Die Elektronische Signatur

Veröffentlicht am 28.01.2022

Sie bemühen sich papierlos zu arbeiten, müssen aber sämtliche Anträge, Formulare und Verträge ausdrucken, um Ihre Unterschrift darunterzusetzen? Dann würden vermutlich auch Sie von der elektronischen Signatur profitieren. In diesem Artikel beschäftigen wir uns genau damit: mit der elektronischen Signatur.

Was genau ist die elektronische Signatur?

Optisch gleicht die elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift auf Papier – in ihr steckt jedoch noch so einiges mehr! Doch fangen wir am Anfang an: Es gibt drei Arten von elektronischer Signatur.

(Einfache) elektronische Signatur

Das Grundprinzip der elektronischen Signatur ist es, die Person, die das Dokument unterzeichnet, identifizieren zu können. Im Prinzip erfüllt sie somit den gleichen Zweck wie eine Unterschrift auf Papier. Nutzen Sie diese Signaturart lediglich für ein unternehmensinternes Dokument, genügt es sogar, die auf Papier geschriebene Unterschrift einzuscannen und als Bild-Datei in das Dokument einzufügen. Die Sicherheit bei der Verwendung einer solch simplen elektronischen Signatur ist relativ gering, denn sie schützt das eigentliche, ursprüngliche Dokument weder vor Veränderungen noch kann sie es verschlüsseln. Bedeutet: im Prinzip kann das Dokument mit Ihrer bereits getätigten Unterschrift im Nachhinein geändert werden und im schlechtesten Fall haben Sie etwas unterschrieben, was Sie vielleicht nie wollten…

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Im Gegensatz zur oben beschriebenen einfachen elektronischen Signatur gleicht die fortgeschrittene elektronische Signatur einem Zertifikat. Sie wird in der EU-Verordnung Nr. 910/2014 geregelt und muss einigen Anforderungen gerecht werden. Zum einen muss sie die Identifizierung der unterzeichnenden Person gewährleisten. Zum anderen muss die Signatur mit einer Signaturerstellungseinheit erstellt werden, sodass die zu unterzeichnenden Daten mit der Signatur verbunden sind. Als Signaturerstellungseinheit wird speziell konfigurierte Soft- oder Hardware bezeichnet, die für die Erzeugung, Speicherung und Anwendung eines Signaturschlüssels verantwortlich ist. Auf diese Weise können sämtliche Veränderungen, die nach dem Setzen der Signatur am Dokument vorgenommen wurden, festgestellt werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur, auch QES genannt, ist die sicherste der drei elektronischen Signaturarten. Im Gegensatz zu den anderen beiden Arten kann diese Form der Signatur juristisch gesehen die handschriftliche Unterschrift auf Papier ersetzen. Hierfür ist ebenfalls wie bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur eine Identifizierung durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) nötig. Diese Anbieter erstellen die elektronische Signatur im Auftrag der unterzeichnenden Person. Sie sind dafür verantwortlich, die Identität der betroffenen Person nachzuweisen und sorgen so für eine vertrauenswürdige Kommunikation im digitalen Raum. Bestimmt und zertifiziert werden diese Stellen ausschließlich durch staatliche Institutionen. In Deutschland bekannte VDAs sind beispielsweise die Bundesnotarkammer, die Deutsche Post AG oder die Deutsche Telekom AG.

Eine zusätzliche Funktion der QES ist es, das unterschriebene Dokument mit Hilfe der Signatur beim Verschicken zu verschlüsseln. So sind ausschließlich berechtigte Personen fähig, das Dokument zu öffnen. Besonders beim Schutz von personenbezogenen Daten bietet diese Funktion eine große Hilfe.

