Digitales Vertragsmanagement

Der Weg vom Aktenschrank in die digitale Welt

Veröffentlicht am 27.07.2021

Das Thema „Digitales Vertragsmanagement“ wurde schon vor langer Zeit für Unternehmen von der Kür zur Pflicht. Allein der ortsunabhängige Zugriff auf die Verträge und ihre Inhalte zwingt sie dazu, sich von den dicken Aktenordnern zu lösen und sich auf die digitale Welt einzulassen. Nicht zu vernachlässigen sind auch die vielen Fristen und Termine, die mit einem Vertrag einher gehen und sich bei steigender Anzahl vorliegender Verträge nur schwer mit Zettel und Stift überblicken und einhalten lassen.

Der Volksmund behauptet zwar gerne, Papier sei geduldig. Wir aber sagen: Bei Verträgen ist dies nicht der Fall. Zwar steht alles auf Papier und ist somit für immer festgehalten, das Papier wird jedoch im Ordner im Schrank verstaut und ist nicht mehr sichtbar– aus dem Kopf aber sollten Vertrag und die damit verbundenen Rechte und Pflichten lieber nicht verschwinden. Also werden die Verträge digitalisiert, bestenfalls auf einem zentralen Server gespeichert und mittels endloser Excel-Tabellen und Kalendereinträge verwaltet.

Die unternehmerische Verantwortung der Vertragseinhaltung – vor allem der Risiken – liegt bei den Führungskräften. Ein mulmiges Gefühl ist der ständige Begleiter und der Anspruch an die eigene Arbeit lässt sich nicht zufriedenstellend erfüllen. Doch die Studie „M-Files Contract Management“ belegt: Rund die Hälfte der Unternehmen arbeiten genau so!

Oder gehören Sie zu den 20%, die die Vertragseinhaltung gar nicht überwachen, sondern nur dann Maßnahmen ergreifen, wenn Probleme auftreten, obwohl Sie es eigentlich besser wissen und es auch besser machen möchten? Dass Ihrem Unternehmen dadurch im schlimmsten Fall bares Geld entgeht, Sie unbeabsichtigt unvorteilhafte Bedingungen annehmen, Fristen verpassen oder Sie sich nicht an Vereinbarungen halten, ist wohl die unangenehmste Vorstellung.

Digitales Vertragsmanagement ist also nicht per se die Lösung, denn auch hier gibt es gravierende Unterschiede. Durch die Ablage der gescannten oder bereits digitalen Verträge in starren Ordnerstrukturen zum Beispiel auf einem zentralen Server, die über versteckte Ordner oder durch die Vergabe von Passwörtern vor nicht-autorisierten Blicken geschützt werden sollen, und das Management der Fristen über Kalendereinträge birgt ungefähr genauso viele Risiken wie das Management papierbasierter Verträge. Den entscheidenden Unterschied macht hier eine geeignete Software!

In diesem Artikel dreht sich alles um das Thema digitales Vertragsmanagement. Wir beginnen mit den gängigen Herausforderungen im Umgang mit den papierbasierten und bereits digitalen Verträgen, zeigen Ihnen, wie Sie diese durch eine digitale Lösung bewältigen und geben Ihnen einen 4-Punkte-Plan an die Hand, wie Ihnen der Umstieg garantiert gelingt. Los geht´s!

Die gängigen Herausforderungen im Vertragsmanagement

Zu Beginn die Definition eines Vertrages: Ein Vertrag ist die Einigung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftsobjekten, die aus übereinstimmenden Willenserklärungen entsteht und bestimmte Rechte und Pflichten mit sich bringt. Diese wiederum bringen entsprechende Handlungen mit sich, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort in einer vereinbarten Art und Weise erledigt sein sollten. Und im Vertragsmanagement heißt es: alle Informationen, Risiken und Verpflichtungen eines Vertrages im Blick haben und rechtzeitig agieren.

Die wesentlichen Risiken und die sich daraus ergebenen Herausforderungen eines Vertrages finden sich über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg:

  • Chaos bei der Vertragsverhandlung auf Basis von Mails, Telefonaten und Meetings,
  • fehlende Übersicht bei der Gestaltung des Vertrages, der für Korrekturen und Freigabe per Mail hin und her geschickt oder ausgedruckt durch das Unternehmen gereicht wird,
  • sichere Archivierung und der gleichzeitige Zugriff auf die Inhalte,
  • Einhaltung der gesetzliche Pflichten wie die Lösch-, Aufbewahrungsfristen und die DSGVO,
  • Umsetzung der Verpflichtungen und Vereinbarungen zwischen den Vertragspartnern,
  • Einhaltung sämtlicher Fristen und Terminen,
  • Dokumentation der Kündigung, Aufhebung oder Verlängerung.

