Die Digitalisierung des Handwerks

Wenn wir an das klassische Handwerk denken, kommen uns direkt Berufsbilder von TischlerInnen, BäckerInnen, MalerInnen & Co in den Sinn. Wir denken an körperliche Tätigkeiten, händische Arbeit und im ersten Moment überhaupt nicht an die Digitalisierung. Das liegt vielleicht auch daran, dass die Handwerks-Branche laut Digitalisierungsindex ein ziemlicher Nachzügler ist. Unvorstellbar, vor allem wenn man bedenkt, dass mehr als 5,3 Millionen Menschen in dieser Branche beschäftigt sind. Wir fragen uns: wie kann das sein, wo doch laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2020 zwei von drei Unternehmen die Digitalisierung als Chance sehen?

Laut einer Umfrage der Bitkom gaben 36 Prozent der befragten Unternehmen aller Branchen an, Probleme bei der Digitalisierung im eigenen Unternehmen zu haben. 13 Prozent empfinden sie sogar als Risiko. Aber es gibt auch positive Beispiel von Digitalisierung – auch im Handwerk. Statt sich aufgrund von Ängsten neuen Chancen zu verschließen, orientieren Sie sich doch an den positiven Möglichkeiten. Die Bewegung des Handwerk 4.0 bringt genau diese Positivbeispiele hervor, denn abgeleitet von der Industrie 4.0 entwickelte sich in den letzten Jahren ebenfalls im klassischen Handwerk ein enormer Umschwung.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie auch Sie die Digitalisierung für Ihren Handwerksbetrieb nutzen können. Dabei ist es nicht entscheidend, ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist oder ob Sie im Bereich Bau, Elektronik, Holzverarbeitung oder in der Lebensmittelbranche arbeiten. Solange Sie den Willen haben, der Digitalisierung die Tür zu Ihrem Unternehmen zu öffnen, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Um es für Sie anschaulicher zu gestalten, nennen wir Ihnen plakative Beispiele, an denen Sie sich orientieren können.

5 Bereiche, in denen Sie Ihr Handwerk digitalisieren können

1. Unternehmensinterne Kommunikation

Im Handwerk arbeiten Unternehmen zum Großteil bei KundInnen direkt vor Ort. Umso wichtiger ist es daher, das ortsunabhängige Arbeiten so einfach wie möglich zu machen. Es gibt nichts schlimmeres, als HandwerkerInnen im eigenen Haus zu haben, die im Chaos versinken, weil sie den genauen Auftrag nicht finden, Anforderungen nicht zuordnen können, Sie nochmals fragen, was zu tun ist oder sogar nicht wissen, wie die eigenen Systeme funktionieren. Oftmals schwer einzugestehen, aber wenn die Absprache mit der Zentrale schwieriger ist als die Bewerkstelligung der Baustelle selbst, dann wissen Sie, dass Ihre Organisation hier noch Optimierungsbedarf hat.

Es ist also wichtig, die unternehmensinterne Kommunikation so einfach wie möglich zu halten, denn die vorhandene Zeit sollte besser in wertschöpfende Aufgaben gesteckt werden. Ziehen Sie in Erwägung digitale Tools zu verwenden, um mit Ihren MitarbeiterInnen zu kommunizieren! Kurze Chatnachrichten, um direkt Fragen zu klären, sind meist besser, als das mühselige Tippen von E-Mails oder der x-te Anruf in der Zentrale. Genauso können Sie die Funktion des Videoanrufs nutzen, um sich von Ihren MitarbeiterInnen den aktuellen Stand des Auftrags zeigen zu lassen. Selbstverständlich sollte es sein, dass jederzeit alle Dokumente und Informationen zum Projekt und den genauen Kundenanforderungen unkompliziert für die KollegInnen vor Ort zur Verfügung stehen. Auch das Teilen von Dokumenten, Bildern oder Audiodateien stellt hier dann keine Probleme mehr dar. Im Großen und Ganzen ist es wichtig, eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation zu ermöglichen. Mit welchen Tools Sie das erreichen, bleibt Ihnen überlassen, jedoch ist klar: digital geht es eindeutig schneller! Und perfekt wird es, wenn alles in einem unternehmensweiten System eingebunden ist und dort zusammenläuft.

Beispiel: Herr Müller ist Chef eines mittelständischen Malerbetriebs mit 25 MitarbeiterInnen. Als Führungskraft ist er dafür zuständig, dass in seinem Unternehmen alles nach Plan verläuft. Eines Morgens erhält Herr Müller einen Anruf von einem unzufriedenen Kunden, der sich über Verzögerungen auf einer Baustelle beschwert. Herr Müller nimmt das Feedback entgegen und möchte natürlich sofort den aktuellen Stand der Arbeiten überprüfen. Leider ist es ihm nicht möglich die Baustellenbegehung zeitnah persönlich durchzuführen. Das ist kein Problem, denn es gibt ja die Möglichkeit des Videoanrufs. Herr Müller setzt sich also sofort an den Rechner, ruft mit Hilfe eines Kommunikationstools seiner Wahl den/die zuständige/n MitarbeiterIn auf der Baustelle an und lässt sich den aktuellen Arbeitsstand per Videoanruf zeigen.

