Anwenderberichte

Lückenloses Vertragsmanagement

Rund 500 Verträge sind es, welche die First Stop GmbH mit den unterschiedlichsten Dienstleistern derzeit verbindet – ein immenses Einkaufsvolumen steckt dahinter. „Früher haben wir die Angaben aus den Verträgen in Papierform oder mit Excel-Tabellen geführt“, erklärt Sascha Kühn (35), bei der First Stop GmbH für das Fuhrpark- und Vertragsmanagement zuständig. Da standen dann zwar die jeweiligen Kündigungsfristen in der richtigen Spalte, aber rechtzeitig daran erinnert wurden die Mitarbeiter/innen im Vertragsmanagement dadurch noch nicht. Und wenn ein Blick in die Verträge geworfen werden musste, dann hieß es im Aktenordner blättern.

Schon seit längerem fragte man sich bei First Stop daher, wie man die Datenbank für die Vertragsverwaltung verbessern könnte, um einen kompletten Überblick über Vertragsinhalte und insbesondere zu beachtende Kündigungsfristen zu erhalten. Ende 2004 entschloss sich die Unternehmensleitung dann für die Einführung eines elektronischen Dokumenten Management Systems (DMS).

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