A fool with a (new) tool ...
Ohne den Einsatz der Führungskräfte wird die interne Kommunikation nicht besser
Veröffentlicht am: 23. März 2021
Hinweis: dieser Artikel ist im Original bei Fellows & Sparks erschienen und wurde uns dankensweiterweise in angepasster Form für die Veröffentlichung als Gastartikel zur Verfügung gestellt. Außerdem verzichten wir aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen und verwende das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter (d/m/w).
Wer schreibt hier?
Felix H. Kühn ist Senior Partner bei der Fellows and Sparks GmbH – einem operativen Wegbegleiter und strategischen Impulsgeber für Führungskräfte und Organisationen in Zeiten von Veränderungen, ob durch Wachstum, einem Strategiewechsel oder einer Krise herbeigeführt.
Fellows & Sparks GmbH – www.fellowsandsparks.com
Intranet, Mitarbeiter Apps und Collaborations Tools
Die Digitalisierung ist längst in der internen Kommunikation angekommen. Voller Stolz präsentieren viele Unternehmen ihre neue, transparente und digitale Kommunikationskultur. Wer Kommunikation bisher als Führungsinstrument nicht eingesetzt hat, oder es als zeitraubend empfand, verlässt sich nun umso mehr darauf, dass „alles gesagt ist“. Ein folgenschwerer Irrtum, der dazu führt, dass viele Mitarbeiter am üppig gedeckten Tisch der Kommunikation verhungern.
Mit der Digitalisierung entstehen großartige Werkzeuge, um digital zusammenzuarbeiten, Mitarbeiter zu erreichen und mit ihnen zu kommunizieren. Was hätten wir Veränderungsexperten noch vor wenigen Jahren dafür gegeben, so vielfältige, bezahlbare, übergreifende, flexible und dennoch passgenaue Möglichkeiten zu haben? Viel!
Doch genau darin steckt leider auch ein echtes Risiko: Die digitalen Auslagen sind randvoll.
Das Angebot sollte jedoch nicht nur vorhanden sein. Die Botschaften müssen auch ankommen und verstanden werden. Dabei geht es nicht um den fachlichen Austausch in einem Chat, die Organisation eines Projekts, um die Möglichkeit jederzeit auf wichtige Fachbegriffe zuzugreifen oder in der Bahn die aktuellen Vertriebsnews per Video zu genießen.
Kommunikation ist ein Führungsinstrument
Von jeher haben Führungskräfte einen Kommunikationsauftrag. Es gilt, das Team zu informieren, Ziele verständlich zu vermitteln und Entscheidungen einzuordnen. Gerade heute, in einer Zeit der kontinuierlichen Veränderungen.
Mitarbeiter, die medial umfassend informiert sind, können mit Informationen nicht automatisch etwas anfangen. Aufgabe der Führungskraft ist es, Botschaften so zu „übersetzen“, dass die Team-mitglieder sie verstehen. Veränderungen müssen gemeinsam besprochen und die Umsetzung in den Alltag eingebunden werden. „Was bedeutet das fürs Team, und für mich als Mitarbeiter?“
Häufig ist es ein Beispiel im Alltag, das den „Aha-Moment“ auslöst
Als Führungskraft weiß ich, dass das neue Dokumentenmanagementsystem einen großen Mehrwert bringt. Statt aufwändiger Suche in Papier oder auf endlosen Dateipfaden findet man Unterlagen schnell und nervenschonend wie mit einer Suchmaschine. Doch für die beteiligten Mitarbeiter bedeutet es Veränderungen und vielleicht sogar die Sorge vor einem Schritt zum Jobverlust durch Digitalisierung. Es gilt, meinen Mitarbeitern zu zeigen, wie einfach das neue System ist und zu erklären, was mit der gewonnenen Zeit passiert. „Ach so, mein Know-how und meine Zeit werden dringend für anspruchsvollere Aufgaben gebraucht. Damit wir auch in Zukunft Geld verdienen. Der Job ist sicher.“
Viele arbeiten heute vernetzter und übergreifender. Sie sind in unterschiedliche Projekte und Aufgaben eingebunden und haben nicht nur ein Thema vor der Brust, das sie kennen und verstehen müssen.
