Optimierte Prozesse, verbesserte Transparenz und reduzierte Kosten im Backoffice

Intelligentes Informationsmanagement auch für kleine und mittlere Unternehmen​

Alle Backoffice-Prozesse in nur einem System digital abgebildet

Sie sind dafür verantwortlich, dass das Tagesgeschäft rund läuft? Vom Einkauf über die Logistik bis hin zur Verwaltung stellt der reibungslose innerbetriebliche Ablauf eine zeitaufwändige und anspruchsvolle Aufgabe dar. Aber wichtige Dokumente und Informationen liegen in vielen verschiedenen Systemen und Sie können nicht mehr auf den ersten Blick erkennen, welche Version einer Datei eigentlich die aktuelle ist? Machen Sie diesem Content-Chaos ein Ende!

Mit der Backoffice-Lösung von M-Files Online werden Informationen und Dokumente sinnvoll digital organisiert und alle Geschäftsabläufe transparent gestaltet. Sie liefert eine intelligente und sichere Umgebung für das Informationsmanagement und deckt alle Backoffice- Prozesse mit automatisierten Workflows ab. So gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter, reduzieren Kosten und Risiken und entlasten Ihr Backoffice-Personal!

Out-of-the-box bildet die Backoffice Umgebung folgende Anwendungsfälle ab:

Maximieren Sie die Transparenz und Kontrolle über Ihr Vertragsmanagement. Automatische Benachrichtigungen, Zuordnung der Aufgaben, eine Audit-Historie und Versionskontrolle ermöglicht es Ihnen, Ineffizienzen aufzudecken und Kosten zu reduzieren. Mit der DocuSign Funktion können Sie Verträge digital rechtskräftig unterschreiben.

Ein vorgefertigter Workflow zum Lebenszyklus eines Vertrags ist bereits enthalten.

Die Backoffice-Lösung ist inklusive einer CRM-Version, um Sales-Kampagnen, Geschäftschancen und Kontakte nachzuverfolgen und Ihre Verkäufe anzukurbeln.

Suchen, finden und verfolgen Sie Projektdokumentationen nach. Der Stand der Dokumentationen (Entwurf, genehmigt, in Bearbeitung etc.) kann ganz einfach abgerufen werden. So behalten Sie den Überblick über den Projektstatus, identifizieren Engpässe und können den Prozess jederzeit optimieren.

Organisieren Sie Ihre Mitarbeiterakten (Lebenslauf, Zertifikate, Verträge) und Mitarbeiterdaten (Vertragsdaten, Urlaubstage) in nur einem System. Der Datenschutz sensibler Daten ist durch eingeschränkten Zugriff auf Basis von festgelegten Benutzerprofilen gewährleistet.

Vorgefertigte Workflows zu Abwesenheitsanträgen wie Urlaub oder Krankheitstagen und Anträge zur Änderung persönlicher Daten sind bereits enthalten.

Bleiben Sie über all Ihre Anlagen auf dem Laufenden. Erhalten Sie einen Überblick über darüber, welchem Mitarbeiter welche Hardware zugeordnet ist und wo sich Ihr Inventar gerade befindet. Egal ob IT-Hardware wie Computer, sowie Büromöbel oder Ihre Immobilien – so haben Sie alles im Blick.

Optimieren Sie die Ablage und Weiterverarbeitung von Rechnungen, Belegen, eingehenden Bestellungen, Jahresabschlüssen und Steuerbelegen. So steigern Sie die Effizienz der Arbeitsabläufe und minimieren Risiken.

Workflows zur Kreditorenbuchhaltung und zu eingehenden Bestellungen sind bereits enthalten.

M-Files Backoffice

Die Lösung ist eine Erweiterung der ECM Software M-Files Online, einem KI-gestütztem Dokumentenmanagementsystem. Es bietet eine metadatenbasierte Lösung für intelligentes Dokumente durch den Intelligent Metadata Layer (IML) orts- und systemunabhängig. Sie suchen ab sofort nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO und benötigen nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle Informationen und Dokumente in Ihrem Unternehmen zuzugreifen. Es ist keine Datenmigration nötig, da M-Files Online über verschiedene Konnektoren auf die Daten in vorhandenen Netzwerkordner und Systeme zugreift.

Die Klassifizierung der Dokumente wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz unterstützt. Die KI erschließt Informationen automatisch und erleichtert so die Einordnung des Dokumentes. Sie müssen sich keine Gedanken über die Metadaten eines neuen Dokumentes machen, sondern können bequem aus den vorgeschlagenen Optionen wählen.

Die Microsoft Office Integration ermöglicht es, Office-Dokumente direkt in M-Files einzuchecken und von dort aus zu verwalten. Mit der Integration von „DocuSign“ können Sie außerdem Dokumente am Arbeitsplatz oder unterwegs von jedem Entgerät aus sicher und rechtskräftig digital unterschreiben.

Die Backoffice-Lösung ist auf jedem Gerät verfügbar. Dokumente können sowohl online als auch offline bearbeitet werden.

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist ebenfalls möglich. Alle Korrekturen und Kommentare werden so an einem Ort gesammelt. Die Zugriffsrechte können individuell und rollenbasiert vergeben werden.

Das Dokumentenmanagementsystem lässt sich nahtlos in die eigene Serverinfrastruktur integrieren (On-Premise), ist als Cloud-Lösung verfügbar oder lässt sich als Hybrid konfigurieren. 

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Volle Kontrolle über alle Dokumente

Informationen werden unabhängig vom Speicherort organisiert. So existiert nur noch eine Version eines jeden Dokumentes, statt mehreren Kopien davon.

Maximale Transparenz

Alle Mitarbeiter haben direkten Zugang zu allen wichtigen Informationen aus verschiedenen Datenbanken. Bei Änderungen wird eine neue Version des Dokumentes erstellt und die Änderungshistorie wird festgehalten.

Automatisierte Workflows

Dokumente können definierte Workflows durchlaufen. Die zuständigen Mitarbeiter werden automatisch über die nächsten Schritte benachrichtigt. Die gängigen Backoffice-Prozesse sind bereits vorgefertigt.

M-Files Premier Reseller

Entdecken Sie die Basis: M-Files Online

Die Basis der Backoffice-Lösung bildet das ECM „M-Files Online“ – ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. Die Dokumente können intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung geteilt werden.

Ergänzende Downloads

Broschüre (englisch)

Laden Sie sich alle Informationen über die Backoffice-Lösung von M-Files kostenlos als PDF herunter (englisch).

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Produktinformation M-Files

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