2. Online-Präsenz zur KundInnengewinnung und -bindung

Sie können sowohl Social Media als auch eine eigene Webseite dafür nutzen, neue KundInnen zu gewinnen und die Bindung zu Bestehenden zu verbessern. Heutzutage zieht es die meisten, die nach DienstleisterInnen oder Produkten suchen, sofort ins Internet. Dort bekommt man eben am schnellsten einen Überblick – manchmal sogar übersichtliche Preis- und Leistungsvergleiche. Sie müssen mit der Zeit gehen und dafür sorgen, dass potentielle KundInnen auf Ihr Unternehmen aufmerksam werden können.

Sie können Ihre Angebote und Produkte vermarkten, Ihre KundInnen über Veränderungen und Neuigkeiten auf dem Laufenden halten und eine Bindung aufbauen. Lassen Sie Ihre InteressentInnen hinter die Fassade blicken und stellen Sie das in den Fokus, was Sie und Ihr Unternehmen ausmacht! So machen Sie sich nahbar und können erfolgreich im Konkurrenzkampf bestehen.

Beispiel: Frau Schmidt ist neu in der Stadt und braucht dringend einen neuen Haarschnitt. Da sie noch niemanden kennt, der ihr eine Adresse empfehlen kann, geht sie ins Internet und lässt sich alle FriseurInnen in ihrer Nähe anzeigen. Sie kann den Preis und die Leistung vergleichen, Rezensionen durchlesen und darauf basierend ein passendes Unternehmen auswählen. FriseurInnen, die keine eigene Webseite oder Social-Media-Kanäle haben, sind für sie unsichtbar. Außerdem achtet sie darauf, dass die Terminvergabe online abgewickelt werden kann, denn sie hat keine Zeit, während der Arbeit im Salon anzurufen oder würde es sicherlich vergessen.

Wir fragen uns: Hätte Frau Schmidt Ihr Unternehmen ausgewählt?

3. Digitalisierte Arbeitsprozesse mit Hilfe von Maschinen und Robotern

Die Industrie basiert heutzutage vermehrt auf digitalen Prozessen, aber auch im Handwerk können sie uns unter die Arme greifen. Jedes Unternehmen hat einen verwaltungstechnischen Bereich und genau hier setzt die Digitalisierung an. Sie wissen nicht, welche Arbeitsprozesse automatisiert und von der Technik übernommen werden können? Hier einige Denkanstöße:

  • Die automatisierte Eingangsrechnungsvereinbarung: Sie können einiges an Zeit und Arbeitsaufwand sparen, indem Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digital ablaufen lassen. Die Durchlaufzeit wird verkürzt, Zahlungen kommen nicht mehr in Verzug und Sie können die Skonti nutzen.
  • Digitale Terminkalender für alle Mitarbeitenden: Sie müssen nicht immer wieder jede/n fragen, wann er/sie Zeit für einen Termin hat, sondern können ganz einfach und jederzeit die Planung Ihrer KollegInnen verfolgen. So vermeiden Sie Überschneidungen von Terminen und sorgen für ein zuverlässiges Zeitmanagement.
  • Automatische Erinnerungen an Termine und Fristen: Egal, ob die Löschfrist einer Personalakte oder der nächste Wartungstermin des Firmenwagens ansteht. Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, sich an alle anstehenden Termine erinnern zu lassen. Zuverlässigkeit und Ordnung gehören ab dann definitiv zu den Werten, die Sie nicht nur vertreten, sondern wirklich leben.

All diese Beispiele ersparen Ihnen zwar Zeit und Mühe, erfordern jedoch auch neues technisches Know-how und eine ausgeprägte Lernbereitschaft. Mit der Hilfe von Schulungen, die durch Fachpersonal durchgeführt werden, und ausreichend Einarbeitungszeit für Ihre MitarbeiterInnen werden Sie diese Hürde erfolgreich meistern.

Beispiel: Herr Meier erhält tagtäglich mehrere Rechnungen von LieferantInnen und DienstleisterInnen, die er öffnet, mit seinen Unterlagen abgleicht und anschließend den Rechnungsbetrag überweist. Oftmals kommt es dazu, dass er die Zahlungsfrist überschreitet, Skonti nicht nutzt oder gar die ganze Rechnung verlegt, sodass die ersten Mahnungen eintreffen. Um das zu vermeiden, denkt Herr Meier nun über die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung nach. Mit dieser digitalen Lösung bleibt ihm das ganze Chaos erspart.