Elektronische Signatur und der Datenschutz

Fast jeder kennt sie: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir zeigen Ihnen, wie die elektronische Signatur Ihnen dabei helfen kann, die rechtlichen Vorgaben dieser Verordnung einzuhalten:

Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Institutionen. Unter anderem gibt sie vor, dass eine Datenerfassung nur nach Aufklärung und Einwilligung der betroffenen Person erfolgen darf. Diese Einwilligung kann jederzeit zurückgezogen werden, weshalb es wichtig ist, alle relevanten Daten und Änderungen detailliert zu dokumentieren.

Wenn Sie die elektronische Signatur dafür verwenden, die Einwilligung zur Datenerfassung und -verarbeitung einzuholen, können Sie die geforderte Rückverfolgbarkeit mühelos sicherstellen. Wie, wann, von wem und zu welchen Inhalten die Zustimmung eingeholt wurde kann jederzeit im Prüfprotokoll der elektronischen Signatur eingesehen werden.

Weitere Vorteile der elektronischen Signatur

Ob Sie nun mit dem Kugelschreiber auf Papier unterschreiben oder die elektronische Signatur nutzen  einen großen Unterschied macht das nicht? Wir sind da anderer Meinung. Deshalb haben wir für Sie weitere Vorteile der elektronischen Signatur zusammengefasst.

Sie senken Ihren Papierverbrauch

Sie haben es sich vermutlich schon gedacht: nutzen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur zum Unterschreiben von digitalen Dokumenten, so verringert sich Ihr Papierverbrauch und damit auch die Kosten für die Archivierung von papierbasierten Dokumenten. Alles, was Sie früher ausdrucken mussten, um es im Anschluss zu unterschreiben und daraufhin abzuheften, kann nun mit nur wenigen Klicks elektronisch signiert werden.

Sie vermeiden Medienbrüche

Drucken Sie nun ein elektronisches Dokument aus, um es zu unterschreiben, daraufhin wieder einzuscannen und in weiteren Schritten digital zu nutzen, entsteht ein sogenannter Medienbruch. Es ist bekannt, dass Medienbrüche die Quelle vieler Fehler sein können: das falsche Ablegen der Dokumente nach dem erneuten Einscannen wäre nur einer von vielen. Die elektronische Signatur sorgt dafür, dass Ihnen so etwas nicht mehr passiert und Sie sich mit einer Fehlerquelle weniger herumschlagen müssen.

Sie sparen Zeit, die Sie sinnvoller nutzen können

Bis Sie ein Dokument herausgesucht, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt haben vergehen schon mal einige Minuten. Nehmen wir an, der gesamte Prozess dauert unter idealen Voraussetzungen im Durchschnitt rund vier Minuten und Sie müssen am Tag mindestens fünf Dokumente unterzeichnen, dann erspart Ihnen die elektronische Signatur mindestens 20 Minuten mühselige und vor allen Dingen vermeidbare Arbeit. Und dabei haben wir den Archivierungsaufwand und den Vernichtungsprozess außer Acht gelassen.

Nun denken Sie mal darüber nach, was Sie alles in dieser Zeit erledigen können.

Ihre Signatur hat eine hohe Verbindlichkeit

Nutzen Sie mehr als nur eine Bilddatei Ihrer eingescannten Unterschrift – also entweder die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur – sind Sie immer auf der sicheren Seite. Das Zertifikat, mit dem Sie identifiziert werden, ist einmalig und unveränderbar, was den Prozess des Signierens sicher und verbindlich macht.

Fazit

Sie möchten mit der Digitalisierung gehen, haben aber Angst, dann nicht mehr alle rechtlichen Vorgaben einhalten zu können? Bei der elektronischen Signatur sind Ihre Bedenken unbegründet. Sie ist von staatlichen Stellen zertifiziert, sodass die Compliance automatisch bei der Verwendung gegeben ist.

Verfolgen Sie Ihr Ziel des papierlosen Arbeitens und nutzen Sie die Vorteile der elektronischen Signatur: Zeit- und Geldersparnisse, sowie die Reduktion des Papierverbrauchs können ganz einfach zu Ihrem Arbeitsalltag gehören. Informieren Sie sich!

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