Die vermutlich größte Herausforderung ist die sichere Archivierung der Verträge, deren Inhalt vor nicht-autorisierten Blicken geschützt werden muss. Gleichzeitig sollte der flexible Zugriff auf eben diese Verträge und ihre Inhalte durch die autorisierten Personen gegeben sein. Und diese sitzen nur selten in ein und demselben Büro und können mal eben zu dem dortigen Aktenschrank gehen, sondern heutzutage überall verteilt an verschiedenen Standorten und im Homeoffice. Bereits an dieser Stelle zeigt sich: digital sollten die Verträge definitiv verfügbar sein.

Läuft alles zur Zufriedenheit beider Vertragspartner, ist der abgeschlossene Vertrag in der Regel nur noch das Dokument zum Projekt und birgt keine weiteren Risiken. Was jedoch, wenn es nicht gut läuft? Ganz sicher ist: was auf Papier festgehalten wurde, ist nicht so einfach rückgängig zu machen. Anders verhält es sich bei digitalen Dokumenten, denn wenn diese nicht richtig aufbewahrt werden, lassen sie sich schnell manipulieren und sind nicht rechtskräftig. Eine rechtssichere Archivierungslösung muss her. Zusätzlich zählt: Jederzeit einen Blick auf die wichtigsten Fakten zu haben bringt Sicherheit und ermöglicht eine schnelle Reaktion.

Ein großes Risiko und die meisten Streitigkeiten ergeben sich aus nicht eingehaltenen Fristen und Terminen: ob es Kündigungsfristen sind, Fristen um Rechnungen zu zahlen oder auch Termine in den vertraglich geregelten Vereinbarungen beispielsweise zu geschuldeten Leistungen. Die Folge: Schadensersatzansprüche, automatisch verlängerte Verträge, Vertragsstrafen.

Das alles ist bei der in einem Unternehmen vorhandener Menge an Verträgen in Papierform so gut wie unmöglich zu handhaben. Vertragsmanagement ist ein komplexes Thema und genau hier setzen spezielle Lösungen für das digitale Vertragsmanagement an.

Das Gesetz bestimmt beim Umgang mit Verträgen mit

Die gesetzlichen Pflichten bei der Arbeit mit Verträgen sind klar formuliert und müssen jedem Unternehmen bekannt sein: neben Melde- und Kontrollpflichten für z.B. die Personalabteilung im Unternehmen selbst, gibt es auch die gesetzliche Regelung, dass Vertragsdokumente unveränderbar, nachvollziehbar und rechtssicher aufzubewahren sind. Je nach Vertragsart gelten entsprechende Aufbewahrungszeiträume, die einzuhalten sind.

Stellen Sie sich nun vor, aufgrund einer betrieblichen Prüfung benötigen Sie alle Verträge mit begleitenden Dokumenten und Sie müssen diese im Archiv in verschiedenen Ordnern per Hand suchen gehen. Wenn nun die Dokumente wild in Ordnern je Abteilung abgelegt wurden, haben Sie vielleicht das Pech, den Auftragsordner vom Vertrieb durchsuchen zu müssen, danach geht es an die Ordner vom Einkauf, weil dort die Belege entsprechend zum Projekt abgelegt wurden, und schlussendlich dann nochmal in die Personalabteilung, um den Abgleich mit dem Stundensatz der bearbeitenden KollegInnen zu suchen. Auf dem zentralen Server sieht es selten anders aus.

Alle Infos auf Knopfdruck auf einen Blick – zu schön, um wahr zu sein?

Eine Suchmaske, in die das Schlagwort für den Vertrag eingegeben wird und die dann automatisch den Vertrag und die damit zusammenhängenden Dokumente mitliefert, das wäre die perfekte Lösung! Sparen Sie sich die Risiken, Verträge nur mit viel Mühe zu finden, sie zu verlieren, Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammentragen zu müssen oder gar gesetzliche Pflichten zu missachten.

Und zu guter Letzt: auch wenn sich Änderungen in der Geschäftstätigkeit oder in den Unternehmensbedingungen (AGB) ergeben, kann dies Auswirkungen auf bestehende Verträge und Vereinbarungen haben. Welch ein Luxus, wenn Sie per Knopfdruck sehen können, um welche Verträge es sich handelt und Sie somit direkt entsprechend handeln können.

Zusätzlich gibt es selbstverständlich entsprechende Zugriffsberechtigungen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit auch in einer Vertragsmanagementlösung – und schafft somit weitere Risiken im Management der Verträge aus der Welt.

Und nun: Entspannen Sie sich!

Arbeitszeit ist kostbar und ein großer Teil ist erst kürzlich wieder bei der Suche nach der aktuellen Version der Vereinbarung mit dem Kunden und dem Durchwühlen der Aktenschränke und verschiedenen Netzwerkordnern verloren gegangen. Die Lösung? Eine digitale Anwendung für Ihr Vertragsmanagement – intuitiv und leicht bedienbar.

Was genau bringt eine Anwendung für digitales Vertragsmanagement?

