wie die Optimierung der Employee Experience (oder auf Deutsch „Mitarbeitenden-Erlebnis“ mit dem Ziel der Mitarbeiterbindung durch positive Erfahrungen im Unternehmen), der Personalentwicklung und dem Recruiting neuer Fachkräfte. 64 % der Befragten wünschen sich mehr Zeit für die Personalentwicklung, 61 % für die Pflege ihres Netzwerks und 46% für das Thema Employer Branding (Quelle: https://www.marconomy.de/so-steht-es-um-die-digitalisierung-der-personalarbeit-a-949863/).
Genau hier liegt der größte Vorteil der digitalen Personalakte: Keine Suche nach Dokumenten und Informationen mehr – alles liegt zentral ab, Sie finden alles mit wenigen Klicks und die Automatisierung verschiedener Aufgaben spart eine Menge Zeit. Endlich können Sie sich neuen Herausforderungen und strategischen Aufgaben widmen, wie der Personalentwicklung, den sich ändernden Bedürfnissen der Mitarbeitenden, der Neuausrichtung hin zur People Company, optimierten Mitarbeitererlebnissen und dem Recruiting neuer Fach- und Führungskräfte. Durch das optimierte Mitarbeitererlebnis schaffen Sie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedenere Mitarbeiter engagieren sich mehr – ein Aufwärtstrend mit positiven Folgen für die Produktivität und das gesamte Unternehmen.
Einhaltung der Compliance: Datenschutz und Aufbewahrungsfristen
Durch die manuelle Bearbeitung geraten Fristen leicht in Vergessenheit. Zudem gehen papierbasierte Dokumente häufiger verloren oder sind im Ordnerchaos nicht aufzufinden. Gerade bei personenbezogenen Daten darf das nicht passieren.
Durch die Funktion der automatischen Erinnerungen lassen sich Termine und Fristen mit der digitalen Personalakte zuverlässig einhalten. Erinnerungsfunktionen wie zum Beispiel für die Rückmeldung bei Bewerbungen, Aufgaben im Rahmen von Freigaben, Nachfolgeplanung beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, Jubiläen und auslaufende Weiterbildungen sorgen dafür, dass nichts mehr versehentlich liegen bleibt.
Auch im Hinblick auf die Einhaltung von Revisionssicherheit und Compliance ist die digitale Personalakte bestens ausgestattet. Alle Dokumente werden gemäß ihrer Aufbewahrungsfristen archiviert und auch wieder gelöscht. Zudem lässt sich aus genau festlegen, welche Nutzer für welchen Zeitraum Zugriff auf bestimmte Dokumente besitzen.
Gerade bei der Verwaltung von Bewerberdaten unter der Einhaltung der DSGVO und den verschiedenen Aufbewahrungsfristen bietet die digitale Personalakte viel mehr Sicherheit als papierbasierte Akten. Mit wenigen Klicks haben Sie alle gespeicherten Informationen zu einer Person zur Hand und können sie mit einer Löschfrist versehen, falls der Bewerber nicht eingestellt wurde und die Unterlagen nach sechs Monaten wieder gelöscht werden müssen.
Abbildung des gesamten Mitarbeiterzyklus
Angefangen beim Recruiting lassen sich alle notwendigen Dokumente wie Stellenanzeigen, Lebensläufe und weitere Bewerbungsunterlagen zentral in der digitalen Personalakte verwalten. Kommt es zur Anstellung, dann kann der vollständige Onboarding-Prozess über die digitale Akte initiiert werden: aus der Bewerberakte wird eine Personalakte, die Pflichtdokumente werden definiert und die Aufgaben, die nun anstehen, werden automatisch verteilt. Zudem schafft die digitale Personalakte den Überblick über alle laufenden und bereits absolvierten Weiterbildungen der Angestellten. Auch erhaltene Zertifikate können dabei hinterlegt und bei Bedarf ausgehändigt werden.
So schaffen Sie das zentrale Management aller Informationen ohne Medienbruch über den gesamten Mitarbeiterzyklus hinweg, wobei die Inhalte überall verfügbar und trotzdem geschützt sind.
Fazit
Die Personalabteilung ist die wichtigste Schnittstelle eines jeden Unternehmens. Sie ist mit jeder Abteilung vernetzt und bildet die Brücke zwischen Management und Mitarbeitenden. Dennoch wird sie bei der digitalen Transformation viel zu oft übergangen. Die digitale Personalakte ist der perfekte Einstieg, um HR-Abteilungen an die Digitalisierung heranzuführen. Sie entlastet die HR-Angestellten bei Routinetätigkeiten, indem sie dafür sorgt, dass administrative Tätigkeiten deutlich effizienter erledigt werden, und schafft so Zeit für strategische Aufgaben.
Und wenn Sie denken, mit der Einführung einer digitalen Personalakte sei die Reise der Personalabteilung in die Digitalisierung bereits zu Ende, da nun einfach alle Arbeit zentral erledigt werden kann – keineswegs! Es gibt noch viele weitere Ideen, wie Sie mit einer digitalen Personalakte den Alltag aller Beteiligten weiter zu erleichtern. Mitarbeitende können zum Beispiel direkt ihre Krankmeldung, Anträge und ähnliche Unterlagen in ihre Personalakte laden. Serienbriefe lassen sich mit wenigen Klicks an alle Betroffenen versenden, Antworten dank eindeutiger Barcodes direkt in die entsprechende Akte laden, und vieles mehr. Denn eine gute digitale Personalakte ist ebenso dynamisch wie das Unternehmen und lässt sich jederzeit um beliebige benötigte Features erweitern!
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