Optimierte Prozesse, verbesserte Transparenz und reduzierte Kosten im Backoffice

Intelligentes Informationsmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen​

Alle Backoffice-Prozesse in nur einem System digital abgebildet

Sie sind dafür verantwortlich, dass das Tagesgeschäft rund läuft? Vom Einkauf über die Logistik bis hin zur Verwaltung stellt der reibungslose innerbetriebliche Ablauf eine zeitaufwändige und anspruchsvolle Aufgabe dar. Aber wichtige Dokumente und Informationen liegen in vielen verschiedenen Systemen und Sie können nicht mehr auf den ersten Blick erkennen, welche Version einer Datei eigentlich die aktuelle ist? Machen Sie diesem Chaos ein Ende!

Die Backoffice-Lösung von M-Files ist eine vorkonfigurierte Umgebung, die die gängigsten Geschäftsprozesse abdeckt. Mit ihr werden Informationen und Dokumente sinnvoll digital organisiert und alle Geschäftsabläufe transparent gestaltet. Sie liefert eine intelligente und sichere Umgebung für das Informationsmanagement und deckt alle Backoffice- Prozesse mit automatisierten Workflows ab. So gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter, reduzieren Kosten und Risiken und sparen viel Zeit!

Out-of-the-box bildet unsere Backoffice-Lösung folgende Anwendungsfälle ab:

Optimieren Sie die Ablage und Weiterverarbeitung von Rechnungen, Belegen, eingehenden Bestellungen, Jahresabschlüssen und Steuerbelegen. So steigern Sie die Effizienz der Arbeitsabläufe und minimieren Risiken.

Workflows zur Kreditorenbuchhaltung und zu eingehenden Bestellungen sind bereits enthalten. Ebenso gibt es Dashboards für die Kreditorenbuchhaltung, die einen perfekten Überblick über die offenen Rechnungen bieten.

Organisieren Sie Mitarbeiterakten (Lebenslauf, Zertifikate, Verträge) und Mitarbeiterdaten (Vertragsdaten, Urlaubstage) in nur einem System. Der Datenschutz sensibler Daten ist durch eingeschränkten Zugriff auf Basis von festgelegten Benutzerprofilen gewährleistet.

Vorgefertigte Workflows zu Abwesenheitsanträgen wie Urlaub oder Krankheitstagen und Anträge zur Änderung persönlicher Daten sind bereits enthalten.

Maximieren Sie die Transparenz und Kontrolle über Ihre Verträge über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Automatische Benachrichtigungen, Zuordnung der Aufgaben, eine Änderungs-Historie und Versionskontrolle ermöglichen es Ihnen, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu reduzieren. Mit der Integration von DocuSign können Sie Verträge digital rechtskräftig unterschreiben – und das auch unterwegs über Ihr Smartphone.

Ein vorgefertigter Workflow zum Lebenszyklus eines Vertrags von der Vertragsanbahnung, über die Überprüfung und Genehnehmigung bis hin zur Verlängerund oder Archivierung ist bereits enthalten.

Die Backoffice-Lösung ist inklusive einer CRM-Version, um Sales-Kampagnen, Geschäftschancen und Kontakte nachzuverfolgen und Ihre Verkäufe anzukurbeln. Es bietet Ihnen einen Überblick über Ihre Kampagnen, Verkaufsschancen und Kontakte.

Bieten Sie Ihren Projektteams einen zentralen Zugang zu allen relevanten Informationen und Dokumenten. Der Stand der Dokumentationen (Entwurf, genehmigt, in Bearbeitung etc.) kann ganz einfach eingesehen und Team-Mitglieder können automatisch über anstehende Aufgaben und Fristen benachrichtigt werden. Workflows bieten Ihnen die Möglichkeit, festgelegte Prozesse zu automatisieren, sodass die Einhaltung der Abläufe sichergestellt wird.

So behalten Sie den Überblick über den Projektstatus, identifizieren Engpässe und können die Prozesse jederzeit optimieren.