4. Bestandsmanagement

Können Sie sich nicht mehr an die Nummer der Haarfarbe erinnern, die Ihre Kundin sonst immer wählt? Oder haben Sie Probleme damit, den Überblick über Ihre zu Werkzeuge behalten? Fragen wie „Wer hat wann welches Werkzeug bei welchen KundInnen benutzt?“ oder „Wo im Lager hat mein Mitarbeiter die neue Lieferung Stoffe verräumt?“ stellen Sie sich im Handwerk doch sicherlich häufig. Ohne eine genaue und transparente Dokumentation dieser Vorgänge können Sie unmöglich auf alles eine Antwort haben. Vor allem wenn es mal schnell gehen muss, weil ein Wartungstermin ansteht oder der nächste Auftrag eintrifft, ist ein System für die strukturierte Arbeit mit Dokumenten und Informationen wichtig, um den Überblick zu behalten. Die klassische Verwendung von Stift und Papier sorgt hier nur für Chaos. Sei es aufgrund einer unleserlichen Handschrift, der Beschädigung oder des Verlusts der Papiere oder eines Ablagesystems, das nicht von allen eingehalten wird – es kann dazu kommen, dass die Dokumente nie an Ihrem Ziel ankommen. Diese Risiken ersparen Sie sich, wenn Sie eine digitale Lösung nutzen.

Wenn Sie viele große Gerätschaften im Einsatz haben, können Sie beispielsweise auf digitale Werkzeugakten zurückgreifen. Hierin befinden sich alle wichtigen Informationen über das Gerät wie technische Daten, Seriennummern, Wartungstermine und -rechnungen, Garantieschreiben und eine detaillierte Dokumentation aller Einsätze mit dem Verweis darauf, wann und wo welche MitarbeiterInnen für welche Tätigkeiten die Werkzeuge benutzt haben. Sie wissen also immer, wo alle Informationen zu finden sind. Das erspart Ihnen nicht nur lange Suchzeiten und mühselige Nachfragen bei KollegInnen und HerstellerInnen, sondern sorgt auch dafür, dass alle Informationen sicher vor Datenverlusten durch äußere Einwirkungen sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre MitarbeiterInnen individuell mit Zugriffsrechten auf die Informationen auszustatten. So können nur die Personen auf die Inhalte zugreifen oder Änderungen vornehmen, die von Ihnen die Berechtigung erhalten haben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit sich an anstehende Termine wie Wartungen erinnern zu lassen. So haben sie stets die Sicherheit, an alle Termine zu denken und zuverlässig handeln zu können.

Mehr zu den Voraussetzungen für die Nutzung digitaler Akten finden Sie hier: ⁣Digitale Akten – Ihre Schaltzentrale für Dokumente & Prozesse.

5. Erfassung der Arbeitszeiten

Die Digitalisierung fängt im Handwerk meist in verwaltungstechnischen Bereichen an. So reden wir nicht nur über organisatorische Digitalisierungsmöglichkeiten im Büro oder im Betrieb selbst, sondern Sie können auch als Einstieg die Umstellung Ihres Zeiterfassungssystems in Angriff nehmen. Statt mühselig alle MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeiten auf Zettel schreiben zu lassen und diese im Nachhinein zu erfassen, können Sie diesen Schritt digitalisieren. In unserer digitalen Bauakte beispielsweise haben Sie die Möglichkeit, ein Zeiterfassungstool integrieren, sodass Sie die Arbeitszeiten all Ihrer MitarbeiterInnen jederzeit im Blick haben. Diese lassen sich automatisch mit dem zugehörigen Projekt verknüpfen. Auch das automatische Ein- und Auschecken der Arbeitszeiten an Baustellen ist somit kein Problem mehr und daher ist nicht mal mehr ein klassischer Chip oder eine Karte notwendig, sondern einfach nur ein mobiles Endgerät, was mit dem System verknüpft ist.

Fazit

Die Vorteile der Digitalisierung sind klar:

  • Wir sparen Zeit, Kosten und Nerven
  • Unsere interne Kommunikation wird schneller und einfacher
  • Wir können Dokumente orts- und zeitunabhängig in Echtzeit von A nach B übermitteln
  • Dem Datenverlust und -missbrauch setzen wir ein Ende
  • Es ist viel einfacher, potentielle KundInnen zu erreichen

Nutzen Sie diese Vorteile auch im Handwerk und leiten Sie Ihre Branche in Richtung Digitalisierung! Alle digitalen Lösungen können individuell an Ihre Anforderungen und Ziele angepasst werden, sodass Sie das bestmögliche Ergebnis erhalten.

Sie haben Interesse an einer unserer Lösungen oder wünschen ein individuelles Beratungsgespräch? Dann kontaktieren Sie uns gerne!

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