3 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Vertragsmanagement automatisieren sollten

So gewinnen Sie den Überblick zurück

Sollte ich mein Vertragsmanagement automatisieren?

Verträge sind der Kern eines jeden Unternehmens. Ohne Verträge kein Gebäude, keine MitarbeiterInnen, keine Fahrzeuge, Geräte, Maschinen, PCs, keine Lieferanten und Kunden – es gibt Verträge in allen Organisationsebenen und sie betreffen viele tägliche Unternehmensaktivitäten.

1 %

der Unternehmen verwalten ihre Vertragslaufzeiten manuell und laufen so Gefahr, wichtige Unterlagen zu verlegen und Fristen zu verpassen. Das war das Ergebnis einer Umfrage von M-Files.

Jedes 1 .

Unternehmen hat bereits finanzielle Verluste durch mangelhaftes Vertragsmanagement erfahren. Das ging aus einer Umfrage der IACCM hervor.

Nun stellt sich einigen Unternehmen die große Frage: Sollte ich mein Vertragsmanagement automatisieren? Wir haben Ihnen drei Fragen vorbereitet, an denen Sie erkennen können, ob Sie Ihr aktuelles Vertragsmanagement automatisieren sollten.

Wie sieht es bei Ihnen aus?

Bei der Vorbereitung eines Vertrages sind für gewöhnlich Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, wie der Rechtsabteilung, dem HR oder dem Einkauf, beteiligt. Der Vertragsentwurf wird meist per E-Mail hin und her geschickt, bis er freigegeben und an den externen Vertragspartner gesendet werden kann. Bereits an diesem Punkt liegt der Vertrag bei jedem Beteiligten schon in mehreren verschiedenen und überarbeiteten Versionen vor. Dann kommt der Vertrag unterschrieben zurück, wird eventuell nochmals ausgedruckt, um von der im Unternehmen autorisierten Person signiert zu werden, und wird wieder eingescannt. So entstehen bis zum Inkrafttreten des Vertrages viele Versionen, die alle aus Gründen der Nachvollziehbarkeit der Entstehung des Vertrages aufgehoben werden – ebenso dann auch die finale und unterschriebene Vertragsversion.

Bei der anschließenden manuellen Verwaltung der aktiven Verträge in endlosen Excel-Tabellen und mit Kalendereinträgen wird es schwierig, die Vertragsbedingungen nachzuverfolgen und alle damit einhergehenden Fristen einzuhalten. Das Ergebnis: häufig verpasste Fristen wie Kündigung oder Erneuerung des Vertrages. Dies wiederum zieht ungeplanten Mehrkosten nach sich.

Sie kennen das Szenario? Dann sollten auch Sie über eine Software-Lösung zur Automatisierung Ihres Vertragsmanagements nachdenken!

Sind Sie bereit für die Automatisierung?

Wir haben drei Fragen vorbereitet, die Ihnen als Richtlinie bei der Entscheidung für eine Software für Ihr Vertragsmanagement dienen können.

Haben Sie Schwierigkeiten, bestimmte Verträge zu finden?

Wie sieht die Organisation rund um den Vertrageslebenszyklus aus?

Sind die zu einem Vertrag gehörenden Daten leicht auffindbar?

Haben Sie Schwierigkeiten, bestimmte Verträge zu finden?

Vor Beginn der Digitalisierung wurden Verträge häufig in Papierform abgeheftet und über Notizzettel oder Kalkulationstabellen verwaltet, um wichtige Termine und Meilensteine zu verfolgen. Eine von M-Files durchgeführte Umfrage hat gezeigt, dass heutzutage viele Unternehmen ihre Verträge in einer digitalen Version speichern und zusätzlich als Papierdokument ablegen – “nur um auf Nummer sicher zu gehen”. Dieses mehrfache Speichern kann für die Kollegen, die mit den Verträgen arbeiten müssen, problematisch sein. Wie kann man schnell alle Verträge finden, die im März auslaufen, oder die Verträge mit einem bestimmten Lieferanten?

In unserer datengetriebenen Welt ist es vorteilhaft, ein System zu nutzen, das Dokumente wie Verträge basierend auf ihren Inhalten und ihrer Funktion präsentieren kann. Also basierend darauf „was“ sie sind. Hierbei spielt die Nutzung von Metadaten eine wichtige Rolle. Diese “beschreiben” den abgelegten Vertrag und fügen ihm Informationen hinzu, wie z. B. die Vertragsparteien, Fristen, Datum des Inkrafttretens, Dienstleistungen oder Produkte usw. Alle diese Informationen können anschließend als Kriterien zum Suchen von Verträgen verwendet werden. Kurz gesagt, Sie können nach Verträgen suchen, basierend darauf „was“ sie sind (Inhalte und Kontext) anstatt darauf „wo“ (in welchem Ordner) sie gespeichert sind.

Wie sieht die Organisation rund um den Vertrageslebenszyklus aus?

Diese Frage ist recht einfach zu beantworten. Wenn Sie den Lebenszyklus Ihrer Verträge über E-Mails, Excel-Tabellen und Einträge in Ihrem Kalender managen, sollten Sie eine Lösung zur Automatisierung der Vertragsverwaltung in Betracht ziehen. Excel-Tabellen werden schnell zu komplex und unübersichtlich, E-Mails werden übersehen oder ignoriert und was passiert, wenn Sie einmal unterwegs oder krank sind? Dabei sollte Ihre Vertragsmanagement-Lösung die gängigen Prozesse wie zum Beispiel einen Genehmigungsprozess abbilden und automatisieren können. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen den Entwurf prüfen und genehmigen und Vertragslaufzeiten, Meilensteine und Fristen wirklich eingehalten werden.

Netter Nebeneffekt: durch die Automatisierung dieser Prozesse verringern Sie die Zeit der Verhandlungen bis zur Unterzeichnung sowie die Transaktionskosten.

Sind die zu einem Vertrag gehörenden Daten leicht auffindbar?

Wenn Sie mit „Nein“ antworten, verlassen Sie sich bei Ihrem Vertragsmanagement vermutlich auf eine Kombination aus E-Mail-Kommunikation, der Ablage der Unterlagen in Netzwerkordnern und bestimmten Daten aus dem ERP- oder CRM-System – , genau wie viele andere Unternehmen.

Wenn Sie aber stattdessen eine Software für Ihr Vertragsmanagement nutzen, die sich nahtlos in Ihre vorhandenen Geschäftssysteme integrieren, haben Sie alle Informationen rund um Ihre Verträge an einem Ort. Sie haben einfachen Zugriff auf die Daten, die in den verschiedenen Systemen liegen, und müssen diese nicht aufwändig an einer weiteren Stelle mit den entsprechenden Verträgen verknüpfen. Ein Vertragsmanagementsystem kombiniert die wichtigen Daten, die in den verschiedenen Systemen gespeichert sind, in einem einfach zu verarbeitenden Format, sodass Sie alle wichtigen Informationen immer an einem Ort verfügbar haben.

Fazit

Wenn die hier aufgezeigten Situationen aus Ihrer täglichen Arbeit mit Verträgen nur allzu gut bekannt sind, sollten Sie sich Gedanken über die Anschaffung einer Software für Ihr Vertragsmanagement machen. Achten Sie dabei darauf, eine benutzerfreundliche, sofort einsatzbereite Lösung zur Automatisierung Ihrer Vertragsabläufe auszuwählen, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. So müssen Sie nicht wieder etliche verschiedene Systeme anschaffen und darauf achten, dass diese miteinander kompatibel sind.

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