Das Ziel des digitalen Vertragsmanagements ist die Vereinfachung der komplexen Prozesse, die zentrale Steuerung der Zugriffsrechte, die Erinnerung an Aufgaben und Fristen und vieles mehr.

Eine gute Vertragsmanagement-Lösung bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab. Begonnen bei der Erstellung eines neuen Vertrages unterstütz sie durch freigegebene Vorlagen und einen definierten Prüf- und Freigabeworkflow. Die Anbindung einer Lösung für die elektronische Signatur verhindert dann einen sogenannten Medienbruch, denn der Vertrag muss nicht mehr ausgedruckt werden.

Nach der Freigabe kann der Vertrag nun an das Vertragsmanagement übergeben und rechtssicher archiviert werden. Definieren Sie nun die kritischen Fristen wie für die Einhaltung der Vertragsbedingungen oder die Kündigungsfrist und lassen Sie sich an diese vorzeitig erinnern. Für gewöhnlich werden die Zugriffsrechte zentral vergeben, wodurch die sensiblen Informationen immer geschützt werden – zeitgleich können autorisierte NutzerInnen die Verträge nach bestimmten Kriterien oder über eine Schlagwortsuche schnell und vor allem von überall aus finden. Für den perfekten Überblick verknüpfen Sie noch die Verträge mit weiteren Unterlagen und Informationen und schon haben Sie alles an einem Ort! Zeitersparnis und Sicherheit gehören damit ab sofort zu Ihrem Arbeitsalltag.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Einfaches Finden von Verträgen. So verbessert sich die Auskunftsfähigkeit und alle Mitarbeitenden arbeiten mit denselben aktuellen Informationen.
  • Schnellere Erstellung und Freigabe neuer Verträge durch Vorlagen und Workflows.
  • Einhaltung sämtlicher Fristen durch automatische Erinnerungen.
  • Zentrale Steuerung der Zugriffsrechte.
  • Verbesserter Überblick über Änderungen an Dokumenten dank der automatischen Versionierung und Änderungshistorie.
  • Allgemein eine erhöhte Transparenz, denn jeder Prozessschritt wird dokumentiert und kann jederzeit nachverfolgt werden. Außerdem lassen sich die Verträge mit allen zugehörigen Informationen wie zum Beispiel E-Mails, Protokollen und Ergebnissen verknüpfen.

Schritt für Schritt zum digitalen Vertragsmanagement

Grundlegend lässt sich die Einführung einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement mit der eines ECM vergleichen. Hierzu finden Sie in unserer kostenlosen Checkliste weiterführende Informationen: https://www.dmsfactory.com/checkliste-einfuehrung-ecm/

Ergänzend dazu haben wir Ihnen hier einen 4-Punkte-Plan speziell für die Einführung einer Vertragsmanagement-Lösung festgehalten.

Analyse des Ist-Zustandes

  • Wie läuft das Vertragsmanagement aktuell?
  • Wie wird der Überblick über die Inhalte gehalten?
  • Wie werden die Fristen gewahrt?
  • Welche Probleme tauchen auf?

Definition des Soll-Zustandes

  • Was soll durch den Umstieg auf das digitale Vertragsmanagement verbessert werden?
  • Definition der Workflows (z.B. für die Vertragsfreigabe und die Eskalation, wenn eine Person nicht in der definierten Zeit reagiert)
  • Definition Berechtigungskonzept / Berechtigungsstruktur
  • Gibt es eine bestimmte Ordnerstruktur, die Sie übernehmen möchten? Diese kann zum Beispiel über sogenannte dynamische Ansichten geregelt werden
  • Welche Vertragsvorlagen werden benötigt?
  • Was haben wir für Aufbewahrungsfristen?

Festhalten der technischen Anforderungen

  • On-Premise oder in der Cloud?
  • Ist die Anbindung an Drittsysteme notwendig?

Weitere Fragen

  • Müssen bestehende Verträge migriert werden? Oder bleiben die Altsysteme bestehen? Die Inhalte lassen sich in manchen Lösungen zentral abbilden, indem andere Systeme einfach angeschlossen werden.

Massive Verluste ohne Vertragsmanagement – gehen Sie es an!

Die Ergebnisse einer von der International Association of Commercial and Contract Managers (IACCM) Studie zeigt auf: Unternehmen verlieren im Durchschnitt 9,2% des jährlichen Umsatzes aufgrund eines unzureichenden oder nicht existierenden Vertragsmanagement.

Machen Sie Schluss damit und fangen Sie an, Ihr Vertragsmanagement zu professionalisieren. Innerhalb kürzester Zeit sind Sie in der Lage, Ihre Vertragsunterlagen digital zu steuern und zu bearbeiten. Alle Verträge im Blick, die Rechtevergabe organisiert, gemeinsames Bearbeiten der Dokumente, stets die aktuelle Version im Zugriff und keine verpassten Fristen mehr ist das Versprechen, das wir Ihnen geben!

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