Deshalb ist es unerlässlich, Mitarbeiter vor Informations-Überfrachtung zu schützen. Sie müssen schnell auf die Inhalte, die für sie relevant sind, zugreifen können. Dafür eignet sich eine klare Regelung für den Umgang mit den vorhandenen Tools. So hilft die Führungskraft dem Team, sich auf die relevanten Themen zu konzentrieren und die richtigen Schwerpunkte zu setzen.
Es sind Menschen, die Menschen mitnehmen
Dafür benötigen Führungskräfte zukünftig sogar mehr Zeit, Disziplin und das passende Handwerkszeug. Die Masse an zugängigen Informationen, der zunehmende Wunsch nach Beteiligung und die vielfältigen, vernetzen Arbeitsformen sind eine echte Herausforderung für Führungskräfte.
Viele Führungskräfte überlassen jedoch gerade jetzt die Kommunikation ausschließlich den zuständigen Abteilungen und den neuen einzelnen Kommunikations-Tools. Und sie verlassen sich darauf, dass damit alle gut informiert sind und alles schnell finden, was sie brauchen. Doch weder Kommunikationsabteilungen noch Tools sind Garanten für wirkungsvolle Kommunikation. Im schlimmsten Fall sorgt die Masse an Informationen sogar dafür, dass Orientierung verloren geht.
Was ändert sich eigentlich, wenn eine App die News-E-Mail ersetzt und das Teammeeting digital stattfindet? Nichts als das Werkzeug. Wichtig ist es, dass die Führungskräfte persönlich und glaubwürdig kommunizieren, Veränderungen verständlich übermitteln und den Mitarbeitern die nötige Orientierung im Umgang mit den neuen Tools geben. Das kann nur gelingen, wenn Rolle, Botschaft und Auftritt im Einklang sind.
Organisationen, in denen Kommunikation früher nicht als Führungsauftrag erkannt wurde und die nicht wirkungsvoll kommunizierten, werden durch die Digitalisierung nicht viel verbessern. Für diese Organisationen gilt leider: „A fool with a (new) tool ist still a fool.“
Von besserer Kommunikation, mehr Orientierung oder einer Kulturentwicklung ist man meilenweit entfernt, wenn man sich allein auf ein breiteres digitales Angebot verlässt, das lediglich aus einzelnen nicht miteinander verknüpften Tools besteht.
Kommunikative Naturgesetze, die auch im digitalen Zeitalter weiter gelten:
Bevor Sie kommunizieren, müssen Sie sich überlegen, was Sie damit erreichen möchten Bereiten Sie Ihre Botschaft gut vor. Sagen Sie, warum sich etwas verändert und wie. Denken Sie rechtzeitig über Fragen nach, die Sie am liebsten gar nicht hören möchten. Vermeiden Sie Management-Sprache. Nutzen Sie eine einfache Sprache und gute Beispiele. Probieren Sie Veränderungen gemeinsam an konkreten Fällen aus. Sprechen Sie darüber. Binden Sie Ihre Botschaften in den Alltag ein und zeigen Sie immer wieder den Weg auf. Denken Sie daran: Sie müssen sich immer wieder wiederholen. Einmal ist keinmal.
Keine Frage, die neuen Tools zur internen Kommunikation sind wertvolle Helfer
Die interne Kommunikation verändert sich. Sie folgt den Kommunikationsgewohnheiten der Menschen – nicht nur bei der jungen Generation. Das aktuelle Angebot an Kommunikations- und Informationsmitteln bietet wirklich großartige Möglichkeiten, alle Mitarbeiter zu erreichen und Kommunikation als Führungsinstrument in den Alltag einzuflechten.
Wirkungsvolle Kommunikation ist ein Schlüssel für erfolgreiche Führung, sorgt für den Pulsschlag in Veränderungen und sichert strategischen Zielen den Umsetzungserfolg. Für diese Führung durch Kommunikation benötigt gerade das mittlere Management neben digitalen Kommunikations-Tools auch das eigene Handwerkszeug.
Wir raten dringend dazu, dieses Handwerkszeug aufzubauen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Learning aus dieser Perspektive
Das Vorleben durch die Führungskräfte und auch das Einbinden der künftigen Anwenderinnen und Anwender ist unerlässlich, um mit neuen Mitteln erfolgreich zu arbeiten! Vermitteln Sie Ihnen also bei der Einführung einer neuen digitalen Lösung, dass diese dafür eingesetzt wird, dass das Unternehmen und sämtliche Jobs zukunftssicher bleiben.