Bleiben Sie über all Ihre Anlagen auf dem Laufenden und behalten Sie den Überblick darüber, welchem Mitarbeiter welche Hardware zugeordnet ist und wo sich Ihr Inventar gerade befindet. Egal ob IT-Hardware wie Computer sowie Büromöbel oder Ihre Immobilien – so haben Sie alles im Blick.

Und falls eine Anlage eine regelmäßige Überprüfung erfordert, dann ist das auch kein Problem: mit einem definierten Workflow stellen Sie sicher, dass diese Anlagen in regelmäßigen Abständen überprüft werden und kein Mitarbeiter mehr die entsprechenden Fristen verpasst.

Sie möchten Ihren Rechnungseingang optimieren?

Dann schauen Sie sich doch mal unsere Lösung für die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung an:

Oder möchten Sie Ihre Akten digital führen und verfügbar machen?

Dann schauen Sie sich unsere Lösungen für digitale Akten wie die digitale Bauakte, die digitale Personalakte oder die digitale Kundenakte an:

Die Lösung ist eine Erweiterung der ECM Software M-Files Online, einem KI-gestütztem Dokumentenmanagementsystem. Es bietet eine metadatenbasierte Lösung für intelligentes Dokumentenmanagement. Dank M-Files suchen Sie nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO und benötigen nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle Informationen und Dokumente in Ihrem Unternehmen zuzugreifen. Es ist keine Datenmigration nötig, da M-Files über verschiedene Konnektoren auf die Daten in vorhandenen Netzwerkordnern und Systemen zugreift.

Die Microsoft Office Integration ermöglicht es, Office-Dokumente direkt in M-Files einzuchecken und von dort aus zu verwalten. Mit der Integration von DocuSign können Sie außerdem Dokumente am Arbeitsplatz oder unterwegs von jedem Endgerät aus sicher und rechtskräftig digital unterschreiben.

Die Backoffice-Lösung ist auf jedem Gerät verfügbar. Dokumente und Daten können sowohl online als auch offline bearbeitet werden. Und auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist unkompliziert möglich. Alle Korrekturen und Kommentare werden an einem Ort gesammelt und bei jeder Änderung wird automatisch eine neue Version des Dokumentes erstellt.

Die Zugriffsrechte auf die abgelegten Dokumente können individuell und rollenbasiert vergeben werden. Und das Beste daran ist: die Lösung ist Out-of-the-box mit nur wenigen Anpassungen einsatzbereit! Sie können also direkt loslegen.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Ihre Vorteile auf einen Blick

Volle Kontrolle

Dokumente und Informationen werden zentral unabhängig von ihrem Speicherort organisiert, wodurch nur noch eine Version eines jeden Dokumentes existiert. Die dynamische Vergabe von Zugriffsrechten sorgt für Sicherheit.

Maximale Transparenz

Alle Mitarbeiter haben direkten Zugang zu allen geschäftsrelevanten Informationen. Bei Änderungen an einem Dokument wird automatisch eine neue Version erstellt und die Änderungen werden dokumentiert.

Automatisierte Workflows

Dokumente können definierte Workflows durchlaufen, in denen die zuständigen Mitarbeiter automatisch über die nächsten Schritte benachrichtigt werden. Verschiedene Backoffice-Prozesse sind bereits vorgefertigt.

Entdecken Sie die Basis: M-Files Online

Die Basis der Backoffice-Lösung bildet das ECM „M-Files Online“ – ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. Die Dokumente können intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung geteilt werden.

Ergänzende Downloads

Flyer M-Files für Backoffice

Laden Sie sich alle Informationen über die Backoffice-Lösung von M-Files kostenlos als PDF herunter.

Kostenloses eBook

Erfahren Sie, wie Sie mit intelligentem Informationsmanagement Büroabläufe effizienter gestalten können.

Produktinformation M-Files

Laden Sie sich alle Informationen rund um die Basis „M-Files Online“ kostenlos als PDF herunter.